Transição para o Corfix Payroll (incluindo uma alteração na frequência de pagamento)

Transição para o Corfix Payroll (incluindo uma alteração na frequência de pagamento)

Visão geral

Ao efetuar a transição do seu atual sistema de folha de pagamentos para o Corfix Payroll, é importante planear cuidadosamente — especialmente se também estiver a alterar a frequência de pagamento (por exemplo, passando de semestral para quinzenal).

Este guia irá ajudá-lo a:

• Compreender os passos-chave envolvidos na transição

• Saber o que deve ser comunicado ao Service Canada

• Documentar adequadamente todas as alterações na folha de pagamentos, para que a sua configuração no Corfix seja precisa e esteja em conformidade

1. Exemplo de plano de transição

Eis um exemplo comum de como pode ser uma transição da folha de pagamentos:

• Mudança de prestador de serviços de folha de pagamentos: Passagem de um sistema de folha de pagamentos existente para o Corfix Payroll

• Período de transição: Concluir as últimas folhas de pagamento no seu sistema atual antes de iniciar a utilização do Corfix

• Calendário de pagamentos:

  • Manter o pagamento semestral até outubro (por exemplo, 16 de outubro e 3 de novembro)

  • Mudança para pagamentos quinzenais a partir de 17 a 30 de novembro com o Corfix

2. Processo de transição passo a passo

Passo 1: Conclua a sua última folha de pagamentos no seu sistema atual

Antes de migrar para o Corfix:

• Processe a sua última folha de pagamentos no seu sistema atual.

• Certifique-se de que todos os salários dos colaboradores, deduções e pagamentos ao Estado estão finalizados.

• Registe a data de fim do período de pagamento final (por exemplo, 3 de novembro).

• Exporte os seus dados de folha de pagamento acumulados do início do ano (YTD) para que possam ser introduzidos com precisão no Corfix.

Estas informações garantem que os registos dos seus colaboradores no Corfix estão atualizados e em conformidade.

Passo 2: Envie os ROE exigidos ao Service Canada

Quando muda de prestador de serviços de processamento salarial e de frequência de pagamento, deve notificar o Service Canada através da emissão de Registos de Emprego (ROEs).

Este processo tem duas partes:

1. ROE K17 – Mudança de prestador de serviços de folha de pagamentos

   • Este ROE informa o Service Canada de que a sua folha de pagamentos está a ser transferida para a Corfix.

   • Código do motivo: Outro

   • Explicação: «Mudança de prestador de serviços de processamento salarial.»

   • Estes devem ser apresentados após o seu último pagamento no sistema anterior, mas antes do seu primeiro pagamento na Corfix.

2. ROE para alteração da frequência de pagamento

   • Caso mude de um calendário semestral para um quinzenal (ou qualquer outra alteração na frequência de pagamento), o Service Canada deve ser informado.

   • Código de motivo: Outro

   • Explicação: «Alteração na frequência de pagamento.»

O envio destes ROE garante que os registos dos colaboradores permaneçam precisos e em conformidade durante a transição.

Passo 3: Configurar a folha de pagamentos no Corfix

Assim que a sua última folha de pagamentos tiver sido concluída no seu sistema antigo:

1. Crie o seu novo calendário de pagamentos

   • Configure a sua nova frequência de pagamento (por exemplo, quinzenal) no Corfix, a partir do seu próximo período de pagamento.

   • A equipa do Corfix irá confirmar se o seu calendário está corretamente alinhado e não se sobrepõe aos seus processos de folha de pagamentos anteriores.

2. Importe ou introduza os dados históricos da folha de pagamentos

   • Os seus rendimentos e deduções acumulados desde o início do ano serão introduzidos no Corfix para manter registos precisos para efeitos fiscais e de reporte.

3. Revise e confirme a configuração

   • Em conjunto com a Corfix, irá rever todos os dados dos colaboradores, taxas de remuneração, deduções e períodos de pagamento antes de processar a sua primeira folha de pagamentos.

3. Melhores práticas recomendadas

Para garantir uma transição suave para o Corfix Payroll:

• ✅ Comunique com antecedência — Informe a Corfix antecipadamente sobre a data de transição prevista e as alterações ao calendário de pagamentos.

• ✅ Evite sobreposições — Não processe a folha de pagamentos em ambos os sistemas para o mesmo período de pagamento.

• ✅ Guarde os registos — Conserve os relatórios finais, os recibos de vencimento e os resumos acumulados do início do ano do seu sistema anterior.

• ✅ Certifique-se de que os ROE são enviados — Preencha e envie os ROE tanto para a alteração de prestador como para a alteração de frequência.

• ✅ Verifique novamente os dados acumulados do ano — Certifique-se de que todos os dados importados para o Corfix correspondem aos seus registos finais de folha de pagamento.

• ✅ Analise cuidadosamente a sua primeira folha de pagamentos no Corfix — Confirme se todos os detalhes de pagamento estão corretos antes do processamento.

4. Exemplo de cronograma de transição

5. Como o Corfix o apoia na transição

A equipa de processamento salarial da Corfix trabalhará em estreita colaboração consigo ao longo de todo o processo para:

• Confirmar o seu último período de pagamento no seu sistema anterior

• Fornecer orientações sobre o envio dos ROE

• Configurar o seu novo calendário de pagamentos na Corfix

• Importar os seus dados de folha de pagamento acumulados no ano

• Validar o seu primeiro processamento de salários na Corfix

• Assegure-se de que a sua configuração está em conformidade e pronta para a elaboração de relatórios de fim de ano precisos

6. Resumo

Ao seguir este processo, a sua transição para o Corfix Payroll será harmoniosa, precisa e totalmente em conformidade.

Os passos principais são:

1. Conclua o seu último processamento salarial no seu sistema atual.

2. Envie os ROE exigidos ao Service Canada.

3. Configure e reveja a sua nova folha de pagamentos no Corfix antes de processar a sua primeira execução.

Caso tenha alguma dúvida ou necessite de orientação durante a sua transição, o seu representante da Corfix terá todo o prazer em ajudá-lo e garantir que todos os pormenores sejam tratados corretamente.