Como posso alterar a forma como os números dos documentos são atribuídos?

Visão geral e explicação

No nosso sistema, é atribuído um número único a cada documento gerado, para o ajudar a manter o registo dos seus documentos. Por predefinição, estes números são atribuídos sequencialmente em toda a sua conta. No entanto, pode personalizar este comportamento de «incremento» para se adequar melhor à forma como a sua empresa organiza a sua documentação — quer pretenda uma numeração contínua ou uma numeração separada para projetos e modelos específicos.

Como funciona (passo a passo)

Para aceder e alterar estas definições, siga os passos abaixo:

1. Aceda às Definições: clique em «Detalhes da minha conta» no menu do lado esquerdo do ecrã.

2. Editar informações da empresa: clique no botão «Editar» localizado junto à secção «Detalhes da empresa».

3. Localize as definições de incremento: percorra a página para baixo até encontrar o menu suspenso intitulado «Incremento do número do documento».

4. Escolha a sua preferência: Selecione uma das três opções da lista (consulte abaixo os detalhes de cada uma).

5. Guardar: Certifique-se de que guarda as suas alterações antes de sair da página.

Casos de utilização e vantagens

Pode escolher entre três formas distintas de gerir a sua numeração. Eis como estas beneficiam o seu fluxo de trabalho:

• Global (predefinição): Cada formulário iniciado na sua conta aumenta o número do documento principal em um.

  • Ideal para: Empresas que pretendem um registo simples e cronológico de toda a atividade em toda a empresa.

• Modelo: Esta opção atribui um conjunto único de números de documento a cada modelo específico. Se utilizar o «Modelo A», o seu contador avança; se, em seguida, utilizar o «Modelo B», este utiliza o seu próprio contador separado.

  • Ideal para: Organizar registos por tipo de formulário (por exemplo, manter faturas e relatórios de inspeção em sequências numéricas separadas).

• Projeto: Os números dos documentos aumentam com base no projeto específico ao qual o formulário está associado.

  • Ideal para: Equipas que precisam de acompanhar todos os custos ou documentos relativos a um local de trabalho ou cliente específico, separadamente de outros trabalhos em curso.

Lembrete importante

Tenha cuidado ao eliminar! A eliminação de um modelo reiniciará a numeração do documento a partir de 0, caso esteja a utilizar as definições de «Modelo» ou «Projeto». Além disso, ao criar uma cópia de um modelo existente, será iniciada uma sequência de numeração de documentos totalmente nova para essa cópia, caso a opção «Modelo» esteja configurada.