¿Cómo puedo gestionar las respuestas a los formularios en función de quién las rellene?

Descripción general y explicación

Al configurar una plantilla de formulario, puede decidir quién es el responsable de proporcionar la información: la persona que lo envía (creador), la persona que lo recibe (firmante) o ambos. Dependiendo de la opción que elija, el sistema organizará su página «Todos los formularios» de forma diferente para ayudarle a realizar un seguimiento del progreso individual o a visualizar un documento final combinado.

Cómo funciona

1. Explicación de las opciones de «Rellenado por»

Tal y como se muestra en la imagen siguiente, dispone de tres formas principales de asignar la responsabilidad de un formulario:

• Creador: La persona que envía el formulario lo rellena una vez. Otras personas pueden firmarlo posteriormente, pero la información principal sigue siendo la misma para todos.

• Firmante: cada persona que recibe el formulario rellena su propia versión del documento.

• Ambos: el creador rellena una sección específica y cada firmante rellena una sección independiente y única.

2. Visualización de los resultados en la página «Todos los formularios»

La forma de acceder a sus formularios cumplimentados varía en función de su configuración de «Cumplimentado por»:

1. Para formularios de «Creador»: Busque el menú desplegable «Elegir acción» en la columna situada más a la derecha. Esto le permite gestionar la única versión del formulario que se envió.

2. Para formularios de «Firmante» o «Ambos»: Verá flechas arriba/abajo en lugar del menú «Elegir acción».

   • Haga clic en estas flechas para ampliar la vista y ver una lista de todas las personas que han rellenado el formulario.

   • Aquí podrá consultar el estado específico de la entrada de cada persona.

3. Acceso a sus archivos PDF

El sistema genera automáticamente dos tipos de archivos para los formularios de «Firmante» o «Ambos»:

• Archivos PDF individuales: un documento único para cada una de las personas que ha rellenado el formulario.

• PDF «todo en uno»: un único documento «agrupado» que combina los datos introducidos por cada usuario en un solo archivo para facilitar su revisión.

Casos de uso y ventajas

• Charlas de seguridad (Creador): Ideal para reuniones de seguridad en las que un supervisor rellena las notas de la reunión y, a continuación, diez trabajadores firman el mismo documento para confirmar su asistencia.

• Inspecciones de equipos (Creador): utilícelo cuando un único operador rellene una hoja de comprobación diaria y certifique la seguridad de su máquina.

• Orientación de empleados (firmante): utilícelo cuando envíe un paquete de orientación estándar a los nuevos empleados. Dado que está configurado como «firmante», cada empleado rellena sus propios datos personales e información fiscal. A continuación, puede utilizar las flechas arriba/abajo para ver exactamente qué nuevos empleados han completado su documentación y cuáles aún tienen pendientes.

• Registros en el centro de trabajo (Ambos): utilice esta opción si un responsable necesita rellenar los «Datos del centro» y los «Riesgos» ya identificados (sección «Creador»), pero desea que cada trabajador indique su propia «Tarea específica», la «Comprobación del EPI» y otros riesgos identificados (sección «Firmante»).