Importação de fichas de ponto do Corfix para o Sage 50 (Edição Canadiana)

Um guia passo a passo para os clientes do Corfix

Este guia explica-lhe, passo a passo, como transferir o tempo aprovado do Corfix para o Sage 50. Também lhe mostra como corrigir uma importação caso algo não esteja correto e esclarece as questões que nos são colocadas com mais frequência.

O que necessita antes de começar

Os seus colaboradores e projetos já devem estar configurados no Sage 50. Durante a importação, o Sage tentará associar cada colaborador e projeto a um registo existente, podendo criar novos registos, se necessário.
Alguns minutos. A importação de um único período de pagamento para uma equipa demora bem menos de dez minutos, depois de ter feito o processo algumas vezes.

Visão geral

Todo o processo decorre em duas etapas: obter um ficheiro limpo do Corfix e, em seguida, seguir o assistente de importação no Sage 50. Aqui está o fluxo de trabalho num resumo.

Revise e aprove os seus cartões de ponto no Corfix.

Exporte-as como um ficheiro CSV do Sage 50.

Abra o Assistente de Importação de Folhas de Presença no Sage 50 e selecione esse ficheiro.

Confirme o formato dos dados, mapeie as colunas e faça a correspondência dos registos.

Conclua o processo e, em seguida, transfira as horas importadas para os recibos de vencimento.

Por que razão a aprovação é importante

O Corfix exporta apenas fichas de ponto aprovadas. Qualquer registo que ainda se encontre no estado «Pendente» é excluído do ficheiro, pelo que nunca chega ao Sage. A aprovação prévia evita-lhe uma importação incompleta.

Importe cada período de pagamento apenas uma vez

Neste momento, importar os mesmos dados de tempo para o Sage mais do que uma vez duplicará as horas. Exporte e importe cada período de pagamento uma única vez. Se precisar de corrigir algo após a importação, efetue a alteração diretamente no Sage, em vez de reimportar o período. Consulte «Corrigir um erro» caso precise de reverter uma importação incorreta.

Passo 1: Reveja e aprove os seus cartões de ponto no Corfix

No Corfix, aceda a «Registo de Horas» e abra a vista dos seus cartões de ponto. Utilize os filtros na parte superior («Trabalhador», «Estado», «Código de Custo», «Grupo» e o intervalo de datas) para restringir a pesquisa ao período de pagamento em que está a trabalhar e, em seguida, clique em «Pesquisar».

Verifique as horas nas colunas «Reg», «Excedentes», «Duplas» e «Almoço». Quando tudo estiver correto, assinale os cartões de ponto pretendidos e clique em «Aprovar». Os cartões aprovados passam do estado «Pendente» para «Aprovado».

A visualização «Cartões de ponto do escritório» no Corfix. Aprove os cartões antes de os exportar; a linha «Total de horas» apresenta os totais de horas normais e extraordinárias para o período.

Passo 2: Exportar os seus cartões de ponto do Corfix

Clique em «Exportar» para abrir a janela «Exportar Fichas de Ponto» e, em seguida, preencha-a:

A janela «Exportar cartões de ponto» no Corfix.

Campo	O que fazer
Intervalo de datas	Selecione uma predefinição como «Este período» ou escolha o seu próprio intervalo.
Data de início / Data de fim	Obrigatório. Estas datas definem o período de tempo abrangido pelo ficheiro.
Projeto	Opcional. Deixe em branco para incluir tudo, ou selecione um projeto (por exemplo, «Office») para exportar apenas esse.
Trabalhador	Opcional. Deixe em branco para toda a equipa ou selecione um colaborador.
Códigos de custo	Opcional. Filtre por códigos de custo específicos, se necessário.
Tipo de exportação	Obrigatório. Selecione «Sage 50Cloud Canada CSV». Este é o formato esperado pelo Sage 50.

