Cómo integrar Corfix Payroll con su software de contabilidad. (Xero y QuickBooks Online)

Qué conseguirá

• Conectar Corfix Payroll con su sistema de contabilidad (QuickBooks Online o Xero)
• Importe su plan de cuentas como códigos contables (códigos del libro mayor)
• Asignar las partidas de nómina mediante ajustes predefinidos y valores por defecto
• Exportar las nóminas pagadas a su libro mayor como dos asientos contables (asiento de devengo y asiento de pago)
• Realice conciliaciones, elabore informes y resuelva incidencias con total confianza

Antes de comenzar

• Asegúrese de disponer de un plan de cuentas activo en algún lugar

Terminología

• Códigos contables = cuentas del libro mayor en las que realiza los asientos
• Preajuste = una asignación guardada para un tipo de concepto de nómina. Más información sobre los preajustes aquí
• Opción alternativa = una asignación predeterminada que se utiliza cuando no hay ningún preajuste disponible

Paso 1: conecte su sistema de contabilidad

1. En el componente Corfix, vaya a Configuración (tres barras horizontales) → Configuración empresarial → Integraciones
2. Seleccione QuickBooks Online o Xero y haga clic en «Conectar»
3. Inicie sesión y apruebe el acceso
4. Volverá a Corfix Payroll con su plataforma de contabilidad correctamente conectada

Paso 2: importe su plan de cuentas

• Haga clic en «Importar cuentas» para recuperar sus cuentas más recientes
• Las cuentas se almacenan por ID de proveedor para mantener la correspondencia estable, incluso si cambian los números de código
• Si ha realizado cambios en su sistema contable, puede volver a importarlas en cualquier momento

Paso 3: configure las cuentas base necesarias (una sola vez)

• Una vez importadas sus cuentas, deberá asignar en primer lugar su «Cuenta bancaria» y su «Nóminas netas a pagar»
• Cuenta bancaria: la cuenta de caja utilizada para los pagos de nóminas
• Nóminas netas a pagar: la cuenta de pasivo utilizada para contabilizar el salario neto y las retenciones hasta su pago

Paso 4 — Asigne sus partidas de nómina

A continuación, deberá asignar el resto de sus cuentas importadas a las partidas de nómina en Corfix Payroll. Estas pueden asignarse mediante:

• Ajustes predefinidos: al crear ajustes predefinidos, asigne partidas de nómina específicas a las cuentas de gastos y pasivos importadas

  • Por ejemplo: la asignación para teléfono móvil asignada a «Gastos de Bell Mobile» - 7128
  • Los ajustes preestablecidos de retenciones legales se generan automáticamente para cada subtipo de empleado y de empresa, incluidas las retenciones específicas de cada provincia (WCB) y del HSF de Quebec, cuando proceda
  • Los ajustes predefinidos que modifique afectarán a las futuras nóminas; las nóminas aprobadas conservarán sus asignaciones actuales

• Asignaciones por defecto: asignaciones predeterminadas que se aplican cuando la partida no tiene un código contable específico procedente de una configuración preestablecida

• Al configurar esta opción, se garantiza que todas las partidas se registren en los asientos contables
• Resulta útil para partidas que no proceden de una configuración preestablecida, como las horas extras, la remuneración por días festivos oficiales, la paga de vacaciones, etc.
• Por ejemplo: si a las horas extras no se les ha asignado un código de gasto definido, se recurrirá por defecto al «Gasto por horas extras - 3310»

Enfoque recomendado:

• Cree plantillas predefinidas cuando necesite detalles para la elaboración de informes

• Defina opciones por defecto generales para categorías de ingresos como el sueldo, los salarios y las primas, a fin de evitar lagunas en los informes de asientos contables

Regla general de validación:

• Cada partida debe asignarse a una configuración preestablecida o a una opción de reserva antes de la exportación

Paso 5: realice una prueba con un ciclo de nómina de muestra

• Realice una nómina de prueba (a ser posible, en el entorno de pruebas)
• Corrija cualquier categoría sin asignar que haya sido señalada en Corfix Payroll antes de la exportación
• Revise los totales por cuenta y según las dimensiones que utilice (departamentos, proyectos)

Paso 6 — Exporte un proceso de nómina

• Apruebe el proceso de nómina
• Haga clic en «Exportar a QuickBooks» o «Xero»
• Abra su sistema de contabilidad y verifique los asientos contables

Importante

• La exportación solo está disponible para nóminas pagadas, no para borradores ni aprobaciones pendientes de pago

Qué se genera:

• Dos asientos contables por cada ciclo de nómina:

  • Contabilizar nóminas: carga los salarios y los gastos del empleador, y abona las retenciones legales y el importe neto de la nómina a pagar

  • Pago de la nómina: compensa la nómina a pagar con el banco cuando se contabiliza el pago

Detalle de las partidas

• Las retenciones legales se contabilizan en líneas separadas, incluso si se asignan a la misma cuenta, para conservar el detalle

Conciliación y presentación de informes

• Conciliar el asiento contable de «Pago de nóminas» con su movimiento bancario
• Compare los totales del libro mayor de «Registrar nóminas» con su proceso de pago de nóminas
• Si utiliza departamentos o proyectos, compruebe que estos aparecen tal y como se espera en su libro mayor
• El Informe de asientos contables (JER) de Corfix Payroll respeta los ajustes preestablecidos y los valores por defecto para la elaboración de informes

Solución de problemas

• Error: «Todos los ajustes preestablecidos deben tener códigos contables antes de exportarlos»
  • Asegúrese de que cada configuración preestablecida de la empresa utilizada en el proceso de nómina tenga seleccionadas tanto una cuenta de gastos como una de pasivo
• Falta una asignación en la exportación
  • Añada una configuración preestablecida o una alternativa para la categoría marcada y, a continuación, vuelva a exportar
• Se ha utilizado una cuenta incorrecta
  • Actualice la configuración predefinida, anule o revierta el asiento en su sistema contable y, a continuación, vuelva a exportar
• Asientos duplicados
  • Anule el asiento duplicado en su sistema contable y vuelva a exportar una sola vez
• Problemas de conexión
  • Vuelva a conectarse en «Configuración» y vuelva a importar las cuentas