¿Qué información se recoge automáticamente en mis formularios de Corfix?

Descripción general y explicación

Cuando genera un formulario en Corfix, el sistema crea automáticamente un encabezado profesional. Este encabezado extrae los datos directamente de la configuración de su cuenta, los detalles del proyecto y el historial del formulario.

Dado que Corfix se encarga de ello automáticamente, no es necesario que añada campos para el nombre de su empresa, la dirección o la ubicación del proyecto al crear una plantilla. Esto ahorra tiempo a la persona que crea la plantilla y garantiza que la persona que rellena el formulario sobre el terreno no tenga que escribir información que el sistema ya conoce.

Vea aquí un formulario cumplimentado

Cómo funciona (paso a paso)

Todos los formularios generados en Corfix incluyen un encabezado estandarizado que contiene identificadores clave. Puede ver estos elementos organizados en la parte superior de su documento:

• Identidad corporativa: el logotipo, la dirección, el número de teléfono y la página web de su empresa se extraen de la configuración principal de su cuenta y se muestran en la parte superior. Cómo configurar la identidad corporativa.

• Identidad del formulario: El nombre de la plantilla (por ejemplo, «Lista de comprobación circular del vehículo») se muestra claramente para que sepa exactamente qué proceso se está documentando.

• Detalles del proyecto: el nombre, el número y la dirección del proyecto se vinculan automáticamente en función del lugar en el que se inició el formulario.

• Seguimiento del envío: El encabezado muestra quién envió originalmente el formulario y la hora exacta en que se finalizó y se envió para su firma.

• Control de versiones: * N.º de documento (incremento del número de documento de configuración): un identificador único del documento para su archivo.

  • Versión: indica si el formulario es la versión original o una versión editada (p. ej., V2).

  • Modificado por/el: Registra quién fue la última persona en editar el documento y cuándo lo hizo.

• Seguimiento de activos: Si el formulario está relacionado con un equipo, aparecerán automáticamente el nombre del activo y el número de serie/VIN. Configure la asignación del formulario de activos

• Participantes digitales: En los formularios en papel, probablemente disponía de una sección al final dedicada a los «Participantes» (algo habitual en las charlas de seguridad). En Corfix, no es necesario incluir esto en la plantilla. La persona que envía el formulario («Enviado por») simplemente añade a los firmantes de forma digital. A continuación, estos participantes pueden firmar utilizando su propio dispositivo o directamente en el dispositivo de su supervisor.

Casos de uso y ventajas

• Profesionalidad: todos los formularios exportados o enviados por correo electrónico a un cliente presentan un aspecto uniforme e incluyen automáticamente la imagen de marca oficial de su empresa.

• Precisión: Dado que el sistema extrae la dirección del proyecto y el número de identificación del vehículo (VIN) directamente de su base de datos, no existe riesgo de que un usuario introduzca erróneamente un número de serie o el nombre de una calle.

• Preparación para auditorías: Las etiquetas «Modificado por» y «Versión» proporcionan un «registro documental» claro para auditorías de seguridad o revisiones de cumplimiento.

• Eficiencia: Los trabajadores de campo ahorran minutos en cada formulario, ya que no tienen que introducir manualmente «Taller 123» ni el número de teléfono de la empresa cada vez que realizan una comprobación.