Quando estiver pronto, clique em «Exportar cartões de ponto». O ficheiro é descarregado para o seu computador, normalmente para a pasta «Transferências». Irá precisar desse ficheiro daqui a pouco.

Atenção: cartões de ponto não aprovados

Se algum cartão de horas no seu intervalo de datas ainda não estiver aprovado, o Corfix exibe a seguinte mensagem: «Existem cartões de horas não aprovados neste intervalo de tempo. Estes serão omitidos da exportação. Por favor, aprove-os antes de exportar.»

Se vir esta mensagem e esperava essas horas, volte atrás, aprove-as e exporte novamente.

Passo 3: Abra o Assistente de Importação de Folhas de Presença no Sage 50

Mude para o Sage 50 e aceda a «Colaboradores e Folha de Pagamentos». Abra o Assistente de Importação de Folhas de Presença. Este assistente funciona em cinco passos: Introdução, Selecionar Ficheiro, Formato de Dados, Importar e Concluir.

O assistente abre-se no ecrã de Introdução e apresenta as cinco etapas na parte esquerda.

O ecrã de Introdução explica o que o assistente faz. Durante a importação, irá mapear cada coluna da folha de horas para uma coluna do Sage 50, associar os seus colaboradores, associar os tipos de rendimento e associar os locais de trabalho. O assistente pode criar novos colaboradores, rendimentos e locais de trabalho no Sage 50, se for necessário. Leia as instruções e, em seguida, clique em «Seguinte».

Passo 4: Selecione o seu ficheiro

Na etapa «Selecionar ficheiro», clique em «Procurar» e localize o ficheiro CSV que acabou de exportar do Corfix (verifique a sua pasta «Transferências»). Também pode adicionar aqui uma etiqueta de referência para o ajudar a reconhecer esta importação posteriormente.

Navegue até ao ficheiro CSV exportado do Corfix. O assistente apresenta uma ligação para o ficheiro «TemplateTimesheet.csv», caso pretenda ver o formato esperado.

Existe uma ligação para o ficheiro «TemplateTimesheet.csv» neste ecrã, caso pretenda comparar o formato. Uma vez que exportou do Corfix no formato do Sage 50, o ficheiro já está alinhado, pelo que, normalmente, não irá precisar dessa ligação. Clique em «Seguinte».

Passo 5: Confirmar o formato dos dados

A etapa «Formato dos dados» indica ao Sage como o ficheiro está estruturado. Para uma exportação do Corfix para o Sage 50, as predefinições estão corretas, pelo que, na maioria dos casos, basta confirmá-las e avançar:

Separador: A vírgula separa cada campo.
Formato de data: aaaa-MM-dd
Formato de hora: hhhh:mm

A etapa «Formato dos dados». Mantenha as predefinições, a menos que tenha um motivo para as alterar, e, em seguida, clique em «Seguinte».

Passo 6: Mapeie as suas colunas e associe os seus registos

Na etapa «Importação», clique no botão «Mapeia colunas». É aqui que deve alinhar cada coluna do seu ficheiro com o campo correspondente no Sage 50 e onde o Sage verifica se consegue estabelecer a correspondência entre os seus colaboradores, tipos de rendimento e locais de trabalho.

A etapa «Importação» apresenta um resumo atualizado do que já foi correspondido e do que ainda requer atenção.

À medida que avança, o Sage apresenta um «Resumo» com marcas verdes para os elementos que foram corretamente correspondidos e avisos em âmbar para os que necessitam de revisão. Os três aspetos a ter em atenção são:

Colaboradores: cada colaborador no ficheiro é associado a um colaborador do Sage 50.
Tipos de rendimento: cada rendimento do ficheiro é associado a um rendimento do Sage 50. O rendimento provém da taxa de remuneração que um trabalhador seleciona ao registar a sua entrada. Associe «Regular» à sua receita regular e, se o ficheiro incluir horas extraordinárias, associe «Horas extraordinárias» à sua receita de horas extraordinárias também; em seguida, clique em «Guardar». Se uma receita ficar por associar, o Sage solicitará que a associe antes de importar essas horas.
Locais de trabalho: cada «Projeto» é associado a um local de trabalho do Sage 50.

