Conseils de pros : modifier la fréquence de paie lors de votre transition vers Corfix Payroll

Passage à Corfix Payroll et modification de la fréquence de paie

Objectif

Cet arbre de décision vous aidera à déterminer comment et quand effectuer la transition de votre paie vers Corfix Payroll, en particulier si vous modifiez également la fréquence de paie (par exemple, en passant d’une paie bimensuelle à une paie toutes les deux semaines).

Suivez chaque étape pour choisir la meilleure approche pour votre entreprise et garantir une transition fluide et conforme, sans avoir besoin de l’assistance directe de Corfix.

Étape 1 : Modifiez-vous uniquement le système de paie, ou modifiez-vous également la fréquence de paie ?

A. Changement du système de paie uniquement → Passez à l’étape 2
B. Changement à la fois du système de paie et de la fréquence de paie → Passez à l’étape 3

Étape 2 : Changement de système de paie (maintien de la même fréquence de paie)

✅ Meilleure option :
effectuez votre dernière paie dans votre système actuel et lancez votre prochain cycle de paie régulier dans Corfix.

Étapes à suivre :

• Choisissez une date de clôture claire (fin de votre période de paie).

• Exportez toutes les données des salariés cumulées depuis le début de l’année (YTD) depuis votre système actuel.

• Importez ou saisissez ces informations dans Corfix avant d’exécuter votre premier traitement de paie.

• Vérifiez soigneusement les paramètres relatifs aux impôts, aux retenues et aux virements automatiques.

Une fois ces étapes terminées → ✅ Vous êtes prêt pour la transition.

Étape 3 : Changement à la fois du système de paie et de la fréquence de paie

Posez-vous les questions suivantes :

Q1 : À quelle date votre prochaine période de paie doit-elle prendre fin ?

• Dans les 1 à 2 prochaines semaines :
  → Terminez d’abord cette paie dans votre système actuel.
  → Commencez ensuite à zéro dans Corfix avec la nouvelle fréquence (voir l’étape 4).

• Dans plus de deux semaines :
  → Vous pouvez planifier la transition de manière à ce qu’elle coïncide avec votre prochaine période de paie complète — passez à l’étape 4.

Q2 : Êtes-vous en cours de projet, dans un cycle saisonnier ou proche de la fin de l’exercice ?

• Oui (par exemple, projet en cours, activité saisonnière, clôture de l’exercice fiscal imminente) :
  → Attendez la fin de ce cycle. Effectuez la transition après une étape clé naturelle de votre activité, telle qu’une fin de mois, une fin de trimestre ou l’achèvement d’un projet, afin de simplifier la comptabilité et le reporting.

• Non :
  → Passez à l’étape 4.

Étape 4 : Décidez du moment où effectuer la transition

Option A : Transition en fin de période (recommandée)

Effectuez la transition après le dernier versement de paie dans votre ancien système et avant le début de votre nouveau cycle dans Corfix.
✅ Idéal pour : une continuité des données sans heurts, des totaux cumulés depuis le début de l’année précis et une soumission simplifiée des déclarations ROE.

Option B : Transition en milieu de mois ou en milieu de cycle

À n’utiliser que si vous devez effectuer la transition de toute urgence (par exemple, en raison d’un changement de licence ou de prestataire).
⚠️ Préparez-vous à effectuer des ajustements manuels et des opérations de rapprochement supplémentaires.

Étape 5 : Passez-vous d’un rythme semi-mensuel à un rythme bihebdomadaire (ou inversement) ?

• Oui :
  → Vous devrez en informer Service Canada à l’aide des relevés d’emploi (RE) :

  • RE K17 : Motif – « Changement de prestataire de paie ».

  • RE (code de motif : Autre) : « Modification de la fréquence de paie ».
    → Envoyez-les après votre dernière paie dans votre ancien système et avant votre première paie dans Corfix.

• Non :
  → Aucun envoi de RE n’est nécessaire pour un changement de fréquence. Passez à l’étape 6.

Étape 6 : Préparez la configuration de la paie dans Corfix

✅ Avant votre première paie dans Corfix :

• Importez vos revenus, retenues et versements cumulés depuis le début de l’année.

• Configurez votre nouveau calendrier de paie (toutes les deux semaines, hebdomadaire, etc.).

• Alignez les dates limites des feuilles de temps sur votre nouvelle fréquence.

• Vérifiez les montants des avantages sociaux et des retenues — ajustez-les en fonction du nombre de périodes de paie annuelles.

• Vérifiez les délais bancaires et ceux relatifs au virement automatique.

Étape 7 : Considérations spécifiques au secteur du bâtiment

Si vous travaillez dans le secteur du bâtiment, répondez aux questions suivantes :

• Vos chantiers ou vos équipes fonctionnent-ils selon un calendrier hebdomadaire ou bihebdomadaire ?
  → Adaptez votre nouvelle fréquence de paie à la manière dont les équipes enregistrent leurs heures.

• Gérez-vous des salaires en vigueur ou des fiches de paie certifiées ?
  → Assurez-vous que vos rapports et la répartition des coûts des chantiers correspondent à votre nouveau calendrier de paie.

• Rémunérez-vous des salariés syndiqués et non syndiqués ?
  → Vérifiez que les retenues et les versements sont correctement configurés pour chaque groupe.

Si tous les éléments ci-dessus sont configurés → ✅ Passez à l’étape 8.

Étape 8 : Effectuez un test et vérifiez que tout est prêt

✅ Avant d’exécuter votre première paie en production :

• Effectuez un test de paie dans Corfix à l’aide de données d’exemple.

• Comparez les résultats à ceux de la dernière paie de votre ancien système afin de vérifier leur exactitude.

• Vérifiez les calculs relatifs aux coûts par poste, aux heures supplémentaires et aux avantages sociaux.

Une fois ces vérifications effectuées → 🎉 Vous êtes prêt pour votre premier traitement de paie dans Corfix !

Étape 9 : Après votre premier traitement de paie

Une fois votre premier traitement de paie dans Corfix effectué :

• Vérifiez l’exactitude des résultats (rémunération brute, retenues, impôts).

• Rapprochez les totaux avec vos états comptables.

• Conservez l’accès à votre ancien système pendant encore un cycle de paie, au cas où.

✅ Transition terminée.

🧩 Résumé du processus

1️⃣ Changez-vous uniquement de système ou modifiez-vous également la fréquence de paie ?
  ↓
2️⃣ Si vous changez uniquement de système → terminez la dernière paie, puis recommencez à zéro dans Corfix
3️⃣ Si vous changez de système et de fréquence → planifiez la date butoir et informez Service
Canada  ↓
4️⃣ Alignez le nouveau calendrier, importez les données, puis testez la paie  ↓

5️⃣ Vérifiez l’exactitude, confirmez le calcul des coûts par poste et les retenues  ↓

🎉 La transition vers Corfix Payroll est terminée !