¿Cómo puedo modificar la forma en que se asignan los números de documento?

Descripción general y explicación

En nuestro sistema, a cada documento generado se le asigna un número único para ayudarle a llevar un control de sus registros. De forma predeterminada, estos números se incrementan secuencialmente en toda su cuenta. No obstante, puede personalizar este comportamiento de «incremento» para que se adapte mejor a la forma en que su empresa organiza su documentación, tanto si desea una numeración continua como si prefiere una numeración independiente para proyectos y plantillas específicos.

Cómo funciona (paso a paso)

Para acceder a estos ajustes y modificarlos, siga los pasos que se indican a continuación:

1. Vaya a «Configuración»: haga clic en «Detalles de mi cuenta» en el menú situado a la izquierda de la pantalla.

2. Edite la información de la empresa: Haga clic en el botón «Editar» situado junto a la sección «Datos de la empresa».

3. Localice la configuración de incremento: Desplácese hacia abajo en la página hasta encontrar el menú desplegable denominado «Incremento del número de documento».

4. Elija su opción preferida: Seleccione una de las tres opciones de la lista (consulte a continuación los detalles de cada una).

5. Guarde los cambios: Asegúrese de guardar los cambios antes de salir de la página.

Casos de uso y ventajas

Puede elegir entre tres formas distintas de gestionar su numeración. A continuación se explican las ventajas que aportan a su flujo de trabajo:

• Global (predeterminado): Cada formulario que se inicie en su cuenta incrementará en uno el número de documento maestro.

  • Ideal para: empresas que desean un registro sencillo y cronológico de toda la actividad de la empresa en su conjunto.

• Plantilla: esta opción asigna un conjunto único de números de documento a cada plantilla específica. Si utiliza la «Plantilla A», su contador se incrementa; si a continuación utiliza la «Plantilla B», esta utiliza su propio contador independiente.

  • Ideal para: Organizar registros por tipo de formulario (por ejemplo, mantener las facturas y los informes de inspección en secuencias numéricas separadas).

• Proyecto: Los números de documento aumentan en función del proyecto específico al que esté vinculado el formulario.

  • Ideal para: equipos que necesitan realizar un seguimiento de todos los costes o documentos de una obra o un cliente concretos, de forma independiente de otros proyectos en curso.

Recordatorio importante

¡Tenga cuidado al eliminar plantillas! Si elimina una plantilla, el número de documento volverá a empezar desde 0 si está utilizando la configuración de «Plantilla» o «Proyecto». Además, al crear una copia de una plantilla existente, se iniciará una secuencia de números de documento completamente nueva para dicha copia, si la opción «Plantilla» está configurada.