Comment puis-je générer et transmettre les formulaires fiscaux de fin d'année (T4, T4A et RL-1) pour mes salariés ?

⚠️ Exigences et avertissements importants

Étapes irréversibles : une fois qu’un dossier fiscal a été créé, il ne peut plus être réinitialisé à l’état vierge. Pour apporter des modifications à un dossier en cours de traitement ou déjà soumis, vous devez supprimer l’intégralité du dossier et en créer un nouveau.
Dates limites de dépôt : Afin de garantir que l’administration reçoive vos formulaires avant la date limite du 24 février 2026, vous devez soumettre vos dossiers via le système au plus tard le 24 février 2026.
Tâches manuelles : pour les salariés du Québec, bien que nous vous aidions à générer les relevés RL-1, il vous incombe de déposer manuellement le récapitulatif RL-1 auprès de Revenu Québec.
Informations verrouillées : Vous ne pouvez pas modifier manuellement la classification d’un travailleur (par exemple, passer d’un prestataire à un salarié) ni créer de formulaires pour des montants non enregistrés dans l’historique de votre paie au sein de l’application. Si vous avez besoin d’effectuer ces modifications spécifiques, veuillez contacter notre équipe d’assistance pour obtenir de l’aide.

Présentation et explications

À la fin de chaque année civile, les chefs d’entreprise doivent fournir des relevés fiscaux (tels que les formulaires T4) à leurs employés et à l’administration fiscale. Notre système simplifie cette démarche en rassemblant toutes vos données de paie de l’année écoulée et en les organisant selon les formats officiels requis par l’ARC et Revenu Québec. Ce processus garantit que votre équipe peut remplir sa déclaration d’impôt personnelle avec exactitude et que votre entreprise reste en conformité avec la législation fiscale canadienne.

1. Lancez votre pack fiscal

Accédez à la rubrique « Dossiers fiscaux de fin d’année ». Sélectionnez l’année fiscale pour laquelle vous effectuez votre déclaration. Le système vous indiquera automatiquement les dossiers dont vous avez besoin en fonction de la localisation de vos employés (par exemple, le dossier RL-1 n’apparaîtra que si vous avez du personnel au Québec).

2. Générez les formulaires

Recherchez le dossier spécifique (par exemple, T4) et cliquez sur « Créer ».

Vérifiez les coordonnées : vérifiez les coordonnées fournies. C’est la personne que l’administration fiscale contactera en cas de questions concernant votre déclaration.
Vérifiez l’aperçu : avant de finaliser, rendez-vous dans la section « Rapports » et téléchargez le rapport d’aperçu. Cela vous permet de vérifier qu’il n’y a pas d’erreurs avant que les formulaires ne soient officiellement générés. (Remarque : les aperçus ne sont actuellement disponibles que pour les formulaires T4 et RL-1).

3. Vérifier et modifier les fiches

Une fois les formulaires générés, cliquez sur le dossier pour consulter les fiches individuelles des salariés.

Recherche et filtrage : trouvez rapidement des salariés spécifiques à l’aide de la barre de recherche.
Actions groupées : vous pouvez sélectionner plusieurs salariés à la fois pour valider leurs fiches ou mettre à jour certaines cases fiscales (telles que les cases 45 ou 50).
E-mails T4 : à condition qu’une adresse e-mail personnelle soit renseignée dans le profil de l’employé, vos employés recevront un e-mail protégé par mot de passe contenant leur formulaire T4, dès que vous aurez cliqué sur le bouton « Envoyer les fiches par e-mail », à condition que l’adresse e-mail soit bien renseignée dans le profil de l’employé.

Les instructions relatives au mot de passe du document T4 figureront dans l’e-mail envoyé aux employés. Si vous souhaitez communiquer ces instructions avant l’envoi des formulaires T4, vous pouvez les copier dans vos communications avec vos employés.

Votre relevé fiscal T4 est crypté pour votre sécurité. Pour ouvrir le fichier, vous devrez saisir un mot de passe composé de votre nom de famille et de votre numéro d’assurance sociale (NAS).

Format du mot de passe

Le mot de passe correspond à votre nom de famille en minuscules, suivi immédiatement des trois chiffres du milieu de votre NAS.

Condition requise	Règle	Exemple
Nom	Utilisez uniquement des lettres minuscules. Supprimez tous les espaces, accents ou caractères spéciaux.	« De Luca » devient « deluca »
Numéro d'assurance sociale (NAS)	N'utilisez que les 4e, 5e et 6e chiffres de votre numéro d'assurance sociale.	123-456-789 devient 456

Exemple :

Si votre nom de famille est Martin et que votre numéro d'assurance sociale est 123-456-789, votre mot de passe sera : martin456

4. Envoyez vos informations au gouvernement

Lorsque vous êtes certain que les informations sont correctes, cliquez sur « Soumettre ».

Délai de traitement : les dossiers sont envoyés au gouvernement le jour ouvrable suivant.
Période d'indisponibilité de l'ARC : veuillez noter que les dossiers T4/T4A ne seront pas physiquement transmis à l'ARC avant le 12 janvier en raison de sa maintenance annuelle.
Télécharger des copies : Une fois la soumission effectuée, vous pouvez télécharger des copies au format PDF de tous les relevés pour vos archives internes.

Cas d'utilisation et avantages

Collecte automatique des données : vous gagnez des heures de saisie manuelle en regroupant les données de paie de toute l’année en un seul endroit.
Conformité aux exigences du Québec : identifie automatiquement les employés devant recevoir des fiches RL-1 plutôt que des fiches T4 standard, en fonction de leur lieu de travail.
Détection des erreurs : si l’ARC détecte un problème dans votre dossier, le système vous envoie une notification de « rejet » afin que vous puissiez corriger l’erreur et soumettre à nouveau votre déclaration.

Changements de procédure : Quoi de neuf ?

Auparavant, vous deviez peut-être traiter les formulaires fiscaux manuellement ou via un portail gouvernemental distinct.

L'ancienne méthode : calculer manuellement les totaux et les saisir sur des sites web gouvernementaux ou des formulaires papier.
La nouvelle méthode : tous les totaux sont calculés à partir de votre paie enregistrée. Si un formulaire T4 ne correspond pas à vos registres, le système bloque la saisie afin de vous protéger contre les divergences en cas de contrôle fiscal, et exige à la place une mise à jour justifiée et vérifiée.