Comment puis-je sauvegarder automatiquement mes formulaires remplis sur Dropbox ?

Conditions préalables et remarques importantes

Autorisations : vous devez disposer des autorisations appropriées dans Corfix (Intégration > Ajouter et Supprimer) pour gérer cette configuration.
Type de compte : un compte Dropbox Business est requis pour utiliser cette fonctionnalité.
Paramètres des dossiers : cette intégration s'appuie sur les groupes Dropbox et les dossiers d'équipe pour partager et organiser vos fichiers sauvegardés.

Présentation et explications

L’intégration Dropbox vous permet d’envoyer automatiquement des copies de vos formulaires Corfix remplis directement vers le compte Dropbox de votre entreprise. Une fois la connexion établie, vous n’aurez plus à télécharger ni à déplacer manuellement les fichiers ; Corfix se chargera de cette tâche à votre place. Vos documents restent ainsi organisés, sécurisés et facilement accessibles dans un système de stockage que votre équipe maîtrise déjà.

Fonctionnement

1. Connecter votre compte Dropbox

Accédez à la section « Détails de mon compte » dans Corfix.
Ouvrez la page « Intégrations » et cliquez sur « Ajouter ».
Sélectionnez « Dropbox » dans la liste des options disponibles.
Suivez les instructions à l'écran pour vous connecter à votre compte Dropbox et autoriser Corfix à s'y connecter en toute sécurité.

2. Comment vos formulaires se synchronisent

Nouveaux formulaires : une fois la connexion établie, tout formulaire ayant recueilli toutes les signatures requises et ayant atteint le statut « Terminé » sera automatiquement enregistré dans votre Dropbox.
Formulaires existants : dès que la connexion est établie, Corfix recherchera tous les formulaires que vous avez déjà remplis et les sauvegardera automatiquement dans votre Dropbox.

3. Retrouver vos fichiers dans Dropbox

Vos fichiers sont automatiquement classés pour que vous puissiez les retrouver facilement :

Connectez-vous à votre compte Dropbox et recherchez un dossier principal intitulé « Corfix Backup ».
À l’intérieur, vos formulaires sont classés dans des dossiers par projet (par exemple, « 1000 Mon projet »).
Dans le dossier du projet, les fichiers sont classés par année, puis par mois (par exemple, « 2025 » > « 03 »).
Chaque fichier PDF est nommé de manière claire en indiquant le numéro du document, le titre, le nom du signataire et la date (par exemple, 20 Mon formulaire Jean Dupont 25/03/2025.pdf).

4. Dépannage en cas de fichiers manquants

Si vos formulaires remplis n’apparaissent pas dans Dropbox, demandez à votre administrateur Dropbox de vérifier les paramètres suivants :

Assurez-vous que le groupe de sauvegarde Corfix existe bien dans vos paramètres Dropbox.
Vérifiez que le dossier « Corfix Backup » existe.
Dans Dropbox, accédez à « Personnes > Groupes », cliquez sur le groupe « Corfix Backup », puis sur « Gérer l’accès ». Vérifiez que le dossier « Corfix Backup » est coché et figure dans la liste des « Dossiers d’équipe ».

5. Suppression de l’intégration

Si vous devez à un moment donné déconnecter Corfix de Dropbox, vous devrez effectuer des opérations sur les deux plateformes :

Dans Corfix : accédez à « Détails de mon compte » > « Intégrations ». Recherchez l’intégration Dropbox, cliquez sur « Actions », puis sélectionnez « Supprimer ».
Dans Dropbox (administrateur uniquement) :
- 1. Accédez aux paramètres de votre contenu d’équipe et localisez le dossier « Corfix Backup ».
- 2. Archivez le dossier, accédez à l’onglet « Archivé », puis sélectionnez « Supprimer définitivement ».
- 3. Accédez à « Utilisateurs » > « Groupes », cliquez sur le groupe « Sauvegarde Corfix », puis sélectionnez « Supprimer le groupe ».

Cas d'utilisation et avantages

Gain de temps : éliminez la tâche fastidieuse consistant à télécharger manuellement des fichiers PDF depuis Corfix et à les transférer vers le disque de stockage de votre entreprise.
Meilleure gestion des archives : vos formulaires sont automatiquement classés par numéro de projet, année et mois, ce qui facilite considérablement la recherche de documents spécifiques lors d’un audit ou d’un contrôle de sécurité.
Sécurité des données renforcée : conservez toutes vos données importantes relatives à la sécurité et aux projets dans un environnement sécurisé, centralisé et déjà géré par votre équipe informatique.