Como posso configurar ou exigir ativos específicos ao criar um formulário?

Visão geral e explicação

Para garantir a exatidão dos seus registos, pode agora controlar exatamente a forma como os ativos (como veículos, maquinaria ou ferramentas) são associados aos seus formulários. Em vez de os utilizadores verem todo o equipamento de que a sua empresa dispõe, apenas verão os itens relevantes para o formulário específico que estão a preencher. Os administradores também podem decidir se a seleção de um ativo é obrigatória ou se pode ser ignorada.

Como funciona (passo a passo)

Para administradores: Configurar o modelo

1. Inicie sessão no painel de controlo web e aceda aos seus Modelos.

2. Selecione o modelo que pretende editar.

3. Selecione «Mostrar opções» e localize a definição «Exigir seleção de recurso». Tem três opções:

   • Obrigatório: os utilizadores têm de selecionar um ativo antes de poderem guardar o formulário.

   • Opcional: Os utilizadores podem selecionar um ativo, se assim o desejarem, mas não é obrigatório.

   • Desativado: A opção de seleção de ativos ficará totalmente oculta neste formulário.

4. Em «Tipos de ativos permitidos», assinale as caixas correspondentes às categorias específicas de equipamento que se aplicam a este formulário (por exemplo, para uma «Inspeção de veículos», poderá permitir apenas «Camiões» e «Furgões»).

5. Clique em «Guardar».

Para utilizadores no terreno: Criação de um formulário

• Na Web:

  1. Clique em «Criar formulário».

  2. Selecione primeiro o seu projeto e, em seguida, o seu modelo.

  3. Com base no seu modelo, o campo «Ativo» será agora atualizado automaticamente. Este poderá desaparecer, tornar-se obrigatório ou apresentar-lhe uma lista filtrada apenas com o equipamento relevante.

• No telemóvel:

  1. Toque para criar um novo formulário e selecione o seu modelo.

  2. Selecione o seu «Ativo». Apenas verá os tipos de ativos que foram configurados no modelo.

  3. Se o modelo exigir um ativo, a aplicação impedirá que envie o formulário até que seja selecionado um.

Casos de utilização e vantagens

• Prevenção de erros: Ao filtrar os ativos, um colaborador não associará acidentalmente uma «Lista de verificação de segurança» destinada a uma grua a uma carrinha.

• Garantia de conformidade: ao exigir um ativo para os «Registos de manutenção», garante-se que nunca haverá um registo sem a informação essencial sobre qual a máquina que foi submetida a manutenção.

• Introdução de dados mais rápida: Os utilizadores já não têm de percorrer centenas de ativos da empresa; apenas visualizam o que é relevante para o modelo.

• Espaço de trabalho mais organizado: Se um formulário não necessitar de um ativo (como um simples registo de entrada no local), pode desativar a funcionalidade para manter o ecrã organizado.

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