Comment fonctionnent les formulaires privés ?

Gestion des formulaires privés dans Corfix

Que sont les formulaires privés ?

Les formulaires privés vous permettent de mieux contrôler qui peut consulter les informations sensibles.

• Lorsqu’un formulaire est marqué comme « Privé » au niveau du modèle, seules les personnes suivantes peuvent le consulter :

  • Le créateur du formulaire

  • Les signataires du formulaire

  • Les utilisateurs disposant de l'autorisation « Accès administrateur ».

  • Les utilisateurs pour lesquels l’autorisation de rôle « Peut consulter tous les formulaires privés » est activée

Cela garantit que les formulaires privés restent réservés au public visé.

Activer les formulaires privés sur un modèle

1. Accédez à la section « Modèles ».

2. Ouvrez le modèle de formulaire que vous souhaitez rendre privé (par exemple, « Rapport d’incident »).

3. Sélectionnez le bouton « Afficher les options ».

4. Activez l’option « Rendre le formulaire privé ».

   • Tous les nouveaux formulaires créés à partir de ce modèle seront désormais privés par défaut.

Contrôle de l’accès à l’aide des autorisations liées aux rôles

L’accès aux formulaires privés peut également être géré au niveau des rôles grâce à l’autorisation « Peut consulter tous les formulaires privés », disponible dans la section « Afficher les formulaires ».

• Lorsqu’elle est activée : les utilisateurs détenant ce rôle peuvent voir tous les formulaires privés, quel que soit leur créateur ou signataire.

• Lorsqu’elle est désactivée : les utilisateurs occupant ce rôle ne peuvent voir que les formulaires privés qu’ils ont eux-mêmes créés, ceux pour lesquels ils sont signataires, ou s’ils ont activé le rôle « Accès administrateur ».

Bonnes pratiques de configuration

1. Passez en revue vos rôles existants sous Rôles → Afficher les formulaires.

2. Activez ou désactivez l’option « Peut consulter tous les formulaires privés » :

   • Désactivée pour les rôles généraux (afin d’éviter un accès trop large).

   • Activé uniquement pour les rôles dont les utilisateurs doivent pouvoir consulter tous les formulaires privés.

Exemple : restreindre l’accès à une paire spécifique

• Si seuls vous et un petit groupe devez avoir accès à tous les formulaires privés :

  • Vérifiez s’il existe déjà un rôle qui inclut uniquement ce groupe.

    • Si oui → activez l’option « Peut consulter tous les formulaires privés » uniquement pour ce rôle.

    • Si non → dupliquez le rôle « Admin » : cela vous permet de créer rapidement le même rôle sans repartir de zéro. Dans le rôle dupliqué, activez l’autorisation, attribuez-la uniquement au groupe spécifique de collaborateurs qui ont besoin d’un accès et renommez le rôle si nécessaire.

  • Dans le rôle « Admin » d’origine, désactivez l’autorisation pour éviter toute visibilité inutile pour les autres utilisateurs.

Résumé

• Niveau du modèle : l’option « Rendre le formulaire privé » détermine si les formulaires créés à partir de ce modèle sont privés ; les signataires du formulaire et les administrateurs peuvent alors voir ces formulaires.

• Au niveau des rôles : l’option « Peut consulter tous les formulaires privés » détermine qui peut voir ces formulaires privés au sein de l’entreprise. Même si un utilisateur dispose d’un accès administrateur mais ne bénéficie pas de l’autorisation « Peut consulter tous les formulaires privés », il ne verra pas le formulaire.

En combinant ces deux paramètres, vous pouvez garantir que les données sensibles ne soient visibles que par les personnes autorisées.