¿Cómo puedo configurar o exigir activos específicos al crear un formulario?

Descripción general y explicación

Para garantizar la exactitud de sus registros, ahora puede controlar con precisión cómo se vinculan los activos (como vehículos, maquinaria o herramientas) a sus formularios. En lugar de que los usuarios vean todos los equipos que posee su empresa, solo verán los elementos relevantes para el formulario específico que estén rellenando. Los administradores también pueden decidir si la selección de un activo es obligatoria o si se puede omitir.

Cómo funciona (paso a paso)

Para administradores: configuración de la plantilla

1. Inicie sesión en el panel de control web y acceda a sus plantillas.

2. Seleccione la plantilla que desee editar.

3. Seleccione «Mostrar opciones» y localice el ajuste «Exigir selección de recurso». Dispone de tres opciones:

   • Obligatorio: los usuarios deben seleccionar un activo antes de poder guardar el formulario.

   • Opcional: los usuarios pueden seleccionar un activo si lo desean, pero no es obligatorio.

   • Desactivado: la opción de selección de activos quedará totalmente oculta en este formulario.

4. En «Tipos de activos permitidos», marque las casillas correspondientes a las categorías específicas de equipamiento que se aplican a este formulario (por ejemplo, para una «Inspección de vehículos», podría permitir únicamente «Camiones» y «Furgonetas»).

5. Haga clic en «Guardar».

Para usuarios de campo: Creación de un formulario

• En la web:

  1. Haga clic en «Crear formulario».

  2. Seleccione primero su proyecto y, a continuación, su plantilla.

  3. En función de su plantilla, el campo «Activo» se actualizará automáticamente. Desaparecerá, pasará a ser obligatorio o le mostrará una lista filtrada que incluirá únicamente los equipos relevantes.

• En el móvil:

  1. Pulse para crear un nuevo formulario y seleccione su plantilla.

  2. Seleccione su activo. Solo verá los tipos de activos que se hayan configurado en la plantilla.

  3. Si la plantilla requiere un activo, la aplicación le impedirá enviar el formulario hasta que seleccione uno.

Casos de uso y ventajas

• Prevención de errores: al filtrar los activos, un trabajador no vinculará accidentalmente una «lista de comprobación de seguridad» para una grúa a una furgoneta.

• Garantía de cumplimiento: el hecho de exigir un activo para los «registros de mantenimiento» garantiza que nunca falte en ningún registro la información esencial sobre qué máquina se ha sometido a mantenimiento.

• Introducción de datos más rápida: los usuarios ya no tienen que desplazarse por cientos de activos de la empresa; solo ven lo que es relevante para la plantilla.

• Espacio de trabajo más ordenado: si un formulario no requiere un activo (como un simple registro de acceso a las instalaciones), puede desactivar la función para mantener la pantalla despejada.

Cambios de comportamiento: ¿Qué hay de nuevo?