Fonctionnement des formulaires programmés

Formulaires planifiés et notifications configurables

La fonctionnalité « Formulaires planifiés » permet aux administrateurs de rationaliser la gestion des formulaires en définissant des dates d’échéance, en attribuant des tâches aux collaborateurs et en automatisant les rappels. Cela garantit que les formulaires essentiels sont remplis dans les délais, ce qui réduit la charge administrative et améliore la conformité.

Principaux avantages

Soumissions dans les délais – Les travailleurs sont automatiquement informés des dates limites et reçoivent des rappels.
Planification flexible – Configurez des formulaires récurrents au quotidien, chaque semaine ou chaque mois.
Réduction des tâches manuelles – Automatisation des notifications, du suivi des dates d’échéance et des attributions récurrentes.
Conformité renforcée – Assure la responsabilisation des collaborateurs et tient les administrateurs informés.

Présentation des formulaires programmés

Les formulaires programmés permettent aux administrateurs de configurer quand et comment les formulaires doivent être remplis.

Ce que vous pouvez configurer :

Modèle (obligatoire) : choisissez parmi les modèles de formulaires existants.
Date et heure d’échéance (obligatoire) : la date limite pour remplir et signer le formulaire.
Collaborateur (facultatif) : attribuez un collaborateur. Si vous ne le connaissez pas, laissez ce champ vide et attribuez-le ultérieurement.
Projet (facultatif) : associez le formulaire à un projet, ou laissez le collaborateur le choisir lors du remplissage du formulaire.
Récurrence : choisissez entre une fréquence quotidienne, hebdomadaire ou mensuelle.

Gestion des formulaires planifiés

Page de liste

Cliquez sur « Formulaires programmés » pour afficher tous les éléments programmés. La liste affiche :

Modèle – Nom du modèle de formulaire.
Date d’échéance – Date et heure d’échéance.
Responsable – Responsable désigné (ou champ laissé vide si aucun n’a encore été désigné).
Projet – Projet associé (facultatif).
Récurrence – Type de planification.
Actions – Modifier, dupliquer ou supprimer le planning.

Ajouter un nouveau formulaire planifié

Cliquez sur « Ajouter » en haut à droite.
Remplissez la fenêtre contextuelle « Ajouter un nouveau formulaire planifié » :
- Sélectionnez un modèle.
- Définissez la date et l’heure d’échéance.
- Ajoutez des notifications avant/après (facultatif).
- Attribuez un collaborateur (facultatif).
- Associez un projet (facultatif).
- Configurez la récurrence (quotidienne, hebdomadaire, mensuelle, par date ou par jour).

Options de récurrence

Lors de la configuration d’un formulaire programmé, les administrateurs peuvent définir la fréquence à laquelle le formulaire doit se répéter. Vous pouvez choisir parmi les options de récurrence suivantes :

Quotidien – Sélectionnez un ou plusieurs jours de la semaine pour la répétition du formulaire.
Hebdomadaire – Programmez le formulaire pour qu’il se répète chaque semaine le même jour de la semaine et à la même heure.
Mensuelle (par date) – Le formulaire se répète chaque mois à la même date du calendrier (par exemple, le 15 de chaque mois).
Mensuel (par jour) – Le formulaire se répète chaque mois au cours de la même semaine et le même jour de la semaine (par exemple, le premier lundi de chaque mois).

Cette planification flexible garantit que les formulaires sont générés automatiquement de manière récurrente, ce qui aide les collaborateurs à respecter les délais et assure la conformité sans qu’il soit nécessaire de procéder à une configuration manuelle à chaque fois.

Fonctionnement

Gestion des statuts

Si la date d’échéance est aujourd’hui, le formulaire s’affiche dans le tableau de bord avec le statut « Planifié ».
S’il doit être rempli ultérieurement, il reste masqué jusqu’à la date d’échéance.
Toutes les 15 minutes, le système vérifie les formulaires planifiés, met à jour leurs statuts et génère les formulaires « En attente » lorsqu’ils arrivent à échéance.

Notifications

Avant la date d'échéance : des rappels sont envoyés à des heures configurées avant la date limite.
Après la date d’échéance : des alertes sont envoyées si le formulaire n’est toujours pas rempli.
Changement de statut : des notifications sont envoyées lorsqu’un formulaire passe à l’état « En attente ».

Logique de saut de formulaire

Les formulaires planifiés intègrent une logique permettant d’éviter les doublons.

Si un collaborateur remplit un formulaire dans le délai imparti, le système ne générera pas le formulaire planifié suivant.
Exemple : un formulaire mensuel est programmé pour le 17 septembre. Si l’employé remplit le formulaire plus tôt, le 27 août, l’instance du 17 septembre sera ignorée, car au moins un modèle a été complété au cours du cycle mensuel.

Cela permet d’éviter toute duplication inutile des formulaires, tout en garantissant le respect de la périodicité prévue.

Suppression des formulaires planifiés

Supprimer le modèle : supprime les formulaires planifiés liés à ce modèle. Les formulaires existants (remplis, en attente ou en brouillon) sont conservés.
Supprimer un formulaire programmé/récurrent : met fin aux récurrences futures, mais les formulaires existants restent accessibles.

Expérience mobile

Sur l’application mobile, les collaborateurs peuvent :

Accéder aux modèles programmés depuis le tableau de bord.
Ouvrir les notifications pour remplir les formulaires.
Appuyer sur le bouton « + » pour créer un nouveau formulaire (si les autorisations le permettent).

Déroulement :

Ouvrez le formulaire programmé depuis le tableau de bord ou une notification.
Remplissez les champs obligatoires.
Signez et envoyez.

Exemple : formulaire récurrent

Un formulaire est programmé pour le 1er janvier 2025 avec une récurrence hebdomadaire.
Le 8 janvier 2025, le système génère un nouveau formulaire « En attente » et met automatiquement à jour la date d'échéance.
Si un collaborateur avait déjà soumis le formulaire au cours de la semaine précédente, la nouvelle instance serait ignorée.

Conseil : utilisez les notifications configurables pour tenir les collaborateurs informés avant et après les dates d’échéance, afin de vous assurer qu’aucun formulaire ne soit oublié.