¿Cómo puedo generar y presentar los formularios fiscales de fin de año (T4, T4A y RL-1) correspondientes a mis empleados?

⚠️ Requisitos importantes y advertencias

Pasos irreversibles: una vez creado un paquete fiscal, no es posible restablecerlo a un estado en blanco. Para realizar cambios en un paquete que se encuentre en trámite o ya haya sido presentado, deberá eliminar el paquete completo y crear uno nuevo.
Plazos de presentación: Para garantizar que la administración reciba sus formularios antes de la fecha límite del 24 de febrero de 2026, deberá enviar sus paquetes a través del sistema a más tardar el 24 de febrero de 2026.
Tareas manuales: En el caso de los empleados de Quebec, aunque le ayudamos a generar los formularios RL-1, usted es responsable de presentar manualmente el resumen RL-1 ante Revenu Québec.
Información bloqueada: No puede modificar manualmente la clasificación de un trabajador (por ejemplo, cambiar de contratista a empleado) ni crear formularios para importes no registrados en su historial de nóminas dentro de la aplicación. Si necesita realizar estos cambios específicos, póngase en contacto con nuestro equipo de asistencia para obtener ayuda.

Resumen y explicación

Al final de cada año natural, los empresarios deben facilitar los formularios fiscales (como los T4) a sus empleados y a la administración. Nuestro sistema simplifica este proceso recopilando todos sus datos de nóminas del año anterior y organizándolos en los formatos oficiales exigidos por la CRA y Revenu Québec. Este proceso garantiza que su equipo pueda presentar sus declaraciones de impuestos personales con precisión y que su empresa cumpla con la legislación fiscal canadiense.

1. Inicie su paquete fiscal

Acceda a «Paquetes fiscales de fin de año». Seleccione el ejercicio fiscal correspondiente. El sistema le mostrará automáticamente los paquetes que necesita en función de la ubicación de sus empleados (por ejemplo, el paquete RL-1 solo aparecerá si tiene personal en Quebec).

2. Genere los formularios

Busque el paquete específico (p. ej., T4) y haga clic en «Crear».

Confirme la información de contacto: revise los datos de contacto facilitados. El gobierno se pondrá en contacto con estas personas si surge alguna duda sobre su presentación.
Revise la vista previa: antes de finalizar, vaya a la sección «Informes» y descargue el «Informe de vista previa». Esto le permite comprobar si hay errores antes de que los formularios se generen oficialmente. (Nota: actualmente, las vistas previas solo están disponibles para los formularios T4 y RL-1).

3. Revise y edite los recibos

Una vez generados, haga clic en el paquete para ver los recibos de cada empleado.

Búsqueda y filtrado: Encuentre rápidamente a empleados concretos utilizando la barra de búsqueda.
Acciones masivas: Puede seleccionar varios empleados a la vez para aprobar sus hojas de datos o actualizar casillas fiscales específicas (como la casilla 45 o la 50).
Correos electrónicos del T4: siempre que el perfil del trabajador incluya una dirección de correo electrónico personal, sus empleados recibirán un correo electrónico protegido con contraseña con su T4, una vez que se pulse el botón «Enviar hojas por correo electrónico», siempre y cuando la dirección de correo electrónico figure en el perfil del trabajador.

Las instrucciones para obtener la contraseña del documento T4 figurarán en el correo electrónico que se envíe a los empleados. Si desea enviar las instrucciones de forma preventiva antes de que se envíen los formularios T4, puede incluirlas en sus comunicaciones con los empleados.

Su hoja de impuestos T4 está cifrada para garantizar su seguridad. Para abrir el archivo, deberá introducir una contraseña basada en su apellido y su número de la Seguridad Social (SIN).

Formato de la contraseña

La contraseña es su apellido en minúsculas seguido inmediatamente de los tres dígitos centrales de su SIN.

Requisito	Regla	Ejemplo
Apellido	Utilice solo letras minúsculas. Elimine todos los espacios, acentos o caracteres especiales.	«De Luca» se convierte en «deluca»
N.º de la Seguridad Social	Utilice únicamente el cuarto, quinto y sexto dígito de su número de la Seguridad Social.	123-456-789 se convierte en 456

Ejemplo:

Si su apellido es Martin y su número de la Seguridad Social es 123-456-789, su contraseña sería: martin456

4. Envíe los datos a la Administración

Cuando esté seguro de que la información es correcta, haga clic en «Enviar».

Plazo de tramitación: Los paquetes se envían a la Administración el siguiente día laborable.
Período de interrupción de la CRA: Tenga en cuenta que los paquetes T4/T4A no se transmitirán físicamente a la CRA hasta el 12 de enero debido a su mantenimiento anual.
Descarga de copias: Tras el envío, podrá descargar copias en formato PDF de todos los formularios para sus registros internos.

Casos de uso y ventajas

Recopilación automática de datos: ahorra horas de introducción manual de datos al reunir los datos de nóminas de todo un año en un único lugar.
Cumplimiento normativo en Quebec: identifica automáticamente qué empleados necesitan hojas RL-1 en lugar de los formularios T4 estándar en función de su lugar de trabajo.
Detección de errores: si la CRA detecta un problema en su archivo, el sistema le envía una notificación de «rechazo» para que pueda corregir el error y volver a enviarlo.

Cambios en el procedimiento: ¿Qué hay de nuevo?

Anteriormente, es posible que gestionara los formularios fiscales de forma manual o a través de un portal gubernamental independiente.

La forma antigua: Calcular manualmente los totales e introducirlos en sitios web gubernamentales o formularios en papel.
La nueva forma: Todos los totales se calculan en función de su nómina registrada. Si un formulario T4 no coincide con sus registros, el sistema impide la entrada para protegerle de discrepancias en una posible auditoría, solicitando en su lugar una actualización con documentación verificada.