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Como posso editar um formulário que já foi enviado?

Este artigo irá resumir como efetuar alterações num formulário preenchido diretamente no painel de administração e como acompanhar essas alterações ao longo do tempo.

 

Aviso: Assim que um formulário for assinado e enviado, é considerado um documento legal. Para garantir a integridade dos dados e a conformidade, todas as alterações devem ser efetuadas diretamente na plataforma, utilizando a ferramenta de edição oficial.

Visão geral e explicação

Caso se aperceba de que foi cometido um erro num formulário que já foi enviado, ainda pode efetuar correções. No entanto, estas edições devem ser realizadas através da funcionalidade «Editar Envio», para garantir que é mantido um histórico claro das alterações.

Isto significa que, uma vez gerado um documento na plataforma, este não pode ser editado utilizando software de PDF de terceiros ou ferramentas externas. A manutenção desta «única fonte de verdade» garante que todas as alterações são registadas no Histórico de Versões interno do sistema, proporcionando-lhe uma pista de auditoria fiável e à prova de adulteração, que resiste a qualquer análise minuciosa. Caso seja necessária uma correção, esta deve ser efetuada utilizando a ferramenta integrada «Editar Envio», de modo a preservar a assinatura digital e a validade do documento.

Como funciona (passo a passo)

  1. Aceda à página «Todos os formulários»: Inicie sessão no seu painel de administração e selecione o separador «Todos os formulários».

  2. Selecione o seu formulário: localize e clique no formulário específico que pretende editar na lista.

  3. Clique no botão «Ações»: Uma vez na página «Detalhes do Formulário», localize e clique no botão «Ações» (conforme ilustrado na Captura de Ecrã 1).

  4. Selecione «Editar Envio»: Escolha «Editar Envio» no menu suspenso (referenciado na Captura de Ecrã 2).

  5. Efetue as suas alterações: Atualize as informações necessárias ou corrija quaisquer erros nos campos do formulário.

  6. Clique em «Guardar»: Clique no botão «Guardar» para finalizar as suas alterações.

  7. Consulte o histórico: Para ver exatamente o que foi alterado, pode utilizar o «Histórico de versões» (conforme ilustrado na Captura de ecrã 3) para comparar as diferentes versões do formulário à medida que foram sendo editadas.

Casos de utilização e vantagens

  • Corrigir erros: Corrija rapidamente um erro ortográfico ou uma data incorreta sem ter de eliminar todo o formulário.

  • Comparação de versões: Utilize a ferramenta «Histórico de versões» para ver as alterações lado a lado, o que é útil para auditorias ou para acompanhar as atualizações ao longo do tempo.

  • Melhoria das taxas de envio: Se os colaboradores se esquecem frequentemente de preencher os formulários, pode utilizar os «Formulários Programados» para enviar lembretes automáticos. Isto reduz a necessidade de edições manuais posteriores, garantindo que os formulários são preenchidos no dia correto.

  • Segurança jurídica: Ao efetuar as edições no próprio sistema, garante que o documento continua a ser um registo jurídico válido.