Transición a Corfix Payroll (incluido un cambio en la periodicidad de los pagos)

Transición a Corfix Payroll (incluido un cambio en la periodicidad de los pagos)

Resumen

A la hora de realizar la transición de su sistema de nóminas actual a Corfix Payroll, es importante planificarla con detenimiento, especialmente si también va a cambiar la frecuencia de pago (por ejemplo, pasando de un pago semestral a uno quincenal).

Esta guía le ayudará a:

• Comprender los pasos clave que implica la transición

• Saber qué información debe comunicarse a Service Canada

• Documentar adecuadamente todos los cambios en la nómina para que su configuración en Corfix sea precisa y cumpla con la normativa

1. Ejemplo de plan de transición

A continuación le mostramos un ejemplo habitual de cómo podría ser una transición de nóminas:

• Cambio de proveedor de nóminas: paso de un sistema de nóminas existente a Corfix Payroll

• Período de transición: Realización de las últimas nóminas en su sistema actual antes de comenzar a utilizar Corfix

• Calendario de pagos:

  • Continuar con pagos quincenales hasta octubre (p. ej., el 16 de octubre y el 3 de noviembre)

  • Cambio a pagos quincenales a partir del 17 al 30 de noviembre con Corfix

2. Proceso de transición paso a paso

Paso 1: Realice su última nómina en su sistema actual

Antes de pasar a Corfix:

• Procese su última nómina en su sistema actual.

• Asegúrese de que todos los salarios de los empleados, las deducciones y los pagos a la Administración estén finalizados.

• Anote la fecha de finalización del último período de nómina (por ejemplo, el 3 de noviembre).

• Exporte sus datos de nóminas acumulados en lo que va de año (YTD) para que puedan introducirse con precisión en Corfix.

Esta información garantiza que los registros de sus empleados en Corfix estén actualizados y cumplan con la normativa.

Paso 2: Presente los ROE obligatorios a Service Canada

Cuando cambie de proveedor de nóminas y de frecuencia de pago, deberá notificarlo a Service Canada mediante la emisión de los Certificados de Empleo (ROE).

Esto consta de dos partes:

1. ROE K17: Cambio de proveedor de nóminas

   • Este ROE informa a Service Canada de que su gestión de nóminas se traslada a Corfix.

   • Código de motivo: Otros

   • Explicación: «Cambio de proveedor de nóminas».

   • Debe enviarse tras el último pago realizado en su sistema anterior, pero antes del primer pago en Corfix.

2. ROE por cambio en la frecuencia de pago

   • Si va a pasar de un calendario semestral a uno quincenal (o cualquier otro cambio en la frecuencia de pago), debe informar de ello a Service Canada.

   • Código de motivo: Otros

   • Explicación: «Cambio en la frecuencia de pago».

El envío de estos ROE garantiza que los registros de los empleados se mantengan precisos y cumplan con la normativa durante la transición.

Paso 3: Configurar la nómina en Corfix

Una vez que haya completado su última nómina en su antiguo sistema:

1. Cree su nuevo calendario de pagos

   • Configure su nueva frecuencia de pago (por ejemplo, quincenal) en Corfix a partir de su próximo periodo de pago.

   • El equipo de Corfix se asegurará de que su calendario se ajuste correctamente y no se solape con los procesos de nómina anteriores.

2. Importe o introduzca los datos históricos de nóminas

   • Sus ingresos y deducciones acumulados en lo que va de año se introducirán en Corfix para mantener registros precisos a efectos fiscales y de presentación de informes.

3. Revise y confirme la configuración

   • Junto con Corfix, revisará todos los datos de los empleados, las tarifas salariales, las deducciones y los períodos de nómina antes de procesar su primera nómina.

3. Prácticas recomendadas

Para garantizar una transición fluida a Corfix Payroll:

• ✅ Comuníquese con antelación: informe a Corfix con antelación de la fecha prevista para la transición y de los cambios en el calendario de pagos.

• ✅ Evite solapamientos: no procese la nómina en ambos sistemas para el mismo período de pago.

• ✅ Conserve los registros: guarde los informes finales, las nóminas y los resúmenes acumulados del año (YTD) de su sistema anterior.

• ✅ Asegúrese de presentar los ROE: cumplimente y envíe los ROE tanto para el cambio de proveedor como para el cambio de periodicidad.

• ✅ Compruebe dos veces los datos acumulados del año: verifique que todos los datos importados a Corfix coincidan con sus registros finales de nóminas.

• ✅ Revise minuciosamente su primera nómina en Corfix: confirme que todos los datos salariales sean correctos antes de procesarla.

4. Ejemplo de calendario de transición

5. Cómo le ayuda Corfix en la transición

El equipo de nóminas de Corfix colaborará estrechamente con usted durante todo el proceso para:

• Confirmar su último período de nómina en su sistema anterior

• Ofrecerle orientación sobre la presentación de los ROE

• Configurar su nuevo calendario de nóminas en Corfix

• Importar sus datos de nóminas acumulados en lo que va de año

• Validar su primera ejecución de nóminas en Corfix

• Asegúrese de que su configuración cumple con la normativa y está preparada para la elaboración de informes precisos de fin de año

6. Resumen

Si sigue este proceso, su transición a Corfix Payroll será fluida, precisa y totalmente conforme a la normativa.

Los pasos clave son:

1. Realice su última nómina en su sistema actual.

2. Envíe los ROE requeridos a Service Canada.

3. Configure y revise su nueva nómina en Corfix antes de procesar su primera ejecución.

Si tiene alguna duda o necesita orientación durante la transición, su representante de Corfix estará encantado de ayudarle y de garantizar que cada detalle se gestione correctamente.