Comment puis-je résoudre les erreurs de synchronisation et mettre à jour les informations entre Corfix et Acumatica ?

Présentation et explications

La connexion entre Corfix et Acumatica garantit la synchronisation de vos données de chantier et de vos enregistrements administratifs. Afin de protéger vos données comptables, le système utilise une étape de « traitement des données » comme contrôle final. Si le système ne parvient pas à trouver un enregistrement correspondant (comme une tâche ou un identifiant spécifique), il interrompra le transfert afin d’empêcher l’entrée d’informations erronées dans votre logiciel de comptabilité.

Utilisez ce guide si :

• Vous devez corriger une feuille de temps qui a déjà été envoyée au service comptable.

• De nouveaux ordres de travail ou projets n’apparaissent pas dans Corfix.

• Vous rencontrez une erreur lors de l’étape « Traitement des données ».

• Vous avez besoin de savoir quelles informations relatives à un salarié ou à un projet peuvent être mises à jour.

Fonctionnement (étape par étape)

Scénario A : correction d’une fiche de présence exportée

Une fois qu’une fiche de présence est envoyée à Acumatica, elle est « verrouillée » afin de protéger votre piste d’audit. Le simple fait de modifier le projet dans Corfix ne mettra pas à jour les données comptables. Deux options s’offrent à vous :

1. Mise à jour manuelle : recherchez la fiche de présence directement dans Acumatica et modifiez manuellement le champ « Projet ».

2. La méthode « Remplacer » : supprimez la feuille de temps à la fois dans Corfix et dans Acumatica. Créez-en une nouvelle dans Corfix avec les informations correctes, puis renvoyez-la.

Scénario B : synchronisation de nouveaux projets vers Corfix

Si un ordre de travail créé dans Acumatica n’apparaît pas dans Corfix, procédez comme suit :

1. Marquer pour l’exportation : dans l’enregistrement Acumatica, assurez-vous que la case « Exporter vers Corfix » est cochée.

2. Préparer et traiter : dans Corfix, accédez à « Préparer les données », sélectionnez « Projets », puis cliquez sur « Traiter (uniquement les éléments sélectionnés) » ou « Traiter tout (liste complète) ». Accédez ensuite à « Traiter les données » et cliquez sur « Traiter » ou « Traiter tout ».

Scénario C : Dépannage des échecs de « Traitement des données »

Si le transfert de données échoue, vérifiez ces trois points de connexion courants :

1. Vérification des codes de coûts : si une fiche de temps échoue, il se peut que le code de coût dans Corfix ne soit pas lié à une tâche de projet dans Acumatica. Assurez-vous que ces éléments sont correctement mis en correspondance dans les paramètres d’Acumatica.

2. Numéros d’identification : Acumatica gère les numéros d’identification. Si vous créez un enregistrement dans Corfix et que celui-ci échoue, il se peut qu’Acumatica bloque ce numéro spécifique. Une fois la synchronisation réussie, le numéro officiel d’Acumatica remplacera automatiquement le numéro temporaire dans Corfix.

3. Vérifiez la « zone d’attente » : assurez-vous que l’enregistrement apparaît d’abord dans la liste « Préparer les données ». S’il n’y figure pas, il ne peut pas être traité.

Scénario D : Transfert des notes de projet et des formulaires

Vous pouvez envoyer des mises à jour de projet et des pièces jointes (telles que des photos ou des documents) depuis Corfix vers Acumatica.

1. Utilisez la fonctionnalité « Notes de projet » dans Corfix pour ajouter des mises à jour.

2. Lors de l’exportation, ces notes et tous les formulaires de projet joints seront automatiquement transférés vers le projet correspondant dans Acumatica.

Quelles informations restent synchronisées ?

Certaines informations sont « bidirectionnelles », ce qui signifie que si vous les modifiez dans un système, elles peuvent mettre à jour l’autre. Vous trouverez ci-dessous les éléments spécifiques qui restent synchronisés.

Informations sur les employés

Lorsque vous mettez à jour les informations d’un salarié dans l’un des systèmes, les éléments suivants seront mis à jour dans l’autre après une synchronisation :

• Nom : prénom, deuxième prénom et nom de famille.

• Coordonnées : numéro de téléphone principal, numéro de téléphone personnel et adresse e-mail.

• Identification : numéro d'employé et date de naissance.

Informations sur les projets

Les mises à jour relatives aux projets s’effectuent également dans les deux sens. Les champs suivants resteront synchronisés :

• Détails du projet : nom et numéro de projet.

• Localisation : adresse postale, ville, région/province, pays et code postal.

• Coordonnées cartographiques : emplacement physique exact (latitude et longitude) du chantier.

Cas d’utilisation et avantages

• Traitement plus rapide de la paie : la correction rapide des erreurs sur les fiches de présence garantit que les heures des salariés sont enregistrées et payées sans retard.

• Corrections ponctuelles : le fait de relier correctement vos codes évite que les mêmes erreurs ne se reproduisent chaque semaine.

• Précision des enregistrements : la synchronisation des notes de projet garantit que l’équipe administrative dispose des mêmes photos et mises à jour que l’équipe de terrain.

• Intégrité des données : le contrôle « Traiter les données » fait office de filet de sécurité, garantissant que seules des données valides et complètes sont intégrées à votre système financier.