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Como posso arquivar um modelo?

Este artigo irá mostrar-lhe como arquivar um modelo para que este não seja apresentado aos trabalhadores no terreno.

Visão geral e explicação

Com o passar do tempo, a sua lista de formulários pode ficar sobrecarregada com versões antigas ou modelos sazonais de que não necessita neste momento. Para o ajudar a manter-se focado, pode agora transferi-los para o estado «Arquivado». Pense nisto como se estivesse a guardar documentos antigos num arquivo: continuam lá caso precise de os consultar, mas ficam fora da sua secretária principal para que possa encontrar os seus formulários «Ativos» mais rapidamente.

Como funciona

  1. Localize a sua lista de modelos: aceda ao painel de formulários onde costuma gerir os seus modelos.

  2. Altere o estado: Selecione o modelo que pretende ocultar e altere o seu tipo de «Ativo» para «Arquivado».

    • Nota: Todos os seus modelos atuais foram automaticamente renomeados para «Ativo» para os distinguir dos arquivados.

  3. Ocultação automática: Assim que um modelo for marcado como «Arquivado», desaparecerá imediatamente da sua lista padrão. Isto também garante que ninguém possa, acidentalmente, criar um novo formulário utilizando esse modelo antigo.

  4. Visualização de itens arquivados: Se alguma vez precisar de voltar a ver um modelo antigo, basta clicar no botão «Filtro» na sua lista e selecionar a vista «Arquivados» para os voltar a visualizar.

Casos de utilização e vantagens

  • Organização do espaço: Oculte formulários sazonais (como feedback sobre feriados) durante o resto do ano para manter a sua visualização diária organizada.

  • Controlo de versões: arquive a «Versão 1» de um formulário quando a «Versão 2» for lançada, garantindo que a sua equipa utiliza apenas o documento mais atualizado.

  • Melhor organização: Reduz o tempo gasto a percorrer longas listas para encontrar o formulário específico de que necessita neste momento.

  • Prevenção de erros: Impede que os colaboradores preencham acidentalmente formulários retirados de circulação ou obsoletos.

Mudanças de comportamento: O que há de novo?

Anteriormente, todos os modelos constavam numa longa lista, independentemente de ainda estarem em uso. Agora, dispõe de duas categorias distintas:

  • Método antigo: Teria de marcar o modelo como «Inativo».

  • Nova forma: Os formulários atuais são identificados como «Arquivados». Agora pode mover os formulários não utilizados para a categoria «Arquivados» para os ocultar, utilizando a nova ferramenta de filtragem para os encontrar mais tarde, se necessário. Além disso, é feita uma distinção entre «Inativo» e «Arquivado», o que permite uma melhor segmentação.