Comment configurer le module « Tâches » pour attribuer automatiquement des tâches à partir d'un formulaire ?

Avant de commencer

Créez d’abord vos questions. Le composant « Tâches » ne peut renvoyer qu’à des questions déjà présentes dans votre modèle ; veillez donc à terminer la création de votre formulaire avant de l’ajouter.

Ne modifiez jamais directement un modèle en production. Si le modèle est déjà utilisé sur le terrain, commencez par en faire une copie. Créez et testez vos automatisations dans la copie, puis transférez la configuration finale dans le modèle actif et supprimez la copie.

La personne à qui vous attribuez une tâche doit disposer d’un compte Corfix. Les tâches ne peuvent être attribuées qu’à des personnes figurant dans votre compte Corfix.

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Présentation et explications

La plupart des inspections et des listes de contrôle se terminent de la même manière : quelqu’un identifie un problème, le note, puis doit se souvenir d’en informer une autre personne. C’est lors de ce transfert que les informations se perdent.

Le module « Tâches » comble cette lacune. Il s’intègre à votre modèle et surveille les réponses spécifiques. Lorsqu’un employé fournit l’une de ces réponses, Corfix crée instantanément une tâche, remplit tous les détails que vous avez définis au préalable et l’attribue à la personne chargée d’y donner suite. Pas d’appels téléphoniques, pas d’e-mail de suivi, pas besoin d’attendre la fin du service.

Considérez cela comme une règle que vous définissez une seule fois : « Si quelqu’un répond un jour à cette question de cette manière, envoyez cette demande d’intervention précise à cette personne précise. »

Chaque champ présent dans une tâche peut désormais être préconfiguré directement dans le composant, de sorte que la tâche créée est complète et prête à être traitée dès son apparition. Cela inclut le nom, la priorité, le type, la description, les notes, la date d’échéance, les formulaires de résolution et le destinataire.

Ce que le composant « Tâches » peut lire

Le composant « Tâches » peut être déclenché par les types de questions suivants :

1. Liste de contrôle
2. Menu déroulant (les menus déroulants « Projet » et « Collaborateur » ne sont pas pris en charge)
3. Boutons radio
4. Zones de sélection

Deux règles de placement à garder à l'esprit :

• Le composant « Tâches » n’est pas pris en charge à l’intérieur d’un composant « Tableau ».
• Si votre modèle utilise des grilles de données ou des grilles d’édition, vous devez placer un composant « Tâches » à l’intérieur de chaque grille. Un seul composant situé au bas du modèle ne couvrira pas les questions se trouvant à l’intérieur d’une grille.

Fonctionnement

Étape 1 : Créez vos types de tâches

Les types de tâches vous permettent de trier et de générer des rapports sur vos tâches ultérieurement ; ce champ est obligatoire. Corfix vous propose par défaut les types « Correctif », « Préventif » et « Tâche », et vous pouvez en ajouter autant que vous le souhaitez.

1. Sélectionnez « Tâches » dans le menu de gauche.
2. Cliquez sur le bouton « Types de tâches ».
3. Créez et gérez vos types sur cet écran.

Pour un programme de gestion des équipements, des types tels que « Réparation », « Hors service » ou « Mécanique » facilitent considérablement la lecture de vos rapports ultérieurement. Vous trouverez tous les détails dans la rubrique « Comment créer des types de tâches ? ».

Étape 2 : Ajoutez le composant « Tâches » à votre modèle

1. Ouvrez le modèle que vous souhaitez automatiser.
2. Faites défiler jusqu’au bas de vos questions.
3. Glissez-déposez le composant « Tâches » en dessous de celles-ci. Le panneau de paramètres s’ouvre automatiquement ; c’est là que se trouvent toutes vos règles.

Étape 3 : Créez votre première règle

Chaque règle se compose de trois sections, illustrées dans la capture d’écran 1 : Déclencheur, Propriétés de la tâche et Attribuer à. Vous devez créer une règle pour chaque question que vous souhaitez automatiser.

Le déclencheur détermine quand la tâche est créée :

Les propriétés de la tâche déterminent son apparence :

Le champ « Attribuer à » permet de désigner le destinataire :

Cliquez sur « Enregistrer » une fois la règle définie.

Étape 4 : Ajoutez le reste de vos règles

Cliquez sur « + Ajouter une autre règle » en bas du panneau pour créer la règle suivante. Répétez l’opération jusqu’à ce que chaque question que vous souhaitez automatiser dispose de sa propre règle.

Étape 5 : Enregistrez, puis testez avant de l’annoncer

Cliquez sur « Enregistrer » dans le modèle, puis remplissez vous-même le formulaire et déclenchez délibérément chaque règle. Vérifiez que la tâche s’affiche, que les détails sont corrects et qu’elle est bien attribuée à la bonne personne. N’annoncez le changement à vos équipes qu’après avoir vérifié son bon fonctionnement de bout en bout.

Comment votre destinataire est-il informé ?

Les notifications sont gérées par les préférences de chaque utilisateur, et non par la règle que vous créez.

• Par défaut, le destinataire reçoit une notification push sur l’application mobile Corfix. Pour les équipes de terrain et les techniciens équipés d’un téléphone, c’est le moyen le plus rapide et qui ne nécessite aucune configuration.
• Des notifications par e-mail sont également disponibles pour toute personne préférant être alertée de cette manière ou travaillant principalement depuis un bureau.

Comme il s’agit d’un paramètre propre à chaque utilisateur, il est recommandé de vérifier auprès des personnes à qui vous attribuez des tâches que leurs préférences sont bien configurées comme elles le souhaitent. Un mécanicien ayant désactivé les notifications push recevra tout de même la tâche dans Corfix, mais ne sera pas alerté dès sa création.

