¿Cómo puedo realizar una copia de seguridad automática de mis formularios cumplimentados en Dropbox?

Descripción general y explicación

La integración con Dropbox le permite enviar automáticamente copias de sus formularios de Corfix cumplimentados directamente a la cuenta de Dropbox de su empresa. Una vez conectada, no tendrá que descargar ni mover archivos manualmente; Corfix se encargará de todo el trabajo pesado por usted. De este modo, sus registros se mantendrán organizados, seguros y fácilmente accesibles en un sistema de almacenamiento que su equipo ya controla.

Cómo funciona

1. Conexión de su cuenta de Dropbox

1. Vaya a «Detalles de mi cuenta» en Corfix.
2. Abra la página «Integraciones» y haga clic en «Añadir».
3. Seleccione «Dropbox» de la lista de opciones disponibles.
4. Siga las instrucciones que aparecen en pantalla para iniciar sesión en su cuenta de Dropbox y conceder a Corfix permiso para conectarse de forma segura.

2. Cómo se sincronizan sus formularios

• Formularios nuevos: una vez establecida la conexión, cualquier formulario que reúna todas las firmas necesarias y alcance el estado «Completado» se guardará automáticamente en su Dropbox.
• Formularios existentes: Justo después de establecer la conexión, Corfix buscará los formularios que ya haya completado y también los copiará automáticamente en Dropbox.

3. Cómo encontrar sus archivos en Dropbox

Sus archivos se organizan automáticamente para que le resulte más fácil encontrarlos:

1. Inicie sesión en su cuenta de Dropbox y busque una carpeta principal denominada «Corfix Backup».
2. En su interior, sus formularios están clasificados en carpetas por proyecto (por ejemplo, «1000 Mi proyecto»).
3. Dentro de la carpeta del proyecto, los archivos se organizan por año y, a continuación, por mes (p. ej., «2025» > «03»).
4. Cada archivo PDF se nombra de forma clara utilizando el número de documento, el título, el nombre del firmante y la fecha (por ejemplo, «20 Mi formulario John Doe 2025-03-25.pdf»).

4. Solución de problemas relacionados con archivos que faltan

Si sus formularios cumplimentados no aparecen en Dropbox, pida al administrador de su equipo de Dropbox que compruebe los siguientes ajustes:

1. Asegúrese de que el grupo de copias de seguridad de Corfix existe en su configuración de Dropbox.
2. Asegúrese de que existe la carpeta «Corfix Backup».
3. En Dropbox, vaya a «Personas» > «Grupos», haga clic en el grupo «Corfix Backup» y, a continuación, en «Gestionar acceso». Compruebe que la carpeta «Corfix Backup» esté marcada y aparezca en la lista de «Carpetas del equipo».

5. Desactivación de la integración

Si en algún momento necesita desconectar Corfix de Dropbox, deberá seguir una serie de pasos en ambas plataformas:

• En Corfix: vaya a «Detalles de mi cuenta» > «Integraciones». Busque la integración de Dropbox, haga clic en «Acciones» y seleccione «Eliminar».
• En Dropbox (solo para administradores):
  • 1. Acceda a la configuración de «Contenido del equipo» y localice la carpeta «Corfix Backup».
  • 2. Archive la carpeta, vaya a la pestaña «Archivados» y seleccione «Eliminar definitivamente».
  • 3. Vaya a «Usuarios» > «Grupos», haga clic en el grupo «Copia de seguridad de Corfix» y seleccione «Eliminar grupo».

Casos de uso y ventajas

• Ahorre tiempo: elimine la tarea repetitiva de descargar manualmente archivos PDF de Corfix y subirlos a la unidad de almacenamiento de su empresa.
• Mejor gestión de registros: Sus formularios se organizan automáticamente por número de proyecto, año y mes, lo que facilita enormemente la búsqueda de documentos específicos durante una auditoría o una revisión de seguridad.
• Mayor seguridad de los datos: mantenga todos sus registros importantes de seguridad y de proyectos respaldados de forma segura y centralizados en un entorno que su equipo de TI ya gestiona.