Correspondência de um tipo de rendimento importado ao seu equivalente no Sage 50 (neste caso, «Regular»).

Se um projeto não estiver associado

O Sage avisa: «Os locais de trabalho não mapeados não serão guardados com a linha da folha de ponto.»

As horas continuam a ser importadas, mas não serão associadas a esse local de trabalho. Se controlar os custos por local de trabalho, utilize a opção «Corrigir mapeamento» para efetuar a correspondência antes de concluir.

Passo 7: Conclua e, em seguida, adicione o tempo a pagar

Assim que a correspondência estiver concluída, avance para a etapa «Concluir». O Sage confirma que a importação foi bem-sucedida.

O ecrã «Concluir» confirma que a folha de ponto foi importada.

O tempo importado encontra-se agora registado como folhas de ponto no Sage 50. Para efetuar o pagamento, aceda a «Folha de Pagamentos» → «Folhas de Ponto» → «Pagar ao colaborador a partir das folhas de ponto» e selecione o colaborador. Também pode utilizar a opção «Adicionar tempo a partir de folhas de tempo e registos de horas» dentro de um cheque de salário ou de uma «Execução de cheques de folha de pagamentos». Seja de que forma for, o Sage transfere as horas importadas diretamente para o cheque, pelo que não terá de voltar a introduzir nada.

Corrigir um erro: eliminar um registo de horas importado

Se importar o ficheiro errado, pode remover os registos de horas importados e importar um ficheiro corrigido.

Leia isto antes de voltar a importar

A importação de um período de pagamento que já se encontra no Sage irá adicionar as horas ao que já lá está, pelo que os totais duplicam. Para uma correção de pequena dimensão, a medida mais segura é editar o tempo diretamente no Sage e evitar a reimportação. Só deve reimportar depois de ter removido primeiro todos os registos importados desse período, seguindo os passos abaixo.

Faça primeiro uma cópia de segurança

Antes de eliminar qualquer coisa, faça uma cópia de segurança dos seus dados do Sage 50. Dessa forma, poderá sempre reverter a ação caso elimine o que não devia.

Faça uma cópia de segurança dos seus dados do Sage 50.

Aceda a «Empregados e Folha de Pagamentos» e, em seguida, abra «Folhas de Tempo».

Clique em «Pesquisar Folha de Presença» (Find Time Slip), procure a folha que pretende eliminar e clique em «OK» para a abrir.

Clique em «Remover Folha de Presença» para a eliminar.

Repita o procedimento para quaisquer outras folhas que precise de eliminar.

Assim que todas as folhas desse período tiverem sido eliminadas, volte ao Corfix, certifique-se de que os cartões de ponto estão corretos e aprovados, exporte um novo ficheiro CSV do Sage 50 e execute novamente o Assistente de Importação de Folhas de Ponto a partir do Passo 3. O Sage não aceitará o mesmo ficheiro duas vezes, pelo que deverá atribuir-lhe uma nova «Referência» quando lhe for solicitado.

Mais uma coisa

Se estiver a tentar remover um colaborador, o Sage não o permitirá até que todas as folhas de ponto desse colaborador tenham sido eliminadas primeiro.

É bom saber (e a pergunta que mais ouvimos)
Por que razão as minhas horas parecem diferentes no Sage e no Corfix?

Esta é a questão principal, e não se trata de um erro. Os dois sistemas apresentam o tempo de forma diferente.

O Corfix utiliza um relógio padrão de 60 minutos, pelo que vê horas e minutos, como 8:34.
O Sage 50 apresenta o tempo em decimais, como uma percentagem de uma hora. Esta é a forma normal como os sistemas de processamento salarial apresentam o tempo, para que os cálculos sejam precisos.

