Que informações são registadas automaticamente nos meus formulários do Corfix?

Visão geral e explicação

Quando cria um formulário no Corfix, o sistema gera automaticamente um cabeçalho profissional para si. Este cabeçalho extrai dados diretamente das definições da sua conta, dos detalhes do projeto e do histórico do formulário.

Como o Corfix trata disto automaticamente, não precisa de adicionar campos para o nome da sua empresa, morada ou localização do projeto ao criar um modelo. Isto poupa tempo à pessoa que cria o modelo e garante que a pessoa que preenche o formulário no terreno não tenha de digitar informações que o sistema já conhece.

Veja aqui um formulário preenchido

Como funciona (passo a passo)

Todos os formulários gerados no Corfix incluem um cabeçalho padronizado que contém identificadores-chave. Pode ver estes elementos organizados na parte superior do seu documento:

• Identidade da empresa: o logótipo, a morada, o número de telefone e o site da sua empresa são extraídos das definições principais da sua conta e apresentados na parte superior. Como configurar a identidade da empresa.

• Identidade do formulário: O nome do modelo (por exemplo, «Lista de verificação de veículos») é apresentado de forma clara para que saiba exatamente qual o processo que está a ser documentado.

• Detalhes do projeto: O nome, o número e a morada do projeto são automaticamente associados com base no local onde o formulário foi iniciado.

• Acompanhamento do envio: O cabeçalho indica quem enviou originalmente o formulário e a hora exata em que este foi finalizado e enviado para assinatura.

• Controlo de versões: * N.º DOC (incremento do número de configuração do documento): Um identificador único do documento para arquivo.

  • Versão: Indica se o formulário é a versão original ou uma versão editada (por exemplo, V2).

  • Modificado por/em: Regista a última pessoa a editar o documento e a data em que o fez.

• Acompanhamento de ativos: Se o formulário estiver relacionado com equipamento, o nome do ativo e o número de série/VIN aparecerão automaticamente. Configurar a atribuição do formulário ao ativo

• Participantes digitais: Nos formulários em papel, provavelmente tinha uma secção na parte inferior destinada aos «Participantes» (comum nas reuniões de segurança). No Corfix, não é necessário incluir esta secção no modelo. A pessoa que envia o formulário («Enviado por») basta adicionar os signatários digitalmente. Estes participantes podem, em seguida, assinar utilizando o seu próprio dispositivo ou diretamente no dispositivo do seu supervisor.

Casos de utilização e vantagens

• Profissionalismo: Todos os formulários exportados ou enviados por e-mail a um cliente apresentam um aspeto consistente e incluem automaticamente a identidade visual oficial da sua empresa.

• Precisão: Uma vez que o sistema extrai a morada do projeto e o VIN diretamente da sua base de dados, não há risco de um utilizador digitar incorretamente um número de série ou o nome de uma rua.

• Preparação para auditorias: As etiquetas «Modificado por» e «Versão» fornecem um «registo escrito» claro para auditorias de segurança ou análises de conformidade.

• Eficiência: Os colaboradores no terreno poupam minutos em cada formulário, uma vez que não têm de introduzir manualmente «Oficina 123» ou o número de telefone da empresa sempre que realizam uma verificação.