Exemple concret : un défaut détecté lors de l’inspection d’un équipement qui se résout de lui-même

Voici le cycle complet d’une inspection quotidienne de chariot élévateur, depuis un contrôle échoué jusqu’à la remise en service de la machine.

1. Configurez la règle une seule fois. Dans votre modèle d’inspection préalable à l’utilisation des chariots élévateurs, l’opérateur répond à une question à choix multiples : « Système hydraulique : fuites ou dommages ? ». Vous ajoutez un composant « Tâches » et définissez cette règle :

• Composant : Système hydraulique
• Type de déclencheur : Valeur
• Valeur de déclenchement : Échec
• Nom : Réparation requise : système hydraulique du chariot élévateur
• Priorité : Élevée
• Type : Correctif
• Description : Un défaut hydraulique a été signalé lors de l’inspection préalable à l’utilisation. L’appareil a été mis hors service. Veuillez inspecter, réparer et consigner tous les travaux effectués avant de remettre l’appareil en service.
• Remarques : Reportez-vous au manuel d’entretien du fabricant pour connaître les spécifications de couple hydraulique. Ne remettez pas l’appareil en service sans avoir rempli le rapport de réparation.
• Formulaires de résolution : Fiche de réparation de l'équipement, Contrôle de remise en service
• Délai de remise en service (jours) : 0
• Attribuer à : votre mécanicien

2. L’opérateur constate une fuite. Il coche « Échec » à la question relative au système hydraulique et soumet l’inspection. C’est la dernière étape à effectuer.

3. Le mécanicien reçoit une notification push. Corfix l’alerte immédiatement via l’application mobile. La tâche est déjà nommée, définie comme « Priorité élevée », décrite et doit être effectuée aujourd’hui. À partir de la tâche, le mécanicien peut ouvrir directement le formulaire d’inspection ayant donné lieu à un échec et voir exactement ce que l’opérateur a signalé.

4. Le mécanicien accepte la tâche et effectue les travaux. Il fait passer le statut de la tâche à « Acceptée », effectue la réparation et ajoute des commentaires au fur et à mesure.

5. La réparation est correctement documentée. Comme vous avez joint deux formulaires de résolution, le technicien ne peut pas clôturer la tâche tant que les deux n’ont pas été soumis. Le rapport de réparation de l’équipement répertorie les pièces remplacées, le temps passé et les photos du système réparé. Le contrôle de remise en service confirme que l’unité a été testée et qu’elle peut à nouveau fonctionner en toute sécurité.

6. L’unité est remise en production avec une trace écrite complète. Le technicien marque la tâche comme terminée. Corfix a désormais regroupé l’inspection non conforme, la tâche, les commentaires du technicien et les deux formulaires remplis au sein d’un seul dossier.

Résultat : l’opérateur a effectué une seule déclaration, le technicien a été dépêché sans appel téléphonique, et vous disposez d’un dossier complet et exportable prouvant que la machine a été mise hors service, réparée, documentée et remise en service. Pour en savoir plus sur les formulaires de résolution, consultez la rubrique « Qu’est-ce qu’un formulaire de résolution ? »

Gérer vos tâches

Une fois que les tâches commencent à affluer, plusieurs endroits vous permettent de les suivre :

• La page « Tâches » vous présente la liste complète à l’échelle de l’entreprise, avec le nom, le statut et le projet. Consultez les rubriques « Où puis-je trouver toutes les tâches ? » et « Comment trouver rapidement des tâches spécifiques ? ».
• La page « Détails du formulaire » affiche les tâches générées par cette soumission spécifique, ce qui vous permet de visualiser le problème et la réponse côte à côte.
• La section « Projets » affiche les tâches liées à un projet donné.
• Les dossiers regroupent le formulaire et ses tâches en un seul enregistrement. Le téléchargement d’un dossier vous fournit le formulaire d’origine au format PDF, un fichier PDF de la ou des tâches comprenant les commentaires et les données, ainsi qu’un fichier manifeste expliquant les liens entre les documents. C’est ce que vous remettez à un auditeur. Consultez « Qu’est-ce qu’un dossier ? ».

Pour traiter une tâche depuis l’interface d’administration, ouvrez-la, passez son statut à « Accepté », puis répétez l’opération pour la marquer comme « Terminée ». Vous trouverez la procédure complète dans la rubrique « Comment terminer une tâche ? ».

Vous trouverez tous les détails sur les rubriques à consulter dans la rubrique « Comment gérer les tâches automatisées ? »

Cas d’utilisation et avantages

1. Réparations d’équipements. Un contrôle non conforme d’un chariot élévateur, d’une échelle, d’un échafaudage ou d’un véhicule mobilise immédiatement votre mécanicien, un rapport de réparation étant exigé avant que l’équipement ne puisse être remis en service.
2. Mesures correctives issues des inspections de chantier. Un danger identifié lors d’une visite de chantier génère une tâche corrective pour le responsable concerné, avec une date d’échéance déjà définie.
3. Mesures préventives. Un «quasi-accident» signalé via un formulaire d’incident déclenche une tâche préventive visant à revoir la procédure avec l’équipe.
4. Entretien des locaux et anomalies. Les points mineurs sont enregistrés en tant que tâches de faible priorité afin d’être suivis et clôturés, plutôt que d’être oubliés.
5. Escalade en cas de constatations graves. Une réponse indiquant un niveau de gravité élevé est directement transmise à la direction au lieu de rester dans un formulaire que personne n’ouvre.

Dans tous ces cas, l’avantage est le même : rien ne dépend du fait que quelqu’un se souvienne de transmettre le message, et vous disposez au final d’un dossier solide prouvant que vous avez identifié un problème et pris des mesures pour y remédier.

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