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¿Cómo puedo notificar a mi equipo de inmediato cuando se inicia un formulario crítico?
En este artículo se resume cómo configurar alertas instantáneas para los formularios de alta prioridad, de modo que se notifique a las personas adecuadas en el momento en que se envíe un documento para su firma.
Notas importantes y requisitos
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Excepción relativa a los formularios programados: Tenga en cuenta que estas notificaciones instantáneas no se aplican a los formularios programados.
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Configuración personal: Las notificaciones son específicas para cada usuario. Si un miembro del equipo no recibe estas alertas, debe asegurarse de que las notificaciones por correo electrónico o push estén activadas en la configuración de su cuenta. El correo electrónico y las notificaciones push en el móvil están configurados de forma predeterminada.
Resumen y explicación
Cuando se produce un suceso grave, como un incidente laboral o un conato de accidente, esperar a que se complete por completo un formulario antes de notificarlo a la dirección suele ser demasiado tarde. La función «Notificación de formularios críticos» resuelve este problema permitiéndole seleccionar a miembros específicos del equipo para que reciban una alerta en el momento exacto en que se envía un formulario de alta prioridad para su firma. Esto proporciona a sus responsables de seguridad o a sus directivos una ventaja crucial para que puedan entrar en acción de inmediato.
Cómo funciona
Para configurar una alerta instantánea para un formulario específico, siga estos pasos:
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Abra el generador de plantillas del formulario que desee actualizar.
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Busque la sección «Notificación de creación de formularios críticos».
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Seleccione el usuario o usuarios específicos a los que se debe notificar en el momento en que esta plantilla de formulario se envíe para su firma.
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Haga clic en «Guardar» para aplicar los cambios. Una vez guardados, las personas seleccionadas recibirán una alerta cada vez que se inicie este formulario concreto.
Cómo comprobar la configuración de notificaciones individuales: Si un usuario seleccionado no recibe sus alertas, deberá comprobar sus preferencias personales:
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Vaya a «Detalles de mi cuenta».
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Haga clic en «Editar mi configuración de notificaciones».
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Asegúrese de que los interruptores de las notificaciones por correo electrónico y/o push estén activados para este tipo de alerta.
Casos de uso y ventajas
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Respuesta más rápida ante emergencias: notifique a los responsables de seguridad en el momento en que se inicie un informe de lesión o accidente, para que puedan asegurar el lugar o solicitar ayuda de inmediato.
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Gestión proactiva de riesgos: avise a los supervisores de inmediato cuando se inicie un formulario de cuasiaccidente, lo que les permitirá solucionar el problema antes de que alguien resulte realmente herido.
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Visibilidad de los flujos de trabajo urgentes: avise a los directores de que hay un documento crítico y urgente pendiente de firma para que puedan supervisar su estado.