Como integrar o Corfix Payroll com o seu software de contabilidade. (Xero e QuickBooks Online)

O que irá conseguir

• Ligar o Corfix Payroll ao seu sistema de contabilidade (QuickBooks Online ou Xero)
• Importe o seu plano de contas como códigos contabilísticos (códigos GL)
• Mapeie os itens da folha de pagamentos utilizando predefinições e alternativas
• Exportar folhas de pagamento liquidadas para o seu livro-razão como dois lançamentos contábeis (lançamento de acumulação e lançamento de pagamento)
• Reconciliar, elaborar relatórios e resolver problemas com confiança

Antes de começar

• Certifique-se de que dispõe de um plano de contas ativo em algum local

Terminologia

• Códigos contabilísticos = contas do Razão nas quais efetua os lançamentos
• Predefinição = um mapeamento guardado para um tipo de item de folha de pagamentos. Mais informações sobre predefinições aqui
• Mapeamento de recurso = um mapeamento predefinido utilizado quando não existe nenhuma predefinição

Passo 1 — Ligue o seu sistema de contabilidade

1. No Componente Corfix, aceda a Definições (três barras horizontais) → Definições Empresariais → Integrações
2. Escolha o QuickBooks Online ou o Xero e clique em «Ligar»
3. Inicie sessão e autorize o acesso
4. Voltará ao Corfix Payroll com a sua plataforma de contabilidade ligada com sucesso

Passo 2 — Importe o seu plano de contas

• Clique em «Importar Contas» para obter as suas contas mais recentes
• As contas são armazenadas por ID do prestador de serviços para manter os mapeamentos estáveis, mesmo que os números dos códigos sejam alterados
• Caso tenha efetuado alterações no seu sistema de contabilidade, pode reimportar a qualquer momento

Passo 3 — Defina as contas de base necessárias (uma única vez)

• Depois de importar as suas contas, terá primeiro de mapear a sua «Conta bancária» e a «Folha de pagamentos líquida a pagar»
• Conta bancária: a conta de caixa utilizada para os pagamentos da folha de pagamentos
• Salário líquido a pagar: a conta de passivo utilizada para registar o salário líquido e as retenções até ao momento do pagamento

Passo 4 — Mapeie os seus itens de folha de pagamentos

Deve, em seguida, mapear as restantes contas importadas para os itens de salários no Corfix Payroll. Estes podem ser mapeados utilizando:

• Predefinições: ao criar predefinições, associe itens específicos da folha de pagamentos a contas de Despesas e Passivos importadas

  • por exemplo: Subsídio de telemóvel mapeado para Despesa de telemóvel da Bell - 7128
  • As predefinições de retenções legais são geradas automaticamente para cada subtipo de trabalhador e empregador, incluindo o WCB específico de cada província e o HSF do Québec, quando aplicável
  • As predefinições que editar afetam as futuras folhas de pagamento; as folhas de pagamento aprovadas mantêm os seus mapeamentos existentes

• Opções alternativas: mapeamentos predefinidos aplicados quando o item de linha não possui um código contabilístico específico proveniente de uma predefinição

• A definição desta opção garante que todos os itens de linha sejam registados nos lançamentos contábeis
• Útil para itens que não têm origem numa predefinição, como horas extraordinárias, remuneração de feriados oficiais, remuneração de férias, etc.
• Exemplo: se um rendimento por horas extraordinárias não tiver um código de despesa definido associado, será mapeado por defeito para «Despesa com Horas Extraordinárias - 3310»

Abordagem recomendada:

• Crie predefinições sempre que necessitar de detalhes nos relatórios

• Defina opções de recurso gerais para categorias de rendimentos, como salário, remunerações e bónus, para evitar lacunas nos relatórios de lançamentos contábeis

Regra prática de validação:

• Cada item deve ser atribuído a uma predefinição ou a um valor de recurso antes da exportação

Passo 5 — Teste com um ciclo de pagamentos de amostra

• Execute um processamento salarial de teste (de preferência no ambiente de teste)
• Corrija quaisquer categorias não mapeadas assinaladas no Corfix Payroll antes da exportação
• Analise os totais por conta e quaisquer dimensões que utilize (departamentos, projetos)

Passo 6 — Exporte um processamento salarial

• Aprove o processamento salarial
• Clique em «Exportar para o QuickBooks» ou «Xero»
• Abra o seu sistema de contabilidade e verifique os lançamentos

Importante

• A exportação está disponível apenas para folhas de pagamento pagas, não para rascunhos ou aprovações não pagas

O que é criado:

• Dois lançamentos contábeis por ciclo de processamento salarial:

  • Registo da folha de pagamentos: debita os salários e as despesas do empregador, credita as retenções legais e o montante líquido da folha de pagamentos a pagar

  • Pagamento da folha de pagamentos: compensa a folha de pagamentos a pagar ao banco quando o pagamento é registado

Detalhes da rubrica

• As deduções legais são lançadas em linhas separadas, mesmo que estejam mapeadas para a mesma conta, de modo a preservar os detalhes

Reconciliação e relatórios

• Compare o diário «Pagar Folha de Pagamentos» com a sua transação bancária
• Compare os totais do diário «Registar salários» com o seu ciclo de pagamentos
• Se utilizar departamentos ou projetos, verifique se estes aparecem conforme o esperado no seu livro-razão
• O Relatório de Lançamentos Contabilísticos (JER) no Corfix Payroll respeita as predefinições e as opções alternativas para a elaboração de relatórios

Resolução de problemas

• Erro: «Todas as predefinições devem ter códigos contabilísticos antes da exportação»
  • Certifique-se de que cada predefinição empresarial utilizada no processamento salarial tenha selecionadas tanto uma conta de despesas como uma conta de passivo
• Falta de mapeamento na exportação
  • Adicione uma predefinição ou uma opção alternativa para a categoria assinalada e, em seguida, volte a exportar
• Utilização de conta incorreta
  • Atualize a predefinição, reverta ou anule o lançamento no seu sistema de contabilidade e, em seguida, reexporte
• Lançamentos duplicados
  • Anule o lançamento duplicado no seu sistema de contabilidade e exporte uma única vez
• Problemas de ligação
  • Volte a estabelecer a ligação em «Definições» e volte a importar as contas