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Comment puis-je avertir immédiatement mon équipe lorsqu'un formulaire critique est ouvert ?

Cet article vous explique comment configurer des alertes instantanées pour les formulaires hautement prioritaires, afin que les personnes concernées soient informées dès qu’un document est envoyé pour signature.

Remarques importantes et conditions requises

  • Exception concernant les formulaires programmés : veuillez noter que ces notifications instantanées ne s’appliquent pas aux formulaires programmés.

  • Paramètres personnels : les notifications sont propres à chaque utilisateur. Si un membre de l’équipe ne reçoit pas ces alertes, il doit s’assurer que les notifications par e-mail ou push sont activées dans les paramètres de son compte. Les notifications par e-mail et push sur mobile sont activées par défaut.

Présentation et explications

Lorsqu’un événement grave se produit, tel qu’un accident du travail ou un quasi-accident, attendre qu’un formulaire soit entièrement rempli avant d’en informer la direction est souvent trop tard. La fonctionnalité « Notification de formulaire critique » résout ce problème en vous permettant de sélectionner des membres spécifiques de l’équipe qui seront alertés dès l’instant où un formulaire hautement prioritaire est envoyé pour signature. Cela donne à vos responsables de la sécurité ou à vos dirigeants une longueur d’avance cruciale afin qu’ils puissent passer immédiatement à l’action.

Fonctionnement

Pour configurer une alerte instantanée pour un formulaire spécifique, procédez comme suit :

  1. Ouvrez le générateur de modèles correspondant au formulaire que vous souhaitez mettre à jour.

  2. Recherchez la section « Notification de création de formulaire critique ».

  3. Sélectionnez le ou les utilisateurs spécifiques qui doivent être avertis dès que ce modèle de formulaire est envoyé pour signature.

  4. Cliquez sur « Enregistrer » pour appliquer vos modifications. Une fois l'enregistrement effectué, les personnes sélectionnées recevront une alerte chaque fois que ce formulaire spécifique sera lancé.

Comment vérifier les paramètres de notification individuels : Si un utilisateur sélectionné ne reçoit pas ses alertes, il devra vérifier ses préférences personnelles :

  1. Accédez à la rubrique « Détails de mon compte ».

  2. Cliquez sur « Modifier mes paramètres de notification ».

  3. Assurez-vous que les boutons de basculement pour les notifications par e-mail et/ou les notifications push sont activés pour ce type d’alerte.

Cas d’utilisation et avantages

  • Réponse d’urgence plus rapide : informez les responsables de la sécurité dès qu’un rapport d’accident ou de blessure est créé afin qu’ils puissent sécuriser le site ou appeler immédiatement les secours.

  • Gestion proactive des risques : alertez immédiatement les superviseurs lorsqu’un formulaire de quasi-accident est créé, ce qui leur permet de résoudre le problème avant que quelqu’un ne se blesse réellement.

  • Visibilité sur les flux de travail urgents : informez les directeurs qu’un document critique et urgent est en attente de signature afin qu’ils puissent suivre son avancement.