Como posso fazer com que informações específicas dos formulários apareçam nos meus relatórios?

Visão geral e explicação

Quando cria ou preenche um formulário, poderá esperar que todas as informações apareçam automaticamente nos seus relatórios finais. No entanto, para manter os seus relatórios organizados e de fácil leitura, apenas os campos que «marcar» especificamente para inclusão nos relatórios serão incluídos. Pense nisso como um sistema de arquivo: embora possa escrever muitas notas numa página, apenas as linhas específicas que destacar serão incluídas no seu livro-razão de resumo.

Limitações importantes

Antes de começar, tenha em atenção as seguintes regras relativas aos dados:

Quem o preencheu? Atualmente, a geração de relatórios é suportada principalmente para informações introduzidas pelo Criador (a pessoa que inicia o formulário).
Formulários de preenchimento duplo: Se o seu formulário estiver definido para ser «Preenchido por ambos», só poderá extrair dados para relatórios da secção «Criador» (a parte superior do criador de formulários).
Formulários de Entrada/Saída e de Signatário: Os dados introduzidos na secção «Criador» dos formulários de Entrada/Saída e nos campos dos formulários «Preenchido pelo Signatário» são totalmente suportados.
Entradas adicionais: As informações adicionadas através das funcionalidades «Entradas adicionais» não são, de momento, suportadas para a criação de relatórios.

Trabalhar com grelhas de dados

Se o seu formulário utilizar uma grelha de dados (uma tabela dentro do formulário), isso cria uma coleção separada de informações. Embora estes campos sejam suportados:

aparecerão como uma tabela de dados separada.
No gerador de relatórios «Dados do Formulário», irá ver um menu suspenso adicional específico para selecionar quais as colunas dessa grelha que pretende apresentar.

Faltam dados?

Se estiver a gerar um relatório e notar que faltam campos específicos, isso deve-se ao facto de esses campos não terem sido marcados como «Reportáveis». Deve ativar manualmente esta configuração para cada campo individual que pretenda ver na sua exportação final.

Como funciona (passo a passo)

Se verificar que certos detalhes — como nomes, datas ou respostas específicas — estão em falta no seu relatório de Dados do Formulário, siga estes passos para os ativar:

Abra o seu modelo de formulário: aceda ao formulário específico com o qual está a trabalhar.
Edite o campo: passe o cursor do rato sobre a pergunta específica ou a caixa de dados que pretende ver no seu relatório. Clique no ícone de engrenagem que aparece para abrir as definições desse campo.
Ative a geração de relatórios: Na janela que se abre, desça até ao final da página.
Marque «Reportável»: localize a caixa de seleção intitulada «Reportável» e selecione-a.
Guarde as suas alterações: Clique no botão «Guardar» para fechar a janela.
Atualize o seu relatório: Depois de ter atualizado todos os campos necessários, volte atrás e recrie ou atualize o seu relatório. As novas colunas aparecerão agora com os seus dados.

Nota: Terá de repetir estes passos para cada campo individual que pretenda que apareça no seu relatório.

Casos de utilização e vantagens

Limpeza personalizada: Evita que os seus relatórios fiquem sobrecarregados com «texto explicativo» ou detalhes menores que não precisa realmente de acompanhar.
Análise direcionada: Permite-lhe extrair apenas os dados mais importantes (como «Custo total» ou «Categoria do problema») para uma análise rápida.
Preparação para auditoria: Garante que as informações de conformidade exigidas sejam sempre exportadas e estejam prontas para revisão externa.