Como devo configurar o componente «Tarefas» para atribuir automaticamente tarefas a partir de um formulário?

Antes de começar

Crie primeiro as suas perguntas. O componente «Tarefas» só pode referir-se a perguntas que já existam no seu modelo; por isso, termine de criar o seu formulário antes de o adicionar.

Nunca crie diretamente num modelo ativo. Se o modelo já estiver a ser utilizado no terreno, faça primeiro uma cópia. Crie e teste as suas automatizações na cópia; em seguida, transfira a configuração finalizada para o modelo ativo e elimine a cópia.

A pessoa a quem atribuir a tarefa necessita de uma conta Corfix. As tarefas só podem ser atribuídas a pessoas que existam na sua conta Corfix.

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Visão geral e explicação

A maioria das inspeções e listas de verificação termina da mesma forma: alguém identifica um problema, regista-o e, em seguida, tem de se lembrar de informar outra pessoa sobre o mesmo. É nessa passagem de informações que as coisas se perdem.

O componente «Tarefas» colmata essa lacuna. Este integra-se no seu modelo e fica atento a respostas específicas. Quando um colaborador fornece uma dessas respostas, o Corfix cria instantaneamente uma tarefa, preenche todos os detalhes que definiu previamente e atribui-a à pessoa que precisa de agir em conformidade. Sem telefonemas, sem e-mails de acompanhamento, sem ter de esperar até ao final do turno.

Pense nisso como uma regra que define uma vez: «Se alguém alguma vez responder a esta pergunta desta forma, envie este pedido de trabalho exato a esta pessoa exata.»

Todos os campos existentes numa Tarefa podem agora ser pré-configurados diretamente no componente, para que a Tarefa criada esteja completa e pronta a ser executada no momento em que aparece. Isso inclui o nome, a prioridade, o tipo, a descrição, as notas, a data de vencimento, os Formulários de Resolução e a quem se destina.

O que o componente «Tarefas» pode ler

O componente «Tarefas» pode ser acionado pelos seguintes tipos de perguntas:

1. Lista de verificação
2. Menu suspenso (os menus suspensos «Projeto» e «Colaborador» não são suportados)
3. Botões de opção
4. Caixas de seleção

Duas regras de posicionamento a ter em conta:

• O componente «Tarefas» não é suportado dentro de um componente «Tabela».
• Se o seu modelo utilizar grelhas de dados ou grelhas de edição, deverá colocar um componente «Tarefas» dentro de cada grelha. Um único componente na parte inferior do modelo não abrangerá as perguntas que se encontram dentro de uma grelha.

Como funciona

Passo 1: Crie os seus tipos de tarefa

Os tipos de tarefa permitem-lhe ordenar e gerar relatórios sobre as suas tarefas posteriormente, sendo este campo obrigatório. O Corfix disponibiliza-lhe, por predefinição, os tipos «Correctivo», «Preventivo» e «Tarefa», podendo adicionar quantos desejar.

1. Selecione «Tarefas» no menu à esquerda.
2. Clique no botão «Tipos de tarefas».
3. Crie e faça a gestão dos seus tipos neste ecrã.

No caso de um programa de manutenção de equipamentos, tipos como «Reparação», «Fora de serviço» ou «Mecânica» tornam os seus relatórios muito mais fáceis de ler posteriormente. Encontrará todos os detalhes em «Como posso criar tipos de tarefa?».

Passo 2: Adicione o componente «Tarefas» ao seu modelo

1. Abra o modelo que pretende automatizar.
2. Desça até ao final das suas perguntas.
3. Arraste e solte o componente «Tarefas» por baixo delas. O painel de definições abre-se automaticamente, e é aqui que se encontram todas as suas regras.

Passo 3: Crie a sua primeira regra

Cada regra é composta por três secções, apresentadas na Captura de Ecrã 1: «Desencadeador», «Propriedades da Tarefa» e «Atribuir a». Necessita de uma regra por cada pergunta que pretenda automatizar.

O «Desencadeador» determina quando a «Tarefa» é criada:

As Propriedades da Tarefa determinam o aspeto da Tarefa:

A opção «Atribuir a» determina quem fica responsável pela tarefa:

Clique em «Guardar» quando a regra estiver concluída.

Passo 4: Adicione as restantes regras

Clique em «+ Adicionar outra» na parte inferior do painel para criar a regra seguinte. Repita este processo até que cada questão que pretenda automatizar tenha a sua própria regra.

Passo 5: Guarde e, em seguida, teste antes de anunciar a alteração

Clique em «Guardar» no modelo e, em seguida, preencha o formulário você mesmo e acione cada regra propositadamente. Confirme se a tarefa aparece, se os detalhes estão corretos e se é atribuída à pessoa certa. Só anuncie a alteração às suas equipas depois de ter verificado que funciona do início ao fim.

Como o seu responsável é notificado

As notificações são controladas pelas preferências de cada pessoa, e não pela regra que criar.

• Por predefinição, o responsável recebe uma notificação push na aplicação móvel Corfix. Para equipas no terreno e mecânicos que tenham um telemóvel consigo, esta é a forma mais rápida e não requer qualquer configuração.
• As notificações por e-mail também estão disponíveis para quem preferir ser alertado dessa forma ou para quem trabalha principalmente a partir de um escritório.

Uma vez que se trata de uma configuração individual por utilizador, vale a pena confirmar com as pessoas a quem está a atribuir tarefas se as suas preferências estão definidas da forma que esperam. Um mecânico que tenha as notificações push desativadas continuará a receber a tarefa no Corfix, mas não será alertado no momento em que esta for criada.

