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Comment puis-je savoir qui a mis à jour un formulaire en dernier et à quelle date ?

Cet article vous explique comment trouver les numéros de version, les dates de modification et les informations relatives à l'éditeur afin de vous assurer que vous travaillez avec la version la plus récente.

Présentation et explications

Il est essentiel de suivre les modifications pour garantir la précision et la responsabilité au sein de votre équipe. Que vous ayez besoin de vérifier un détail ou de vous assurer que vous utilisez le document de sécurité le plus récent, le système vous permet de consulter facilement l’historique d’un formulaire.

Nous enregistrons automatiquement trois informations clés à chaque fois qu’un formulaire est enregistré :

  1. Qui a effectué la modification.

  2. Quand la modification a eu lieu.

  3. Quel est le numéro de version spécifique.

Vous pouvez retrouver ces informations à trois emplacements distincts, en fonction de votre flux de travail.

Fonctionnement

Voici comment trouver les détails des mises à jour sur la plateforme et dans les documents exportés.

1. Sur la page principale des détails

C'est le moyen le plus rapide de vérifier l'état d'avancement avant de commencer à travailler.

  1. Accédez à votre liste de formulaires et cliquez sur le formulaire spécifique que vous souhaitez consulter.

  2. Regardez immédiatement en haut de l'écran.

  3. Vous verrez clairement s'afficher le numéro de version actuel et la date de dernière modification.

Si aucun numéro de version n’apparaît, cela signifie qu’aucune modification n’a été apportée au document d’origine et qu’il n’existe qu’une seule version. La section ci-dessus n’apparaîtra qu’une fois qu’au moins une modification aura été apportée au formulaire.

2. Dans l’historique des versions du formulaire

Si vous avez besoin d’une piste d’audit détaillée de toutes les modifications jamais apportées au formulaire, utilisez l’historique des versions.

  1. Ouvrez le formulaire que vous souhaitez examiner.

  2. Cliquez sur le lien « Historique des versions » (situé sous le menu déroulant « Actions »).

  3. Une liste s'affichera, indiquant chaque fois que le formulaire a été enregistré. Chaque entrée comprend :

    • Numéro de version : (par exemple, version 1.0, 1.1).

    • Date et heure : moment précis auquel la mise à jour a eu lieu.

    • Nom : le nom du membre de l'équipe ayant effectué la modification.

    • Statut (Actif ou Remplacé)

3. Sur le document PDF final

Si vous préférez travailler avec des copies papier ou des fichiers PDF numériques, nous veillons à ce que l'historique des versions soit conservé avec le document.

  1. Enregistrez ou téléchargez le formulaire rempli au format PDF.

  2. Ouvrez le fichier PDF.

  3. Consultez l'en-tête (la partie tout en haut) du document.

  4. Vous y verrez une mention indiquant le numéro de version. Cela confirme que votre copie imprimée correspond à l'enregistrement numérique à ce moment précis.

Cas d'utilisation et avantages

Pourquoi cette fonctionnalité est-elle importante ? Voici quelques exemples illustrant comment elle facilite votre travail quotidien :

  • Vérification de l'exactitude : avant de commencer une tâche, consultez rapidement la page des détails principaux pour vous assurer que vous n'utilisez pas un modèle ou une liste de contrôle obsolète.

  • Responsabilisation de l’équipe : si un formulaire contient des données inattendues, consultez l’historique des versions pour identifier la dernière personne à l’avoir modifié, afin de lui demander des précisions.

  • Conformité aux audits : lors de l’archivage des documents, l’en-tête du PDF prouve que la version du document que vous avez enregistrée était bien celle en vigueur au moment de l’impression.