Comment organiser mes codes de coûts à l'aide de niveaux ?

Présentation et explications

Si vous disposez d’une longue liste de codes de coûts et que vous souhaitez trouver plus facilement celui qui convient, l’utilisation des niveaux est la solution idéale. En organisant vos codes de coûts en catégories principales et sous-catégories, vous créez une structure claire qui permet à votre équipe de sélectionner rapidement et facilement le bon code, qu’elle se trouve au bureau ou sur le terrain.

Fonctionnement

Pour mettre en place une liste structurée de codes de coûts, procédez comme suit :

1. Créer la catégorie principale : commencez par créer votre code de coût principal. Dans le menu déroulant « Niveau », sélectionnez « 1 » pour en faire votre catégorie principale.
   • Vous pouvez facilement sélectionner le niveau tout en renseignant les informations de base du code, telles que le « Code », la « Description » et le « Type ».
2. Créez une sous-catégorie : Créez ensuite un code de coût secondaire qui servira de sous-catégorie. Attribuez-lui le niveau 2.
3. Lier à la catégorie principale : alors que vous êtes encore en train de configurer votre code de niveau 2, vous serez invité à choisir une catégorie principale. Sélectionnez le code de coût de niveau 1 que vous avez créé à la première étape.
4. Ajoutez plus de détails (facultatif) : si vous avez besoin d’une sous-catégorie encore plus spécifique, créez un autre code de coût et définissez-le au niveau 3. Associez ce nouveau code au code de coût de niveau 2 que vous venez de créer.
5. Enregistrez votre travail : cliquez toujours sur le bouton « Enregistrer » pour valider vos nouveaux codes de coûts.

Cas d’utilisation et avantages

• Sélection plus rapide pour les intervenants sur le terrain : votre équipe sur le chantier peut rapidement parcourir les grandes catégories pour trouver le code de coût spécifique dont elle a besoin, plutôt que de faire défiler une liste interminable.
• Vue administrative organisée : les administrateurs bénéficient d’une vue plus claire et regroupée des dépenses, ce qui facilite la gestion de l’ensemble des opérations de l’entreprise.
• Précision améliorée : en guidant les utilisateurs à travers un menu logique, étape par étape, le risque de sélectionner par erreur un code de coût incorrect est réduit.