Comment ajouter un type de modèle archivé aux formulaires

Présentation et explications

Au fil du temps, votre liste de formulaires peut se retrouver encombrée d’anciennes versions ou de modèles saisonniers dont vous n’avez plus besoin pour le moment. Pour vous aider à rester concentré, vous pouvez désormais leur attribuer le statut « Archivé ». Considérez cela comme le rangement d’anciens documents dans un classeur : ils sont toujours là si vous avez besoin de les consulter, mais ils ne encombrent plus votre bureau principal, ce qui vous permet de retrouver plus rapidement vos formulaires « Actifs ».

Fonctionnement

1. Accédez à votre liste de modèles : rendez-vous sur votre tableau de bord des formulaires, où vous gérez habituellement vos modèles.

2. Modifiez le statut : sélectionnez le modèle que vous souhaitez masquer et changez son statut de « Actif » à « Archivé ».

3. Masquage automatique : dès qu’un modèle est marqué comme « Archivé », il disparaît immédiatement de votre liste standard. Cela garantit également que personne ne pourra créer accidentellement un nouveau formulaire à partir de cet ancien modèle.

4. Affichage des éléments archivés : si vous avez besoin de consulter à nouveau un ancien modèle, il vous suffit de cliquer sur le bouton « Filtrer » de votre liste et de sélectionner la vue « Archivé » pour les faire réapparaître.

Cas d’utilisation et avantages

• Désencombrer votre interface : masquez les formulaires saisonniers (tels que les retours d’expérience sur les fêtes) le reste de l’année afin de garder votre vue quotidienne épurée.

• Contrôle des versions : archivez la « version 1 » d’un formulaire lorsque la « version 2 » est publiée, afin de garantir que votre équipe utilise uniquement le document le plus récent.

• Meilleure organisation : réduisez le temps passé à faire défiler de longues listes pour trouver le formulaire dont vous avez besoin à un moment donné.

• Prévention des erreurs : empêche le personnel de remplir par inadvertance des formulaires retirés ou obsolètes.