¿Cómo puedo hacer que aparezca información específica de los formularios en mis informes?

Descripción general y explicación

Al crear o rellenar un formulario, es posible que espere que toda la información aparezca automáticamente en sus informes finales. Sin embargo, para que sus informes sean claros y fáciles de leer, solo se incluirán los campos que usted «marque» específicamente para su inclusión en los informes. Piense en ello como en un sistema de archivo: aunque pueda escribir muchas notas en una página, solo las líneas específicas que resalte se incluirán en su libro mayor resumido.

Limitaciones importantes

Antes de comenzar, tenga en cuenta las siguientes normas relativas a los datos:

¿Quién lo ha rellenado? Actualmente, la generación de informes está disponible principalmente para la información introducida por el «Creador» (la persona que inicia el formulario).
Formularios de doble entrada: si su formulario está configurado para que lo rellenen ambos, solo podrá extraer datos para los informes de la sección «Creador» (la parte superior del generador de formularios).
Formularios de entrada/salida y de firmante: Los datos introducidos en la sección «Creador» de los formularios de entrada/salida y en los campos de los formularios «Rellenado por el firmante» son totalmente compatibles.
Entradas adicionales: La información añadida a través de la función «Entradas adicionales» no es compatible actualmente con la generación de informes.

Trabajar con cuadrículas de datos

Si su formulario utiliza una cuadrícula de datos (una tabla dentro del formulario), esto crea una colección de información independiente. Aunque estos campos son compatibles:

Aparecerán como una tabla de datos independiente.
En el generador de informes de datos de formularios, verá un menú desplegable adicional específico para seleccionar qué columnas de esa tabla desea mostrar.

¿Faltan datos?

Si está generando un informe y observa que faltan campos concretos, es porque dichos campos no se han marcado como «Incluibles en el informe». Debe activar manualmente esta configuración para cada uno de los campos que desee que aparezcan en su exportación final.

Cómo funciona (paso a paso)

Si observa que faltan ciertos datos —como nombres, fechas o respuestas concretas— en su informe de datos de formularios, siga estos pasos para habilitarlos:

Abra su plantilla de formulario: acceda al formulario concreto con el que está trabajando.
Edite el campo: Pase el ratón por encima de la pregunta o el cuadro de datos concreto que desee ver en su informe. Haga clic en el icono de engranaje que aparece para abrir la configuración de ese campo.
Active la generación de informes: en la ventana emergente, desplácese hasta el final de la página.
Marque «Incluir en el informe»: busque la casilla de verificación «Incluir en el informe» y selecciónela.
Guarde los cambios: Haga clic en el botón «Guardar» para cerrar la ventana.
Actualice su informe: una vez que haya actualizado todos los campos necesarios, vuelva atrás y vuelva a crear o actualice su informe. Las nuevas columnas aparecerán ahora con sus datos.

Nota: Deberá repetir estos pasos para cada uno de los campos que desee que aparezcan en su informe.

Casos de uso y ventajas

Claridad personalizada: evita que sus informes se sature de «texto explicativo» o detalles menores que, en realidad, no necesita supervisar.
Análisis específico: le permite extraer únicamente los datos más importantes (como «Coste total» o «Categoría del problema») para una revisión rápida.
Preparación para auditorías: garantiza que la información de cumplimiento necesaria se exporte siempre y esté lista para su revisión externa.