Importación de fichas de control horario de Corfix a Sage 50 (edición canadiense)

Guía paso a paso para clientes de Corfix

Esta guía le explica, paso a paso, cómo transferir el tiempo aprobado desde Corfix a Sage 50. Asimismo, le muestra cómo solucionar un problema de importación en caso de que algo no funcione correctamente y responde a las preguntas que nos plantean con mayor frecuencia.

Lo que necesita antes de empezar

Sus empleados y proyectos ya deben estar configurados en Sage 50. Durante la importación, Sage intentará asociar cada trabajador y proyecto a un registro existente, y podrá crear otros nuevos si es necesario.
Unos minutos. La importación de un único período de nómina para un equipo se realiza en menos de diez minutos una vez que lo haya hecho un par de veces.

Visión general

Todo el proceso consta de dos fases: obtener un archivo limpio de Corfix y, a continuación, seguir los pasos del asistente de importación en Sage 50. A continuación le ofrecemos un resumen del flujo de trabajo.

Revise y apruebe sus fichas de control horario en Corfix.

Exporte las hojas de horas como un archivo CSV de Sage 50.

Abra el asistente de importación de hojas de horas en Sage 50 y seleccione ese archivo.

Confirme el formato de los datos, asigne las columnas y haga coincidir los registros.

Finalice el proceso y, a continuación, incorpore las horas importadas a las nóminas.

Por qué es importante la aprobación

Corfix solo exporta las hojas de horas aprobadas. Todo lo que siga en «Pendiente» queda excluido del archivo, por lo que nunca llega a Sage. Aprobar primero le evita tener que realizar una importación a medias.

Importe cada período de nómina solo una vez

En este momento, introducir el mismo tiempo en Sage más de una vez duplicará las horas. Exporte e importe cada período de nómina una sola vez. Si necesita corregir algo tras la importación, realice el cambio directamente en Sage en lugar de volver a importar el período. Consulte «Corregir un error» si alguna vez necesita retirar una importación incorrecta.

Paso 1: Revise y apruebe sus fichas de control horario en Corfix

En Corfix, vaya a «Control de horarios» y abra la vista de sus fichas de control horario. Utilice los filtros de la parte superior («Empleado», «Estado», «Código de coste», «Grupo» y el intervalo de fechas) para delimitar el período de nómina en el que está trabajando y, a continuación, haga clic en «Buscar».

Compruebe las horas en las columnas «Reg», «Over», «Double» y «Almuerzo». Cuando todo le parezca correcto, marque las fichas de control horario que desee y haga clic en «Aprobar». Las fichas aprobadas cambian de estado de «Pendiente» a «Aprobada».

La vista «Fichas de control horario de oficina» en Corfix. Apruebe las fichas antes de exportarlas; la fila «Horas totales» muestra los totales de horas ordinarias y extraordinarias del periodo.

Paso 2: Exporte sus tarjetas de control horario desde Corfix

Haga clic en «Exportar» para abrir la ventana «Exportar tarjetas de control horario» y, a continuación, rellénela:

La ventana «Exportar tarjetas de control horario» en Corfix.

Campo	Qué debe hacer
Intervalo de fechas	Seleccione una opción predefinida, como «Este periodo», o elija su propio intervalo.
Fecha de inicio / Fecha de finalización	Obligatorio. Estas fechas definen el intervalo de tiempo que abarcará el archivo.
Proyecto	Opcional. Déjelo en blanco para incluir todo, o seleccione un proyecto (por ejemplo, «Office») para exportar únicamente ese.
Trabajador	Opcional. Déjelo en blanco para todo el equipo o seleccione un trabajador.
Códigos de coste	Opcional. Filtre por códigos de coste específicos si lo necesita.
Tipo de exportación	Obligatorio. Seleccione «Sage 50Cloud Canada CSV». Este es el formato que espera Sage 50.

Cuando esté listo, haga clic en «Exportar fichas de control horario». El archivo se descargará en su ordenador, normalmente en la carpeta «Descargas». Necesitará ese archivo en un momento.

Atención: tarjetas de control horario sin aprobar

Si alguna de las fichas de su intervalo de fechas sigue sin estar aprobada, Corfix mostrará el siguiente mensaje: «Hay fichas de horas sin aprobar en este intervalo de tiempo. Se omitirán de la exportación. Por favor, apruébelas antes de exportar».

Si ve este mensaje y esperaba incluir esas horas, vuelva atrás, apruébelas y vuelva a exportar.

Paso 3: Abra el Asistente para importar hojas de horas en Sage 50

Cambie a Sage 50 y vaya a «Empleados y nóminas». Abra el Asistente para la importación de hojas de horas. Se ejecuta en cinco pasos: Introducción, Seleccionar archivo, Formato de datos, Importar y Finalizar.

El asistente se abre en la pantalla de Introducción y muestra los cinco pasos en la parte izquierda.

La pantalla de Introducción explica en qué consiste el asistente. Durante la importación, deberá asignar cada columna de la hoja de horas a una columna de Sage 50, emparejar a sus empleados, emparejar los tipos de ingresos y emparejar los lugares de trabajo. El asistente puede crear nuevos empleados, ingresos y lugares de trabajo en Sage 50 si es necesario. Léala y, a continuación, haga clic en «Siguiente».

