Como funcionam os formulários programados

Formulários Programados e Notificações Configuráveis

A funcionalidade «Formulários Programados» permite aos administradores otimizar a gestão de formulários, definindo prazos, atribuindo tarefas aos trabalhadores e automatizando lembretes. Isto garante que os formulários essenciais sejam preenchidos atempadamente, reduzindo a carga administrativa e melhorando a conformidade.

Principais vantagens

Envio atempado – Os trabalhadores são notificados automaticamente sobre prazos e lembretes.
Agendamento flexível – Configure formulários recorrentes diariamente, semanalmente ou mensalmente.
Redução do trabalho manual – Automatiza as notificações, o acompanhamento de prazos e as atribuições recorrentes.
Maior conformidade – Mantém os colaboradores responsáveis e os administradores informados.

Visão geral dos formulários agendados

Os formulários agendados permitem aos administradores configurar quando e como os formulários devem ser preenchidos.

O que pode configurar:

Modelo (obrigatório): Escolha entre os modelos de formulário existentes.
Data e hora de vencimento (obrigatório): O prazo para preencher e assinar o formulário.
Colaborador (opcional): Atribua um colaborador. Se não souber quem é, deixe em branco e atribua mais tarde.
Projeto (opcional): Associe a um projeto ou deixe que o colaborador escolha ao preencher o formulário.
Recorrência: Escolha entre agendamentos diários, semanais ou mensais.

Gestão de formulários agendados

Página de lista

Clique em «Formulários agendados» para visualizar todos os itens agendados. A lista apresenta:

Modelo – Nome do modelo do formulário.
Prazo – Data e hora de vencimento.
Trabalhador – Trabalhador atribuído (ou em branco, caso ainda não tenha sido atribuído).
Projeto – Projeto associado (opcional).
Recorrência – Tipo de agendamento.
Ações – Editar, duplicar ou eliminar a programação.

Adicionar um novo formulário agendado

Clique em «Adicionar» no canto superior direito.
Preencha a janela modal «Adicionar novo formulário agendado»:
- Selecione um modelo.
- Defina a data e a hora de vencimento.
- Adicione notificações opcionais «antes» e «depois».
- Atribua um colaborador (opcional).
- Associe um projeto (opcional).
- Configure a recorrência (diária, semanal, mensal por data/dia).

Opções de recorrência

Ao configurar um formulário agendado, os administradores podem definir a frequência com que o formulário deve ser repetido. Em vez disso, pode escolher entre as seguintes opções de recorrência:

Diária – Selecione um ou mais dias da semana para que o formulário se repita.
Semanal – Programe o formulário para se repetir todas as semanas no mesmo dia da semana e à mesma hora.
Mensal (por data) – O formulário repete-se todos os meses na mesma data do calendário (por exemplo, no dia 15 de cada mês).
Mensalmente (por dia) – O formulário repete-se todos os meses na mesma semana e no mesmo dia da semana (por exemplo, na primeira segunda-feira de cada mês).

Esta programação flexível garante que os formulários sejam gerados automaticamente de forma recorrente, ajudando os colaboradores a manterem-se em dia e assegurando a conformidade sem a necessidade de configuração manual em cada ocasião.

Como funciona

Gestão do estado

Se o prazo for hoje, o formulário aparece no Painel de Controlo com o estado «Agendado».
Se o prazo for no futuro, permanece oculto até à data de vencimento.
A cada 15 minutos, o sistema verifica os formulários agendados, atualiza os estados e gera formulários «Pendentes» quando estes vencem.

Notificações

Antes da data de vencimento: São enviados lembretes nas horas configuradas antes do prazo.
Após a data de vencimento: São enviados alertas caso o formulário ainda esteja incompleto.
Alteração de estado: São enviadas notificações quando um formulário passa a estar «Pendente».

Lógica de omissão de formulários

Os formulários agendados incluem uma lógica integrada para evitar a duplicação de trabalho.

Se um colaborador preencher um formulário dentro do prazo exigido, o sistema omitirá a geração do próximo formulário agendado.
Exemplo: Um formulário mensal está agendado para 17 de setembro. Se o colaborador preencher o formulário antecipadamente, a 27 de agosto, a instância de 17 de setembro será ignorada, uma vez que pelo menos um modelo foi preenchido durante o ciclo mensal.

Isto garante que os formulários não sejam duplicados desnecessariamente, mantendo simultaneamente a conformidade com o período de recorrência pretendido.

Eliminação de formulários agendados

Eliminar modelo: remove os formulários agendados associados ao modelo. Os formulários existentes já preenchidos, pendentes ou em rascunho permanecem.
Eliminar formulário agendado/recorrente: Interrompe as recorrências futuras, mas os formulários existentes continuam acessíveis.

Experiência móvel

Na aplicação móvel, os colaboradores podem:

Aceder aos modelos agendados a partir do painel de controlo.
Abrir notificações para preencher formulários.
Toque no botão «+» para criar um novo formulário (se as permissões o permitirem).

Fluxo de trabalho:

Abrir o formulário agendado a partir do Painel de Controlo ou de uma notificação.
Preencha os campos obrigatórios.
Assine e envie.

Exemplo: Formulário recorrente

Um formulário está agendado para 1 de janeiro de 2025, com recorrência semanal.
A 8 de janeiro de 2025, o sistema gera um novo formulário pendente e atualiza automaticamente a data de vencimento.
Se um colaborador já tivesse enviado o formulário na semana anterior, a nova instância seria ignorada.

Dica: Utilize as Notificações Configuráveis para manter os colaboradores informados antes e depois dos prazos, garantindo que nenhum formulário seja esquecido.