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Como posso verificar quem atualizou um formulário pela última vez e quando?

Este artigo resume como localizar os números de versão, as datas de modificação e os detalhes do editor, para garantir que está a trabalhar com a versão mais recente.

Visão geral e explicação

Acompanhar as alterações é essencial para garantir a precisão e a responsabilização no seio da sua equipa. Quer precise de verificar um pormenor ou de se certificar de que está a utilizar o documento de segurança mais recente, o sistema facilita a verificação do histórico de um formulário.

Registamos automaticamente três informações fundamentais sempre que um formulário é guardado:

  1. Quem efetuou a alteração.

  2. Quando a alteração ocorreu.

  3. Qual é o número específico da versão.

Pode encontrar estas informações em três locais distintos, dependendo do seu fluxo de trabalho.

Como funciona

Veja a seguir como localizar os detalhes da atualização na plataforma e nos documentos exportados.

1. Na página principal de detalhes

Esta é a forma mais rápida de efetuar uma «verificação do estado» antes de começar a trabalhar.

  1. Aceda à sua lista de formulários e clique no formulário específico que pretende visualizar.

  2. Observe imediatamente a parte superior do ecrã.

  3. Verá o Número da Versão Atual e a Data da Última Alteração apresentados de forma clara.

Se não vir um número de versão, isso significa que não foram feitas alterações ao documento original e que existe apenas uma única versão. A secção acima só aparecerá assim que tiver sido feita pelo menos uma alteração ao formulário.

2. No Histórico de Versões do Formulário

Se necessitar de um registo de auditoria detalhado de todas as alterações alguma vez efetuadas no formulário, utilize o Histórico de Versões.

  1. Abra o formulário que pretende analisar.

  2. Clique na ligação «Histórico de versões» (localizada no menu suspenso «Ações»).

  3. Será apresentada uma lista que mostra todas as vezes que o formulário foi guardado. Cada entrada inclui:

    • Número da versão: (por exemplo, Versão 1.0, 1.1).

    • Data e hora: o momento exato em que a atualização ocorreu.

    • Nome: O membro específico da equipa que efetuou a alteração.

    • Estado (Ativo ou Substituído)

3. No documento PDF final

Se preferir trabalhar com cópias em papel ou PDFs digitais, garantimos que a informação de versão acompanha o documento.

  1. Guarde ou descarregue o formulário preenchido como PDF.

  2. Abra o ficheiro PDF.

  3. Observe o cabeçalho (a secção mais superior) do documento.

  4. Irá ver uma nota que indica o número da versão. Isto confirma que a sua cópia impressa corresponde ao registo digital nesse momento específico.

Casos de utilização e vantagens

Por que razão esta funcionalidade é importante? Eis algumas formas como ajuda o seu fluxo de trabalho diário:

  • Verificação da exatidão: Antes de iniciar um trabalho, verifique rapidamente a página de detalhes principais para se certificar de que não está a utilizar um modelo ou uma lista de verificação desatualizados.

  • Responsabilização da equipa: Se um formulário contiver dados inesperados, verifique o histórico de versões para ver quem o editou pela última vez, para que possa solicitar esclarecimentos a essa pessoa.

  • Conformidade de auditoria: Ao arquivar registos, o cabeçalho do PDF comprova que a versão do documento que guardou era a correta no momento da impressão.