.png?width=300&height=77&name=black-logo%20(1).png)
Por vezes, é necessário confirmar que leu e compreendeu um documento da empresa — como uma nova regra de segurança ou uma planta do estaleiro — sem ter de preencher um formulário extenso. A secção «Pastas» permite-lhe agora adicionar a sua assinatura digital diretamente a estes documentos.
Pense nisso como um carimbo digital de «lido e compreendido». É a forma mais rápida de confirmar o conhecimento de informações importantes, mantendo toda a sua documentação organizada num único local.
É uma excelente prática criar um Projeto juntamente com estes documentos, para que possa manter tudo organizado e fácil de acompanhar. Por exemplo, se estiver a enviar políticas, crie um Projeto denominado «Políticas» (ou por ano, como «Políticas de 2026»). Desta forma, pode filtrar rapidamente por esse Projeto nas suas tabelas de Formulários, Recursos ou Pastas e ver instantaneamente quais as versões que foram enviadas, quem assinou e quais as assinaturas que ainda estão pendentes. Este passo simples torna muito mais fácil manter-se preparado para auditorias e aceder a recursos assinados em segundos quando um supervisor, cliente ou inspetor precisar de prova de confirmação.
Passo 1: Aceda ao separador «Pastas» na área de administração.
Passo 2: Encontre o documento que pretende enviar aos colaboradores e selecione o menu suspenso «Escolher ação».
Passo 3: Selecione a opção «Assinar».
Passo 4: Preencha os campos apropriados; neste exemplo, a Política da Empresa está a ser enviada a todos os colaboradores para que estes a subscrevam para o ano em curso.
Passo 5: O formulário irá agora aparecer na página «Todos os formulários», onde poderá acompanhar quem já assinou o documento e reenviar notificações, se necessário.
Quando enviar o PDF para assinatura, este funcionará exatamente como um formulário!