Comment puis-je configurer ou rendre obligatoires des éléments spécifiques lors de la création d'un formulaire ?

Présentation et explications

Afin de garantir l’exactitude de vos données, vous pouvez désormais contrôler précisément la manière dont les actifs (tels que les véhicules, les engins ou les outils) sont associés à vos formulaires. Ainsi, au lieu que les utilisateurs voient l’ensemble du matériel dont dispose votre entreprise, vous ne verrez que les éléments pertinents pour le formulaire spécifique que vous êtes en train de remplir. Les administrateurs peuvent également décider si la sélection d’un équipement est obligatoire ou si elle peut être ignorée.

Fonctionnement (étape par étape)

Pour les administrateurs : configuration du modèle

1. Connectez-vous au tableau de bord Web et accédez à vos modèles.

2. Sélectionnez le modèle que vous souhaitez modifier.

3. Sélectionnez « Afficher les options » et repérez le paramètre « Exiger la sélection d’un élément ». Vous avez le choix entre trois options :

   • Obligatoire : les utilisateurs doivent choisir un élément avant de pouvoir enregistrer le formulaire.

   • Facultatif : les utilisateurs peuvent sélectionner un élément s’ils le souhaitent, mais ce n’est pas obligatoire.

   • Désactivé : l’option de sélection d’un bien sera entièrement masquée pour ce formulaire.

4. Sous « Types d’actifs autorisés », cochez les cases correspondant aux catégories d’équipements spécifiques qui s’appliquent à ce formulaire (par exemple, pour une « Inspection de véhicule », vous pourriez n’autoriser que les « Camions » et les « Fourgonnettes »).

5. Cliquez sur « Enregistrer ».

Pour les utilisateurs sur le terrain : création d’un formulaire

• Sur le Web :

  1. Cliquez sur « Créer un formulaire ».

  2. Sélectionnez d’abord votre projet, puis votre modèle.

  3. En fonction de votre modèle, le champ « Actif » va désormais se mettre à jour automatiquement. Il disparaîtra, deviendra obligatoire ou affichera une liste filtrée ne comprenant que les équipements pertinents.

• Sur mobile :

  1. Appuyez pour créer un nouveau formulaire et sélectionnez votre modèle.

  2. Sélectionnez votre « Actif ». Vous ne verrez que les types d’actifs qui ont été configurés dans le modèle.

  3. Si le modèle exige la sélection d’un équipement, l’application vous empêchera de valider le formulaire tant qu’aucun équipement n’aura été sélectionné.

Cas d’utilisation et avantages

• Prévention des erreurs : en filtrant les actifs, un employé ne risquera pas d’associer par erreur une « liste de contrôle de sécurité » destinée à une grue à une camionnette.

• Garantie de la conformité : le fait d’exiger un actif pour les « registres de maintenance » vous assure qu’aucun enregistrement ne manquera jamais d’informations essentielles sur la machine ayant fait l’objet d’une intervention.

• Saisie de données plus rapide : les utilisateurs n’ont plus besoin de faire défiler des centaines d’actifs de l’entreprise ; ils ne voient que ceux qui sont pertinents pour le modèle.

• Espace de travail plus épuré : si un formulaire ne nécessite pas d’actif (comme une simple inscription sur un chantier), vous pouvez désactiver cette fonctionnalité afin de garder l’écran épuré.

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