Paso 4: Seleccione su archivo

En el paso «Seleccionar archivo», haga clic en «Examinar» y busque el archivo CSV que acaba de exportar desde Corfix (compruebe su carpeta «Descargas»). También puede añadir aquí una «Etiqueta de referencia» que le ayude a reconocer esta importación más adelante.

Busque el archivo CSV exportado de Corfix. El asistente incluye un enlace a un archivo «TemplateTimesheet.csv» por si alguna vez desea ver el formato esperado.

En esta pantalla hay un enlace a un archivo «TemplateTimesheet.csv» por si alguna vez desea comparar el diseño. Dado que ha exportado desde Corfix en el formato de Sage 50, el archivo ya está alineado, por lo que normalmente no lo necesitará. Haga clic en «Siguiente».

Paso 5: Confirme el formato de los datos

El paso «Formato de datos» indica a Sage cómo está estructurado el archivo. En el caso de una exportación de Corfix a Sage 50, los valores predeterminados son correctos, por lo que, en la mayoría de los casos, basta con confirmarlos y continuar:

Separador: cada campo está separado por una coma.
Formato de fecha: aaaa-MM-dd
Formato de hora: hhhh:mm

El paso «Formato de datos». Deje los valores predeterminados a menos que tenga un motivo para cambiarlos y, a continuación, haga clic en «Siguiente».

Paso 6: Asigne las columnas y haga coincidir los registros

En el paso «Importar», haga clic en el botón «Asignar columnas». Aquí es donde debe hacer coincidir cada columna de su archivo con el campo correspondiente en Sage 50, y donde Sage comprueba que puede emparejar a sus trabajadores, tipos de ingresos y lugares de trabajo.

El paso «Importación» muestra un resumen actualizado de lo que se ha emparejado y de lo que aún requiere su atención.

A medida que avanza en el proceso, Sage muestra un «Resumen» con marcas verdes para los elementos que se han emparejado correctamente y advertencias en color ámbar para aquellos que requieren revisión. Los tres aspectos a tener en cuenta son:

Empleados: cada trabajador del archivo se empareja con un empleado de Sage 50.
Tipos de ingresos: cada ingreso del archivo se asigna a un ingreso de Sage 50. El ingreso procede de la tarifa salarial que el trabajador selecciona al fichar. Asigne «Regular» a sus ingresos habituales y, si el archivo incluye horas extras, asigne «Horas extras» a sus ingresos por horas extras; a continuación, haga clic en «Guardar». Si queda algún ingreso sin asignar, Sage le pedirá que lo asigne antes de importar esas horas.
Lugares de trabajo: cada «Proyecto» se asigna a un lugar de trabajo de Sage 50.

Asignación de un tipo de ingreso importado a su equivalente en Sage 50 (en este caso, «Regular»).

Si un proyecto no está asignado

Sage le advierte: «Las obras sin asignar no se guardarán con la línea de la hoja de horas».

Las horas se importarán de todos modos, pero no se asociarán a ese lugar de trabajo. Si realiza un seguimiento de los costes por lugar de trabajo, utilice «Corregir asignación» para asociarlo antes de finalizar.

Paso 7: Finalice y, a continuación, añada el tiempo a pagar

Una vez realizada la asignación, haga clic para pasar al paso «Finalizar». Sage confirma que la importación se ha realizado correctamente.

La pantalla «Finalizar» confirma que se ha importado la hoja de horas.

El tiempo importado aparece ahora como hojas de horas en Sage 50. Para abonarlo, vaya a Nóminas → Hojas de horas → Pagar al empleado a partir de hojas de horas y seleccione al empleado. También puede utilizar la opción «Añadir tiempo desde hojas de horas y fichas de tiempo» dentro de una nómina o de una ejecución de cheques de nómina. En cualquier caso, Sage transfiere las horas importadas directamente al cheque, por lo que no tendrá que volver a introducir nada.

Corregir un error: eliminar una hoja de horas importada

Si importa un archivo incorrecto, puede eliminar las hojas de horas importadas e importar una versión corregida.

Lea esto antes de volver a importar

Si importa un período de nómina que ya figura en Sage, las horas se sumarán a las que ya están registradas, por lo que los totales se duplicarán. Para una corrección menor, lo más seguro es editar el tiempo directamente en Sage y evitar volver a importar. Vuelva a importar únicamente después de haber eliminado primero todas las hojas de horas importadas de ese período siguiendo los pasos que se indican a continuación.

Haga primero una copia de seguridad

Antes de eliminar nada, realice una copia de seguridad de sus datos de Sage 50. De este modo, siempre podrá revertir los cambios si elimina algo que no debía.

Realice una copia de seguridad de sus datos de Sage 50.

Vaya a «Empleados y nóminas» y, a continuación, abra «Hojas de horas».

Haga clic en «Buscar hoja de horas» (Find Time Slip), busque la hoja que desea eliminar y haga clic en «Aceptar» para abrirla.