Para converter, divida os minutos por 60. O tempo total pago é exatamente o mesmo; apenas a forma como é apresentado muda. Por exemplo:

No Corfix (h:mm)	O cálculo	No Sage (decimal)
8:34	34 ÷ 60 = 0,57	8,57
11:14	14 ÷ 60 = 0,23	11,23

Assim, 8 horas e 34 minutos no Corfix correspondem a 8,57 no Sage. Trata-se do mesmo período de tempo, e o Sage paga o montante correto por esse período.

Como funciona o horário extraordinário

O Corfix transfere as horas para a categoria de horas extraordinárias assim que um trabalhador ultrapassa o limiar de horas extraordinárias definido para a sua empresa. As horas até ao limiar permanecem na categoria «Reg» (regular); as horas que o ultrapassam passam automaticamente para a categoria «Over» (horas extraordinárias).

Transferir horas extraordinárias para o período regular

Se o Corfix classificar horas como horas extraordinárias, mas precisar que sejam pagas como horas normais para um cartão específico, pode transferi-las manualmente para a categoria «Reg» no Corfix antes de exportar.

As horas extraordinárias têm o seu próprio tipo de rendimento, pelo que são importadas para a rubrica de rendimentos de horas extraordinárias do Sage, mantidas separadas das horas normais. Tal como todas as horas, são convertidas para valores decimais durante a importação.

O tempo registado a meio de um turno não é arredondado de acordo com as suas definições no Corfix, pelo que o valor das horas extraordinárias pode apresentar minutos que parecem estranhos. Se o total de horas extraordinárias parecer incorreto entre os dois sistemas, a conversão decimal é quase sempre a razão, em vez de um erro de cálculo. Efetue a verificação dos minutos divididos por 60 e os números deverão coincidir.

Remuneração de feriados

O Corfix ainda não dispõe de uma categoria separada para feriados, pelo que as horas de feriado não são separadas das horas normais da mesma forma que as horas extraordinárias. Por enquanto, introduza o pagamento de feriados diretamente no Sage.

Respostas rápidas

Importe cada período de pagamento uma única vez. A reimportação do mesmo período duplica as horas; por isso, corrija os pequenos erros diretamente no Sage.
As horas extraordinárias seguem as regras da sua empresa e são importadas para a rubrica de rendimentos por horas extraordinárias do Sage. Mapeie os rendimentos por horas extraordinárias durante a importação; caso contrário, o Sage irá solicitar-lhe que o faça.
Apenas os cartões de ponto aprovados são exportados. Os cartões pendentes são ignorados; por isso, aprove-os antes de exportar.
O tipo de exportação deve ser «Sage 50Cloud Canada CSV». Esse é o formato que o assistente lê.
Os locais de trabalho não associados continuam a importar as horas, mas não as associam ao local de trabalho. Associe-as se o seu cálculo de custos for feito por local de trabalho.
O tempo importado transforma-se em folhas de ponto, que poderá depois adicionar a um cheque de vencimento ou a uma execução de folha de pagamento.

Lista de verificação rápida

Aprove os cartões de ponto no Corfix relativos ao seu período de pagamento.
Exporte como «Sage 50Cloud Canada CSV» (tome nota do local onde o ficheiro é descarregado).
No Sage 50, abra o Assistente de Importação de Folhas de Presença em «Colaboradores e Folha de Pagamento».
Selecione o ficheiro CSV; confirme as predefinições do formato de dados.
Mapeie as colunas e associe os colaboradores, os tipos de rendimento e os locais de trabalho.
Conclua o processo e, em seguida, adicione as horas a um recibo de vencimento ou a uma execução de processamento de salários.
Importe cada período de pagamento apenas uma vez (a reimportação duplica as horas).
Lembre-se: as horas decimais no Sage correspondem ao formato h:mm no Corfix.

Ainda tem dúvidas? Contacte o seu representante da Corfix e iremos orientá-lo passo a passo.