Exemplo prático: uma falha na inspeção de equipamento que se resolve por si própria

Eis o ciclo completo de uma inspeção diária de empilhadores, desde uma verificação com falha até à autorização da máquina para regressar à produção.

1. Defina a regra uma única vez. No seu modelo de «Inspeção Pré-Utilização de Empilhadores», o operador responde a uma pergunta com caixas de seleção: «Sistema hidráulico, existem fugas ou danos?» Adicione um componente «Tarefas» e crie esta regra:

• Componente: Sistema hidráulico
• Tipo de gatilho: Valor
• Valor do gatilho: Falha
• Nome: Reparação necessária: Sistema hidráulico da empilhadeira
• Prioridade: Elevada
• Tipo: Corretivo
• Descrição: Foi detetada uma avaria hidráulica durante a inspeção pré-utilização. A unidade foi colocada fora de serviço. Inspecione, repare e documente todo o trabalho realizado antes de colocar a unidade novamente em produção.
• Notas: Consulte o manual de manutenção do fabricante para obter as especificações de binário hidráulico. Não autorize o retorno da unidade ao serviço sem um registo de reparação preenchido.
• Formulários de resolução: Registo de reparação do equipamento, Verificação de regresso ao serviço
• Desvio da data de vencimento (dias): 0
• Atribuir a: o seu mecânico

2. O operador deteta uma fuga. Assinala «Falha» na questão relativa ao sistema hidráulico e submete a inspeção. Essa é a última ação que precisa de realizar.

3. O mecânico recebe uma notificação push. O Corfix alerta-o imediatamente na aplicação móvel. A tarefa já tem um nome, está definida como «Prioridade elevada», descrevida e com prazo para hoje. A partir da tarefa, o mecânico pode abrir o próprio formulário de inspeção com falha e ver exatamente o que o operador comunicou.

4. O mecânico aceita e realiza o trabalho. Altera o estado da tarefa para «Aceite», conclui a reparação e adiciona comentários à medida que avança.

5. A reparação é devidamente documentada. Como anexou dois formulários de resolução, o mecânico não pode encerrar a tarefa até que ambos sejam submetidos. O registo de reparação do equipamento regista as peças substituídas, as horas despendidas e as fotografias do sistema reparado. A verificação de regresso ao serviço confirma que a unidade foi testada e que é segura para voltar a funcionar.

6. A unidade volta à produção com um registo documentado. O técnico marca a tarefa como concluída. O Corfix associou agora a inspeção com falha, a tarefa, os comentários do técnico e ambos os formulários preenchidos num único caso.

O resultado: o operador efetuou uma única notificação, o técnico foi enviado sem necessidade de uma chamada telefónica e dispõe de um registo completo e exportável que comprova que a máquina foi retirada de serviço, reparada, documentada e devolvida. Para mais informações sobre os Formulários de Resolução, consulte «O que é um Formulário de Resolução?».

Gestão das suas tarefas

Assim que as tarefas começarem a surgir, existem vários locais onde pode acompanhá-las:

• A página «Tarefas» apresenta-lhe a lista completa de toda a empresa, com nome, estado e projeto. Consulte «Onde posso encontrar todas as tarefas?» e «Como posso encontrar rapidamente tarefas específicas?».
• A página «Detalhes do formulário» apresenta as tarefas geradas por esse envio específico, para que possa ver o problema e a resposta lado a lado.
• A secção «Projetos» apresenta as tarefas associadas a um determinado projeto.
• Os «Casos» agrupam o formulário e as respetivas tarefas num único registo. Ao descarregar um «Caso», obtém o formulário original em formato PDF, um PDF da(s) tarefa(s) incluindo comentários e dados, e um ficheiro de manifesto que explica a relação entre os documentos. É isto que deve entregar a um auditor. Consulte «O que é um Caso?»

Para executar uma tarefa a partir do Painel de Administração, abra-a, altere o estado para «Aceite» e, em seguida, repita o processo para a marcar como «Concluída». Os passos completos encontram-se em «Como concluo uma tarefa?».

Encontrará todos os detalhes sobre onde procurar em «Como gerir tarefas automatizadas?»

Casos de utilização e vantagens

1. Reparações de equipamento. Uma inspeção com resultado negativo numa empilhadora, escada, andaime ou veículo mobiliza imediatamente o seu mecânico, sendo necessário um registo de reparação antes de a unidade poder ser autorizada a circular.
2. Ações corretivas decorrentes de inspeções no local. Um risco identificado durante uma ronda no local de trabalho gera uma Tarefa Corretiva para o supervisor responsável, com uma data de vencimento já definida.
3. Ações preventivas. Um quase acidente comunicado num formulário de incidente desencadeia uma Tarefa Preventiva para rever o procedimento com a equipa.
4. Limpeza e deficiências. Questões menores são registadas como Tarefas de baixa prioridade, para que sejam acompanhadas e concluídas, em vez de serem esquecidas.
5. Escalamento de constatações graves. Uma resposta de gravidade elevada é encaminhada diretamente para a gestão, em vez de ficar num formulário que ninguém abre.

Em todos estes casos, o benefício é o mesmo: nada depende de alguém se lembrar de transmitir a mensagem, e fica com um registo comprovável de que identificou um problema e tomou medidas em relação ao mesmo.

Resolução de problemas