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¿Cómo se archiva una plantilla?

En este artículo se explica cómo archivar una plantilla para que no aparezca ante los trabajadores sobre el terreno.

Descripción general y explicación

Con el paso del tiempo, su lista de formularios puede llenarse de versiones antiguas o plantillas estacionales que ya no necesita en este momento. Para ayudarle a mantener la organización, ahora puede pasar estos formularios al estado «Archivado». Piense en ello como si guardara documentos antiguos en un archivador: siguen estando ahí si necesita consultarlos, pero ya no ocupan espacio en su escritorio principal, lo que le permite encontrar más rápidamente sus formularios «Activos».

Cómo funciona

  1. Localice su lista de plantillas: acceda a su panel de control de formularios, donde suele gestionar sus plantillas.

  2. Cambie el estado: seleccione la plantilla que desee ocultar y cambie su estado de «Activo» a «Archivado».

    • Nota: Todas sus plantillas actuales se han renombrado automáticamente como «Activas» para distinguirlas de las archivadas.

  3. Ocultación automática: una vez que una plantilla se marca como «Archivada», desaparecerá inmediatamente de su lista estándar. Esto también garantiza que nadie pueda crear accidentalmente un nuevo formulario utilizando esa plantilla antigua.

  4. Visualización de elementos archivados: Si en algún momento necesita volver a ver una plantilla antigua, simplemente haga clic en el botón «Filtro» de su lista y seleccione la vista «Archivados» para volver a mostrarlas.

Casos de uso y ventajas

  • Ordenar el desorden: Oculte los formularios estacionales (como las encuestas de vacaciones) durante el resto del año para mantener ordenada su vista diaria.

  • Control de versiones: archive la «Versión 1» de un formulario cuando se publique la «Versión 2», garantizando así que su equipo utilice únicamente el documento más actualizado.

  • Mejor organización: reduce el tiempo dedicado a desplazarse por largas listas para encontrar el formulario específico que necesita en ese momento.

  • Prevención de errores: Evita que el personal rellene accidentalmente formularios retirados u obsoletos.

Cambios de comportamiento: ¿Qué hay de nuevo?

Anteriormente, todas las plantillas figuraban en una única lista extensa, independientemente de si seguían en uso o no. Ahora, dispone de dos categorías diferenciadas:

  • Antigua forma: Tenía que etiquetar la plantilla como «Inactiva».

  • Nueva forma: Los formularios actuales se etiquetan como «Archivados». Ahora puede mover los formularios que no se utilizan a la categoría «Archivados» para ocultarlos, utilizando la nueva herramienta de filtrado para encontrarlos más adelante si fuera necesario. Además, se distingue entre «Inactivo» y «Archivado», lo que permite una mejor segmentación.