¿Cómo funcionan los formularios privados?

Gestión de formularios privados en Corfix

¿Qué son los formularios privados?

Los formularios privados le permiten controlar mejor quién puede ver la información confidencial.

• Cuando un formulario se marca como «Privado» a nivel de plantilla, solo las siguientes personas pueden verlo:

  • El creador del formulario

  • Los firmantes del formulario

  • Los usuarios con el permiso de acceso de administrador.

  • Los usuarios que tengan habilitado el permiso de rol «Puede ver todos los formularios privados»

De este modo se garantiza que los formularios privados se mantengan restringidos al público adecuado.

Cómo habilitar los formularios privados en una plantilla

1. Vaya a «Plantillas».

2. Abra la plantilla de formulario que desee convertir en privada (por ejemplo, «Informe de incidencias»).

3. Seleccione el botón «Mostrar opciones».

4. Active la opción «Hacer que el formulario sea privado».

   • Todos los nuevos formularios creados a partir de esta plantilla serán ahora privados de forma predeterminada.

Control del acceso mediante permisos de rol

El acceso a los formularios privados también se puede gestionar a nivel de rol mediante el permiso «Puede ver todos los formularios privados», que se encuentra en la sección «Ver formularios».

• Cuando está activado: los usuarios con este rol pueden ver todos los formularios privados, independientemente de quién los haya creado o firmado.

• Cuando está desactivado: los usuarios con este rol solo pueden ver los formularios privados que hayan creado ellos mismos, aquellos en los que figuren como firmantes o si tienen activado el rol de «Acceso de administrador».

Prácticas recomendadas para la configuración

1. Revise sus roles existentes en Roles → Ver formularios.

2. Active o desactive la opción «Puede ver todos los formularios privados»:

   • Desactivada para los roles generales (para evitar un acceso demasiado amplio).

   • Activada únicamente para los roles en los que los usuarios deban ver todos los formularios privados.

Ejemplo: restringir el acceso a un par específico

• Si solo usted y un grupo reducido deben ver todos los formularios privados:

  • Compruebe si ya existe un rol que incluya únicamente a este grupo.

    • En caso afirmativo → active la opción «Puede ver todos los formularios privados» únicamente para ese rol.

    • En caso negativo → duplique el rol de «Admin»: esto le permitirá crear rápidamente el mismo rol sin tener que empezar desde cero. En el rol duplicado, active el permiso y asígnelo únicamente al grupo específico de trabajadores que requieran acceso; a continuación, cambie el nombre del rol según sea necesario.

  • En el rol «Admin» original, desactive el permiso para evitar una visibilidad innecesaria para el resto de usuarios.

Resumen

• Nivel de plantilla: «Hacer que el formulario sea privado» controla si los formularios creados a partir de esa plantilla son privados; los firmantes del formulario y los administradores pueden ver estos formularios.

• Nivel de rol: «Puede ver todos los formularios privados» controla quién puede ver esos formularios privados en toda la empresa. Aunque un usuario tenga acceso de administrador pero no disponga del permiso «Puede ver todos los formularios privados», no verá el formulario.

Al combinar estos dos ajustes, podrá garantizar que los datos confidenciales solo sean visibles para las personas autorizadas.