Comment intégrer Corfix Payroll à votre logiciel de comptabilité. (Xero et QuickBooks Online)

Ce que vous allez pouvoir faire

• Connecter Corfix Payroll à votre système comptable (QuickBooks Online ou Xero)
• Importez votre plan comptable sous forme de codes comptables (codes GL)
• Mapper les éléments de paie à l’aide des préréglages et des valeurs de repli
• Exporter les paies vers votre grand livre sous la forme de deux écritures comptables (écriture de régularisation et écriture de paiement)
• Effectuez vos rapprochements, générez vos rapports et résolvez les problèmes en toute confiance

Avant de commencer

• Assurez-vous de disposer d’un plan comptable actif quelque part

Terminologie

• Codes comptables = comptes généraux sur lesquels vous effectuez vos écritures
• Préréglage = mappage enregistré pour un type d’élément de paie. Pour en savoir plus sur les préréglages, cliquez ici
• Règle de repli = mappage par défaut utilisé en l’absence de préréglage

Étape 1 — Connectez votre système comptable

1. Dans le composant Corfix, accédez à Paramètres (trois barres horizontales) → Paramètres de l’entreprise → Intégrations
2. Sélectionnez QuickBooks Online ou Xero, puis cliquez sur « Se connecter »
3. Connectez-vous et autorisez l’accès
4. Vous serez redirigé vers Corfix Payroll une fois votre plateforme comptable correctement connectée

Étape 2 — Importez votre plan comptable

• Cliquez sur « Importer les comptes » pour récupérer vos derniers comptes
• Les comptes sont stockés par identifiant de prestataire afin de garantir la stabilité des correspondances, même en cas de modification des numéros de code
• Si vous avez apporté des modifications à votre système comptable, vous pouvez réimporter vos données à tout moment

Étape 3 — Définissez les comptes de base requis (une seule fois)

• Une fois vos comptes importés, vous devrez tout d’abord mapper votre « Compte bancaire » et votre « Salaires nets à payer »
• Compte bancaire : le compte de trésorerie utilisé pour les paiements de salaires
• Salaires nets à payer : le compte de passif utilisé pour comptabiliser les salaires nets et les retenues à la source jusqu’à leur paiement

Étape 4 — Mettez en correspondance vos éléments de paie

Vous devez ensuite associer le reste de vos comptes importés aux éléments de paie dans Corfix Payroll. Vous pouvez effectuer ces associations à l’aide :

• Préréglages : lors de la création de préréglages, associez des éléments de paie spécifiques aux comptes de charges et de passifs importés

  • Exemple : l’allocation de téléphonie mobile est associée à la dépense « Bell Mobile » - 7128
  • Les préréglages relatifs aux retenues légales sont générés automatiquement pour chaque sous-type d’employé et d’employeur, y compris les retenues WCB spécifiques à chaque province et la HSF du Québec, le cas échéant
  • Les préréglages que vous modifiez s’appliquent aux futures paies ; les paies validées conservent leurs mappages existants

• Règles de repli : mappages par défaut appliqués lorsque la ligne de paie ne dispose pas d’un code comptable spécifique issu d’un préréglage

• Ce paramètre garantit que toutes les lignes sont enregistrées dans les écritures comptables
• Utile pour les éléments qui ne proviennent pas d’un préréglage, tels que les heures supplémentaires, la rémunération des jours fériés, l’indemnité de congés payés, etc.
• Exemple : si une rémunération d’heures supplémentaires ne dispose pas d’un code de dépense défini, elle sera automatiquement affectée au code « Dépenses d’heures supplémentaires - 3310 »

Approche recommandée :

• Créez des préréglages lorsque vous avez besoin de détails pour vos rapports

• Définissez des codes de repli généraux pour les catégories de revenus telles que les salaires, les rémunérations et les primes afin d’éviter toute lacune dans les rapports sur les écritures comptables

Règle empirique de validation :

• Chaque ligne doit être rattachée soit à un préréglage, soit à une valeur par défaut avant l’exportation

Étape 5 — Testez avec un cycle de paie test

• Effectuez un test de paie (de préférence dans un environnement de test)
• Corrigez toutes les catégories non mappées signalées dans Corfix Payroll avant l’exportation
• Vérifiez les totaux par compte et pour toutes les dimensions que vous utilisez (services, projets)

Étape 6 — Exportez un cycle de paie

• Validez le cycle de paie
• Cliquez sur « Exporter vers QuickBooks » ou « Exporter vers Xero »
• Ouvrez votre logiciel de comptabilité et vérifiez les écritures comptables

Important

• L’exportation est disponible uniquement pour les cycles de paie payés, et non pour les brouillons ou les validations non payées

Ce qui est généré :

• Deux écritures comptables par cycle de paie :

  • Enregistrement de la paie : débite les salaires et les charges patronales, crédite les retenues légales et le montant net de la paie à payer

  • Paiement de la paie : compense la paie à payer auprès de la banque lorsque le paiement est enregistré

Détails des postes

• Les retenues légales sont comptabilisées sur des lignes distinctes, même si elles sont rattachées au même compte, afin de préserver le détail

Rapprochement et reporting

• Faites correspondre le journal « Paiement de la masse salariale » à votre opération bancaire
• Comparez les totaux du journal « Enregistrement de la paie » à votre cycle de paie
• Si vous utilisez des services ou des projets, vérifiez qu’ils apparaissent comme prévu dans votre grand livre
• Le rapport d’écritures comptables (JER) de Corfix Payroll respecte les paramètres prédéfinis et les valeurs par défaut pour le reporting

Dépannage

• Erreur : « Tous les paramètres prédéfinis doivent comporter des codes comptables avant l’exportation »
  • Assurez-vous que chaque paramètre prédéfini utilisé par le cycle de paie comporte à la fois un compte de charges et un compte de passif sélectionnés
• Mappage manquant lors de l’exportation
  • Ajoutez un paramètre prédéfini ou une solution de secours pour la catégorie signalée, puis relancez l’exportation
• Compte incorrect utilisé
  • Mettez à jour le préréglage, annulez ou effacez l’écriture comptable dans votre système comptable, puis réexportez
• Écritures en double
  • Annulez la écriture en double dans votre système comptable, puis effectuez une seule exportation
• Problèmes de connexion
  • Reconnectez-vous dans les Paramètres et réimportez les comptes