Passage à Corfix Payroll (y compris un changement de fréquence de paie)

Passage à Corfix Payroll (y compris un changement de fréquence de paie)

Présentation

Lorsque vous passez de votre système de paie actuel à Corfix Payroll, il est important de planifier soigneusement cette transition, en particulier si vous modifiez également la fréquence de paie (par exemple, en passant d’une paie bimensuelle à une paie toutes les deux semaines).

Ce guide vous aidera à :

• de comprendre les étapes clés de la transition

• Savoir ce que vous devez communiquer à Service Canada

• Consigner correctement toutes les modifications apportées à la paie afin que votre configuration dans Corfix soit exacte et conforme

1. Exemple de plan de transition

Voici un exemple courant de ce à quoi peut ressembler une transition de la paie :

• Changement de prestataire de paie : passage d’un système de paie existant à Corfix Payroll

• Période de transition : effectuer les dernières paies dans votre système actuel avant de commencer à utiliser Corfix

• Calendrier de paie :

  • Maintien de la fréquence bimensuelle jusqu’en octobre (par exemple, le 16 octobre et le 3 novembre)

  • Passage à des paiements bihebdomadaires du 17 au 30 novembre avec Corfix

2. Processus de transition étape par étape

Étape 1 : Effectuez votre dernière paie dans votre système actuel

Avant de passer à Corfix :

• Traitez votre dernière paie dans votre système actuel.

• Assurez-vous que tous les salaires des employés, les retenues et les versements à l’État sont bien finalisés.

• Notez la date de fin de la dernière période de paie (par exemple, le 3 novembre).

• Exportez vos données de paie cumulées depuis le début de l'année (YTD) afin qu'elles puissent être saisies avec précision dans Corfix.

Ces informations garantissent que les dossiers de vos salariés dans Corfix sont à jour et conformes.

Étape 2 : Transmettez les relevés d’emploi (RE) requis à Service Canada

Lorsque vous changez de prestataire de paie et de fréquence de paiement, vous devez en informer Service Canada en émettant des relevés d’emploi (RE).

Cette procédure comporte deux volets :

1. RE K17 – Changement de prestataire de paie

   • Ce RE informe Service Canada que votre gestion de la paie est transférée vers Corfix.

   • Code de motif : Autre

   • Explication : « Changement de prestataire de paie ».

   • Ces déclarations doivent être soumises après votre dernier versement de salaire dans votre ancien système, mais avant votre premier versement dans Corfix.

2. ROE pour changement de fréquence de paie

   • Si vous passez d’un calendrier de paie bimensuel à un calendrier bihebdomadaire (ou si vous modifiez la fréquence de paie de toute autre manière), vous devez en informer Service Canada.

   • Code de motif : Autre

   • Explication : « Changement de fréquence de paie ».

La transmission de ces RE garantit l’exactitude et la conformité des dossiers des salariés pendant la période de transition.

Étape 3 : Configurer la paie dans Corfix

Une fois que votre dernière paie a été traitée dans votre ancien système :

1. Créez votre nouveau calendrier de paie

   • Configurez votre nouvelle fréquence de paie (par exemple, toutes les deux semaines) dans Corfix à compter de votre prochaine période de paie.

   • L’équipe Corfix vérifiera que votre calendrier est correctement aligné et qu’il ne chevauche pas vos précédents cycles de paie.

2. Importez ou saisissez les données historiques de paie

   • Vos revenus et retenues cumulés depuis le début de l’année seront saisis dans Corfix afin de garantir l’exactitude de vos registres à des fins fiscales et de déclaration.

3. Vérifiez et validez la configuration

   • En collaboration avec Corfix, vous passerez en revue toutes les informations relatives aux salariés, les taux de rémunération, les retenues et les périodes de paie avant d’exécuter votre premier cycle de paie.

3. Bonnes pratiques recommandées

Pour garantir une transition en douceur vers Corfix Payroll :

• ✅ Communiquez suffisamment tôt — Informez Corfix à l’avance de la date de transition prévue et des modifications apportées au calendrier de paie.

• ✅ Évitez les chevauchements — Ne traitez pas la paie dans les deux systèmes pour une même période de paie.

• ✅ Conservez vos documents — Conservez les rapports finaux, les bulletins de paie et les récapitulatifs cumulés depuis le début de l’année (YTD) issus de votre ancien système.

• ✅ Veillez à ce que les déclarations d’emploi (ROE) soient transmises — Remplissez et transmettez les déclarations d’emploi (ROE) tant pour le changement de prestataire que pour le changement de fréquence.

• ✅ Vérifiez soigneusement les données cumulées depuis le début de l’année — Assurez-vous que toutes les données importées dans Corfix correspondent à vos registres de paie définitifs.

• ✅ Vérifiez attentivement votre première paie dans Corfix — Assurez-vous que tous les détails de paie sont exacts avant de lancer le traitement.

4. Exemple de calendrier de transition

5. Comment Corfix vous accompagne dans cette transition

L'équipe chargée de la paie chez Corfix travaillera en étroite collaboration avec vous tout au long du processus afin de :

• Confirmer votre dernière période de paie dans votre ancien système

• Vous fournir des conseils sur la transmission des relevés d’emploi (ROE)

• Configurer votre nouveau calendrier de paie dans Corfix

• Importer vos données de paie cumulées depuis le début de l’année

• Valider votre premier cycle de paie dans Corfix

• Assurez-vous que votre configuration est conforme et prête pour un reporting de fin d'année précis

6. Résumé

En suivant ce processus, votre transition vers Corfix Payroll se déroulera sans heurts, avec précision et en totale conformité.

Les étapes clés sont les suivantes :

1. Effectuez votre dernier cycle de paie dans votre système actuel.

2. Transmettez les relevés d’emploi (RE) requis à Service Canada.

3. Configurez et vérifiez votre nouvelle paie dans Corfix avant de lancer votre premier cycle de paie.

Si vous avez des questions ou besoin de conseils pendant votre transition, votre représentant Corfix se fera un plaisir de vous aider et de s’assurer que chaque détail est traité correctement.