Como funcionam os formulários privados?

Gestão de formulários privados no Corfix

O que são formulários privados?

Os formulários privados proporcionam-lhe um maior controlo sobre quem pode aceder a informações confidenciais.

• Quando um formulário é marcado como «Privado» ao nível do modelo, apenas as seguintes pessoas podem visualizá-lo:

  • O criador do formulário

  • Os signatários do formulário

  • Utilizadores com a permissão de acesso de administrador.

  • Utilizadores que tenham ativada a permissão de função «Pode visualizar todos os formulários privados»

Isto garante que os formulários privados permaneçam restritos ao público-alvo adequado.

Ativar formulários privados num modelo

1. Aceda a «Modelos».

2. Abra o modelo de formulário que pretende tornar privado (por exemplo, «Relatório de Incidente»).

3. Selecione o botão «Mostrar opções».

4. Ative a opção «Tornar o formulário privado».

   • Todos os novos formulários criados a partir deste modelo passarão a ser privados por predefinição.

Controlo do acesso através de permissões de função

O acesso a formulários privados também pode ser gerido ao nível da função, através da permissão «Pode visualizar todos os formulários privados», disponível na secção «Visualizar formulários».

• Quando ativada: os utilizadores com esta função podem ver todos os formulários privados, independentemente de quem os criou ou assinou.

• Quando desativada: os utilizadores com esta função só podem ver os formulários privados que eles próprios criaram, aqueles em que são signatários ou se tiverem a função «Acesso de administrador» ativada.

Melhores práticas para a configuração

1. Analise as suas funções existentes em Funções → Ver Formulários.

2. Ative ou desative a opção «Pode visualizar todos os formulários privados»:

   • Desativada para funções gerais (para impedir um acesso generalizado).

   • Ativada apenas para funções em que os utilizadores necessitem de ver todos os formulários privados.

Exemplo: Restringir o acesso a um par específico

• Se apenas o(a) senhor(a) e um pequeno grupo devem ter acesso a todos os formulários privados:

  • Verifique se já existe uma função que inclua apenas este grupo.

    • Se sim → ative a opção «Pode visualizar todos os formulários privados» apenas para essa função.

    • Se não → duplique a função «Admin» — isto permite-lhe criar rapidamente a mesma função sem ter de começar do zero. Na função duplicada, ative a permissão e atribua-a apenas ao grupo específico de colaboradores que necessitam de acesso, renomeando a função conforme necessário.

  • Na função «Admin» original, desative a permissão para impedir a visibilidade desnecessária por parte de outras pessoas.

Resumo

• Nível do modelo: «Tornar o formulário privado» controla se os formulários criados a partir desse modelo são privados; os signatários do formulário e os administradores podem ver esses formulários.

• Nível de função: «Pode visualizar todos os formulários privados» controla quem pode ver esses formulários privados em toda a empresa. Mesmo que um utilizador tenha acesso de administrador, mas não possua a permissão «Pode visualizar todos os formulários privados», não verá o formulário.

Ao combinar estas duas definições, pode garantir que os dados confidenciais permaneçam visíveis apenas para as pessoas certas.