Comment puis-je m'assurer que tout le monde signe un formulaire avant que la personne qui l'a envoyé ne le signe ?

 Fonctionnalité de ce paramètre

Lorsque vous activez la configuration du modèle « L'expéditeur doit être le signataire final », la personne qui envoie un formulaire ne peut pas ajouter sa propre signature tant que tous les autres intervenants associés au formulaire n'ont pas signé en premier.

Considérez cela comme la signature de validation au bas d’une feuille. Le chef d’équipe signe en dernier, délibérément, afin que sa signature confirme que tous les membres de l’équipe ont déjà rempli leur part de travail.

Sur la plupart des chantiers, l’expéditeur du formulaire est le chef de chantier. Lorsque ce paramètre est activé, le chef de chantier reste responsable de s’assurer que l’ensemble de l’équipe a signé avant de clôturer le formulaire par sa propre signature.

1. Un superviseur (l’expéditeur du formulaire) remplit un formulaire et l’envoie aux collaborateurs qui doivent le signer.
2. Chaque collaborateur concerné ouvre le formulaire et y ajoute sa signature.
3. Tant que tous ces collaborateurs n’ont pas signé, l’option « Signer » reste verrouillée pour l’expéditeur.
4. Une fois que le dernier collaborateur a signé, l’expéditeur peut ajouter sa signature et valider le formulaire.

Si ne serait-ce qu’un seul collaborateur concerné n’a pas encore signé, l’expéditeur ne pourra pas signer. Il s’agit d’un comportement normal, et non d’une erreur.

• Séances d’information sur la sécurité et réunions de sécurité : le responsable confirme la présence de chacun en signant en dernier, une fois que tous les membres de l’équipe ont signé.
• Validations quotidiennes et inspections : la signature de l’expéditeur sert de vérification finale attestant que l’équipe a bien rempli et signé le formulaire.
• Responsabilisation sur le chantier : cela incombe au chef d’équipe de relancer les personnes dont la signature manque avant que le formulaire ne soit finalisé.
• Des registres plus clairs : un formulaire complété signifie que tout le monde a signé ; il n’y a donc plus à se demander par la suite qui n’avait pas encore signé.

Bon à savoir

• Ce paramètre est configuré au niveau du modèle par un administrateur.