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Recalculer les heures à partir de la page d'édition de la fiche de présence

Cet article explique comment utiliser l'outil « Recalculer les heures » pour mettre à jour automatiquement les montants des rémunérations après avoir modifié une feuille de temps.

Présentation et explications

Lorsque vous modifiez manuellement les heures d’arrivée ou de départ d’un membre de l’équipe, le nombre total d’heures travaillées — y compris les heures supplémentaires — doit être mis à jour pour correspondre à ces nouvelles heures. Au lieu d’effectuer vous-même les calculs, vous pouvez désormais cocher une simple case pour que le système s’en charge. Cela garantit que le salaire de base, les heures supplémentaires et les heures payées au double sont toujours exacts, en fonction des nouvelles heures que vous avez saisies.

Fonctionnement

  1. Ouvrez l’écran d’édition : accédez à la fiche de présence que vous devez corriger et cliquez sur le nom du projet ou du collaborateur souligné.

  2. Modifiez les horaires : indiquez l’« Heure de début ajustée » ou l’« Heure de fin ajustée » correcte pour le poste.

  3. Cochez la case « Recalculer » : repérez la case à cocher intitulée « Recalculer les heures ».

  4. Enregistrez vos modifications : cliquez sur «Enregistrer». Le système mettra instantanément à jour les totaux des heures normales, des heures supplémentaires et des heures payées au double, en fonction des règles de paie de votre entreprise et des nouveaux horaires que vous avez fournis.

Lors de la modification des fiches de présence, ne mettez à jour que l’« Heure de début ajustée » ou l’« Heure de fin ajustée ». En cochant la case « Recalculer », vous vous assurez que les champs suivants seront calculés en conséquence, en fonction de vos modifications :

- Heures normales

- Heures supplémentaires

- Heures payées au double

- Pause déjeuner (ce calcul s’effectuera en fonction du seuil que vous avez défini).

Modification de la pause déjeuner sur une feuille de temps.

  1. Ouvrez l'écran de modification : accédez à la feuille de présence que vous souhaitez modifier, puis cliquez sur le nom du projet ou de l'employé souligné.
  2. Modifiez manuellement le champ « Heures de pause déjeuner » de la feuille de temps
    1. Si vous supprimez la pause déjeuner, ajoutez-la aux totaux « Temps normal », « Heures supplémentaires » ou « Heures à taux majoré ».
    2. Si vous ajoutez la pause déjeuner, retirez-la des totaux « Temps normal », « Heures supplémentaires » ou « Temps double ».
  3. NE CLIQUEZ PAS sur « Recalculer ». Le recalcul réintroduirait ou supprimerait la pause déjeuner en fonction du seuil défini dans les paramètres de gestion des temps.
  4. Cliquez sur « Enregistrer ».

Cas d’utilisation et avantages

  • Correction des erreurs de pointage : si un employé a oublié de pointer sa sortie et que vous devez saisir manuellement son « heure de fin », cet outil garantit que ses heures supplémentaires sont calculées correctement sans comptage manuel.

  • Ajustements matinaux : si une équipe a commencé 15 minutes plus tôt mais que le système ne l’a pas enregistré, vous pouvez ajuster l’heure de début et cliquer sur « Recalculer » pour vous assurer qu’elle soit rémunérée à la minute près.

  • Prévention des erreurs : élimine les erreurs de calcul manuelles, garantissant que les majorations et les heures supplémentaires sont appliquées exactement conformément à la politique de votre entreprise.

  • Rapidité : cela fait gagner du temps aux responsables de la paie qui devaient auparavant saisir manuellement à la fois les nouveaux horaires et les nouveaux totaux d’heures.