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Comment puis-je faire en sorte que mes collaborateurs acceptent les politiques de l'entreprise ?

Cet article présente les méthodes les plus efficaces pour partager, suivre et recueillir les signatures des travailleurs concernant les politiques et procédures de l'entreprise au sein de Corfix.

Présentation et explications

Obtenir la validation par votre équipe des politiques de sécurité, des manuels du personnel ou des procédures spécifiques au chantier est un élément essentiel de la conformité. Dans Corfix, vous disposez de la flexibilité nécessaire pour associer vos types de documents à différents styles de codes QR afin de garantir que chaque intervenant – qu’il s’agisse d’un salarié interne ou d’un prestataire externe – puisse valider rapidement et facilement.

Fonctionnement (étape par étape)

Option 1 : Utilisation de la rubrique « Ressources » pour les validations de PDF (idéal pour le suivi interne)

Utilisez cette option si vous disposez d’une politique au format PDF préexistante et que vous souhaitez consulter une « liste récapitulative » des personnes ayant signé ou non, le tout dans une seule et même vue.

  1. Importez la politique : importez votre fichier PDF dans la section « Classeurs ».

  2. Désignez les signataires : ouvrez le document et ajoutez tous les collaborateurs concernés en tant que signataires.

  3. La case « Signataires » : sur la page « Détails du formulaire », cochez la case pour afficher en temps réel la liste des statuts de signature.

Remarque importante concernant les mises à jour des politiques : dans Corfix, vous ne pouvez pas « remplacer » un fichier PDF au sein d’une ressource existante. Si une politique est modifiée, vous devez télécharger le nouveau fichier PDF en tant que nouvelle ressource et générer un nouveau code QR pour cette version mise à jour

Option 2 : Utilisation du générateur de modèles (idéal pour les dossiers individuels et les invités)

Utilisez cette option si vous souhaitez que chaque personne soumette son propre formulaire unique ou si vous devez recueillir les signatures de personnes ne disposant pas d’un compte Corfix.

  1. Créer un modèle : accédez au générateur de modèles.

  2. Ajoutez le texte de la politique : copiez-collez le texte de votre politique dans un composant « Clause de non-responsabilité ».

  3. Associez-le à un code QR interne : créez un code QR pour cette ressource spécifique. Lorsqu’un collaborateur le scanne, il est redirigé directement vers le document dans son application Corfix.

Avertissement : utilisez le composant « Clause de non-responsabilité » pour le texte de la politique. N’utilisez pas le composant « Document », car celui-ci est destiné à permettre à l’employé de vous envoyer un fichier.


Cas d’utilisation et avantages

  • Intégration des nouveaux employés : ajoutez rapidement un nouvel employé à un « classeur de politiques » existant dans le formulaire déjà créé et demandez-lui de scanner le code QR de l’atelier dès son premier jour.

  • Formations spécifiques au chantier : affichez un code QR externe sur le côté de la remorque de chantier afin que chaque sous-traitant puisse signer le règlement du chantier avant de commencer à travailler.

  • Accès sans obstacle : l’utilisation de codes QR évite aux travailleurs d’avoir à fouiller dans des dossiers. Ils scannent, signent, puis reprennent le travail.