Consejos de expertos: Cómo cambiar la periodicidad de las nóminas durante la transición a Corfix Payroll

Transición a Corfix Payroll y cambio de la frecuencia de pago

Objetivo

Este árbol de decisión le ayudará a determinar cómo y cuándo realizar la transición de su nómina a Corfix Payroll, especialmente si también va a cambiar la frecuencia de pago (por ejemplo, de semestral a quincenal).

Siga cada paso para decidir cuál es la mejor opción para su empresa y garantizar una transición fluida y conforme a la normativa, sin necesidad de asistencia técnica por parte de Corfix.

Paso 1: ¿Va a cambiar únicamente el sistema de nóminas o también la frecuencia de pago?

A. Solo cambia de sistema de nóminas → Vaya al paso 2
B. Cambia tanto el sistema de nóminas como la frecuencia de pago → Vaya al paso 3

Paso 2: Cambio de sistemas de nóminas (manteniendo la misma frecuencia de pago)

✅ Mejor opción:
Realice su última nómina en su sistema actual e inicie su próximo ciclo de pago habitual en Corfix.

Pasos a seguir:

• Elija una fecha de corte clara (el final de su período de pago).

• Exporte todos los datos de los empleados acumulados en lo que va de año (YTD) desde su sistema actual.

• Importe o introduzca esta información en Corfix antes de ejecutar su primera nómina.

• Compruebe minuciosamente la configuración de impuestos, deducciones y domiciliaciones bancarias.

Una vez completado → ✅ Listo para la transición.

Paso 3: Cambio tanto del sistema de nóminas como de la frecuencia de pago

Hágase las siguientes preguntas:

P1: ¿Cuándo está previsto que finalice su próximo período de nómina?

• En las próximas 1-2 semanas:
  → Finalice primero esa nómina en su sistema actual.
  → A continuación, comience de cero en Corfix con la nueva frecuencia (véase el paso 4).

• Si faltan más de dos semanas:
  → Puede planificar la transición para que coincida con su próximo periodo de nómina completo; pase al paso 4.

P2: ¿Se encuentra en mitad de un proyecto, en un ciclo estacional o cerca del cierre del ejercicio?

• Sí (p. ej., proyecto en curso, trabajo estacional, cierre del ejercicio fiscal inminente):
  → Espere hasta que finalice ese ciclo. Realice la transición tras un hito empresarial natural, como el cierre de mes, de trimestre o la finalización de un proyecto, para simplificar la contabilidad y la presentación de informes.

• No:
  → Pase al paso 4.

Paso 4: Decida cuándo realizar el cambio

Opción A: Transición al final del período (recomendada)

Realice la transición tras el último pago en su antiguo sistema y antes de que comience su nuevo ciclo en Corfix.
✅ Ideal para: una continuidad fluida de los datos, totales acumulados del año precisos y un envío más sencillo de los ROE.

Opción B: Transición a mitad de mes o a mitad de ciclo

Utilícela únicamente si debe realizar el cambio con urgencia (por ejemplo, debido a cambios en las licencias o en los proveedores).
⚠️ Prepárese para realizar ajustes manuales y conciliaciones adicionales.

Paso 5: ¿Va a cambiar de pagos semimensuales a quincenales (o viceversa)?

• Sí:
  → Deberá notificarlo a Service Canada mediante los Registros de Empleo (ROE):

  • ROE K17: Motivo – «Cambio de proveedor de nóminas».

  • ROE (Código de motivo: «Otro»): «Cambio en la frecuencia de la nómina».
    → Envíelo después de su última nómina en el sistema anterior y antes de la primera en Corfix.

• No:
  → No es necesario presentar ningún ROE por el cambio de frecuencia. Continúe con el paso 6.

Paso 6: Prepárese para la configuración de la nómina en Corfix

✅ Antes de su primera nómina en Corfix:

• Importe sus ingresos, deducciones y retenciones acumuladas en lo que va de año.

• Configure su nuevo calendario de pagos (quincenal, semanal, etc.).

• Adapte los plazos de cierre de las hojas de horas para que se ajusten a su nueva periodicidad.

• Revise los importes de las prestaciones y las deducciones, y ajústelos en función del número de períodos de pago anuales.

• Confirme los plazos bancarios y de ingreso directo.

Paso 7: Consideraciones específicas del sector de la construcción

Si se dedica al sector de la construcción, responda a las siguientes preguntas:

• ¿Sus obras o equipos de trabajo funcionan con horarios semanales o quincenales?
  → Adapte su nueva frecuencia de pago a la forma en que los equipos registran las horas.

• ¿Gestiona usted salarios vigentes o nóminas certificadas?
  → Asegúrese de que sus informes y la asignación de costes de obra se ajusten a su nuevo calendario de pagos.

• ¿Paga a empleados sindicados y no sindicados?
  → Verifique que las deducciones y las transferencias estén correctamente configuradas para cada grupo.

Si todo lo anterior está configurado → ✅ Continúe con el paso 8.

Paso 8: Realice una prueba y confirme que todo está listo

✅ Antes de ejecutar su primera nómina en producción:

• Realice una nómina de prueba en Corfix utilizando datos de muestra.

• Compare los resultados con la última nómina de su antiguo sistema para confirmar la exactitud.

• Compruebe los cálculos de costes por trabajo, horas extras y prestaciones.

Una vez confirmado → 🎉 ¡Ya está listo para su primera nómina en Corfix!

Paso 9: Tras su primera nómina

Tras procesar su primera nómina en Corfix:

• Revise los resultados para comprobar su exactitud (salario bruto, deducciones, impuestos).

• Concilie los totales con sus informes contables.

• Mantenga el acceso a su antiguo sistema durante un ciclo de nómina más, por si acaso.

✅ Transición completada.

🧩 Resumen del proceso

1️⃣ ¿Va a cambiar solo de sistema o también la frecuencia de pago?
  ↓
2️⃣ Si solo cambia de sistema → finalice la última nómina y comience de cero en Corfix
3️⃣ Si cambia de sistema y de frecuencia → planifique la fecha límite y notifíquelo a Service Canada  ↓

4️⃣ Adapte el nuevo calendario, importe los datos y pruebe la nómina  ↓

5️⃣ Verifique la exactitud, confirme el coste de los puestos de trabajo y las
deducciones  ↓
🎉 ¡Ya ha completado la transición a Corfix Payroll!