Cómo funcionan los formularios programados

Formularios programados y notificaciones configurables

La función «Formularios programados» permite a los administradores optimizar la gestión de los formularios estableciendo fechas de vencimiento, asignando trabajadores y automatizando los recordatorios. De este modo, se garantiza que los formularios esenciales se cumplimenten a tiempo, lo que reduce la carga administrativa y mejora el cumplimiento normativo.

Ventajas principales

Entrega puntual: los trabajadores reciben notificaciones automáticas sobre los plazos y los recordatorios.
Programación flexible: configure formularios recurrentes con periodicidad diaria, semanal o mensual.
Reducción del trabajo manual: automatiza las notificaciones, el seguimiento de las fechas límite y las asignaciones periódicas.
Mejor cumplimiento normativo: garantiza la responsabilidad de los trabajadores y mantiene informados a los administradores.

Descripción general de los formularios programados

Los formularios programados permiten a los administradores configurar cuándo y cómo deben completarse los formularios.

Lo que puede configurar:

Plantilla (obligatoria): elija entre las plantillas de formularios existentes.
Fecha y hora de vencimiento (obligatorio): el plazo para cumplimentar y firmar el formulario.
Empleado (opcional): Asigne un empleado. Si no lo sabe, déjelo en blanco y asígnelo más tarde.
Proyecto (opcional): vincule el formulario a un proyecto o permita que el empleado lo elija al rellenarlo.
Periodicidad: Elija entre programaciones diarias, semanales o mensuales.

Gestión de formularios programados

Página de listado

Haga clic en «Formularios programados» para ver todos los elementos programados. La lista muestra:

Plantilla: nombre de la plantilla del formulario.
Fecha de vencimiento: fecha y hora de vencimiento.
Empleado: empleado asignado (o se deja en blanco si aún no se ha asignado).
Proyecto: proyecto asociado (opcional).
Periodicidad: tipo de programación.
Acciones: editar, duplicar o eliminar la programación.

Cómo añadir un nuevo formulario programado

Haga clic en «Añadir» en la esquina superior derecha.
Rellene la ventana modal «Añadir nuevo formulario programado»:
- Seleccione una plantilla.
- Establezca la fecha y la hora de vencimiento.
- Añada notificaciones opcionales previas y posteriores.
- Asigne un trabajador (opcional).
- Vincule un proyecto (opcional).
- Configure la periodicidad (diaria, semanal, mensual por fecha o día).

Opciones de periodicidad

Al configurar un formulario programado, los administradores pueden establecer la frecuencia con la que debe repetirse el formulario. Para ello, puede elegir entre las siguientes opciones de periodicidad:

Diario: seleccione uno o varios días de la semana en los que se repita el formulario.
Semanal: programe el formulario para que se repita cada semana el mismo día de la semana y a la misma hora.
Mensual (por fecha): el formulario se repite cada mes en la misma fecha del calendario (por ejemplo, el día 15 de cada mes).
Mensual (por día): el formulario se repite cada mes en la misma semana y el mismo día de la semana (por ejemplo, el primer lunes de cada mes).

Esta programación flexible garantiza que los formularios se generen automáticamente de forma periódica, lo que ayuda a los trabajadores a mantenerse al día y asegura el cumplimiento normativo sin necesidad de realizar una configuración manual cada vez.

Cómo funciona

Gestión de estados

Si el vencimiento es hoy, el formulario aparece en el panel de control con el estado «Programado».
Si el plazo vence en el futuro, permanece oculto hasta la fecha de vencimiento.
Cada 15 minutos, el sistema comprueba los formularios programados, actualiza los estados y genera formularios «Pendientes» cuando vencen.

Notificaciones

Antes de la fecha de vencimiento: se envían recordatorios a las horas configuradas antes de la fecha límite.
Después de la fecha de vencimiento: se envían alertas si el formulario sigue sin completarse.
Cambio de estado: Se envían notificaciones cuando un formulario pasa a estar «pendiente».

Lógica de omisión de formularios

Los formularios programados incluyen una lógica integrada para evitar la duplicación de trabajo.

Si un empleado completa un formulario dentro del plazo establecido, el sistema omitirá la generación del siguiente formulario programado.
Ejemplo: Se ha programado un formulario mensual para el 17 de septiembre. Si el empleado rellena el formulario antes de lo previsto, el 27 de agosto, se omitirá la instancia del 17 de septiembre, ya que se ha completado al menos una plantilla durante el ciclo mensual.

Esto garantiza que los formularios no se dupliquen innecesariamente, al tiempo que se mantiene el cumplimiento del periodo de recurrencia previsto.

Eliminación de formularios programados

Eliminar plantilla: elimina los formularios programados vinculados a la plantilla. Los formularios ya cumplimentados, pendientes o en borrador se conservan.
Eliminar formulario programado/recurrente: Detiene las recurrencias futuras, pero se sigue teniendo acceso a los formularios existentes.

Experiencia móvil

En la aplicación móvil, los trabajadores pueden:

Acceder a las plantillas programadas desde el panel de control.
Abrir notificaciones para completar formularios.
Pulsar el botón «+» para crear un nuevo formulario (si los permisos lo permiten).

Flujo de trabajo:

Abra el formulario programado desde el panel de control o desde una notificación.
Rellene los campos obligatorios.
Firme y envíe el formulario.

Ejemplo: Formulario recurrente

Se ha programado un formulario para el 1 de enero de 2025 con periodicidad semanal.
El 8 de enero de 2025, el sistema genera un nuevo formulario pendiente y actualiza la fecha de vencimiento automáticamente.
Si un trabajador ya hubiera enviado el formulario durante la semana anterior, se omitiría la nueva instancia.

Consejo: Utilice las notificaciones configurables para mantener informados a los trabajadores antes y después de los plazos, asegurándose de que no se pase por alto ningún formulario.