Haga clic en «Eliminar hoja de horas» para borrarla.

Repita el proceso con cualquier otra hoja que necesite eliminar.

Una vez eliminadas todas las hojas de ese periodo, vuelva a Corfix, compruebe que las hojas de asistencia estén correctas y aprobadas, exporte un nuevo archivo CSV de Sage 50 y vuelva a ejecutar el Asistente para importar hojas de asistencia desde el paso 3. Sage no aceptará el mismo archivo dos veces, por lo que deberá asignarle una nueva «Referencia» cuando se le solicite.

Una cosa más

Si está intentando eliminar a un empleado, Sage no se lo permitirá hasta que se hayan eliminado primero todas las hojas de horas de dicho empleado.

Es bueno saberlo (y es la pregunta que más nos hacen)
: ¿Por qué mis horas se ven diferentes en Sage que en Corfix?

Esta es la pregunta clave, y no se trata de un error. Los dos sistemas muestran el tiempo de forma diferente.

Corfix utiliza un reloj estándar de 60 minutos, por lo que se muestran horas y minutos, como por ejemplo 8:34.
Sage 50 muestra el tiempo en decimales, como un porcentaje de una hora. Esta es la forma habitual en que los sistemas de nóminas muestran el tiempo, para que los cálculos sean claros.

Para convertirlo, debe dividir los minutos entre 60. El tiempo total remunerado es exactamente el mismo; solo cambia la forma en que se expresa. Por ejemplo:

En Corfix (h:mm)	El cálculo	En Sage (decimal)
8:34	34 ÷ 60 = 0,57	8,57
11:14	14 ÷ 60 = 0,23	11,23

Por lo tanto, 8 horas y 34 minutos en Corfix se muestran como 8,57 en Sage. Se trata de la misma cantidad de tiempo, y Sage abona la cantidad correcta correspondiente.

Cómo funcionan las horas extras

Corfix clasifica las horas como horas extras una vez que un trabajador supera el umbral de horas extras establecido para su empresa. Las horas hasta el umbral se incluyen en la categoría «Reg» (ordinarias); las horas que lo superan pasan automáticamente a la categoría «Over» (extras).

Clasificación de horas extras como regulares

Si Corfix clasifica horas como horas extras, pero necesita que se paguen como horas normales para una ficha concreta, puede trasladarlas manualmente a la categoría «Reg» (normal) en Corfix antes de exportarlas.

Las horas extras tienen su propio tipo de ingresos, por lo que se importan a los ingresos por horas extras de Sage, separados de los regulares. Al igual que todo el tiempo, se convierten a decimales durante la importación.

El tiempo registrado en medio de un turno no se redondea para ajustarse a su configuración de Corfix, por lo que la cifra de horas extras puede mostrar minutos que parezcan extraños. Si en algún momento el total de horas extras no coincide entre ambos sistemas, la conversión a decimales suele ser la causa, más que un error de cálculo. Realice la comprobación de «minutos divididos por 60» y las cifras deberían coincidir.

Pago de días festivos

Corfix aún no dispone de una categoría específica para días festivos, por lo que las horas festivas no se separan de las ordinarias de la misma forma que las horas extras. Por el momento, introduzca la remuneración por días festivos directamente en Sage.

Respuestas rápidas

Importe cada período de nómina una sola vez. Volver a importar el mismo período duplica las horas, por lo que es mejor corregir los pequeños errores directamente en Sage.
Las horas extras se rigen por las normas de su empresa y se importan a los ingresos por horas extras de Sage. Asigne los ingresos por horas extras durante la importación; de lo contrario, Sage le pedirá que lo haga.
Solo se exportan las fichas de control de horario aprobadas. Las fichas pendientes se omiten, por lo que debe aprobarlas antes de exportarlas.
El tipo de exportación debe ser «Sage 50Cloud Canada CSV». Ese es el formato que lee el asistente.
Las obras sin asignar siguen importando las horas, pero no las vinculan a ninguna obra. Asigne estas horas si realiza el cálculo de costes por obra.
El tiempo importado se convierte en hojas de horas, que posteriormente podrá añadir a una nómina o a una ejecución de nóminas.

Lista de comprobación rápida

Apruebe las fichas de control horario en Corfix correspondientes a su período de pago.
Exporte el archivo como «Sage 50Cloud Canada CSV» (tome nota de la ubicación de descarga).
En Sage 50, abra el Asistente para importar hojas de horas en la sección «Empleados y nóminas».
Seleccione el archivo CSV; confirme los valores predeterminados del formato de datos.
Asigne las columnas y haga coincidir a los empleados, los tipos de ingresos y los lugares de trabajo.
Finalice el proceso y, a continuación, añada las horas a una nómina o a una ejecución de nóminas.
Importe cada período de pago solo una vez (si vuelve a importarlo, se duplicarán las horas).
Recuerde: las horas decimales en Sage corresponden al mismo tiempo que h:mm en Corfix.

¿Sigue teniendo dudas? Póngase en contacto con su persona de contacto de Corfix y le guiaremos paso a paso.