Comment faire pour que des informations spécifiques issues des formulaires apparaissent dans mes rapports ?

Présentation et explications

Lorsque vous créez ou remplissez un formulaire, vous vous attendez peut-être à ce que chaque information apparaisse automatiquement dans vos rapports finaux. Cependant, afin que vos rapports restent clairs et faciles à lire, seuls les champs que vous « marquez » expressément pour la création de rapports seront inclus. Considérez cela comme un système de classement : même si vous écrivez de nombreuses notes sur une page, seules les lignes que vous surlignez seront reprises dans votre registre récapitulatif.

Restrictions importantes

Avant de commencer, veuillez garder à l’esprit les règles suivantes concernant les données :

Qui a rempli le formulaire ? Actuellement, la génération de rapports est principalement prise en charge pour les informations saisies par le « Créateur » (la personne qui lance le formulaire).
Formulaires à double saisie : si votre formulaire est configuré pour être « Rempli par les deux », vous ne pouvez extraire les données de rapport que de la section « Créateur » (la partie supérieure du générateur de formulaires).
Formulaires d’enregistrement d’arrivée/de départ et de signature : les données saisies dans la partie « Créateur » des formulaires d’enregistrement d’arrivée/de départ et dans les champs des formulaires « Rempli par le signataire » sont entièrement prises en charge.
Entrées supplémentaires : les informations ajoutées via la fonctionnalité « Entrées supplémentaires » ne sont actuellement pas prises en charge pour la création de rapports.

Utilisation des grilles de données

Si votre formulaire utilise une grille de données (un tableau intégré au formulaire), cela crée un ensemble d’informations distinct. Bien que ces champs soient pris en charge :

Ils apparaîtront sous la forme d’un tableau de données distinct.
Dans le générateur de rapports « Données du formulaire », vous verrez un menu déroulant supplémentaire permettant spécifiquement de sélectionner les colonnes de ce tableau que vous souhaitez afficher.

Des données manquantes ?

Si, lors de l’exécution d’un rapport, vous constatez que certains champs sont manquants, c’est parce qu’ils n’ont pas été marqués comme « à inclure dans le rapport ». Vous devez activer manuellement ce paramètre pour chaque champ que vous souhaitez voir apparaître dans votre exportation finale.

Comment cela fonctionne-t-il (étape par étape)

Si vous constatez que certaines informations — telles que des noms, des dates ou des réponses spécifiques — sont absentes de votre rapport « Form Data », suivez ces étapes pour les activer :

Ouvrez votre modèle de formulaire : accédez au formulaire sur lequel vous travaillez.
Modifiez le champ : passez votre souris sur la question ou la zone de saisie que vous souhaitez voir apparaître dans votre rapport. Cliquez sur l’icône en forme d’engrenage qui s’affiche pour ouvrir les paramètres de ce champ.
Activez la génération de rapports : dans la fenêtre qui s’affiche, faites défiler jusqu’en bas de la page.
Cochez la case « À inclure dans le rapport » : repérez la case intitulée « À inclure dans le rapport » et cochez-la.
Enregistrez vos modifications : cliquez sur le bouton « Enregistrer » pour fermer la fenêtre.
Actualisez votre rapport : une fois que vous avez mis à jour tous les champs nécessaires, revenez en arrière et recréez ou actualisez votre rapport. Les nouvelles colonnes apparaîtront désormais avec vos données.

Remarque : vous devrez répéter ces étapes pour chaque champ que vous souhaitez voir apparaître dans votre rapport.

Cas d’utilisation et avantages

Clarté personnalisée : évite que vos rapports ne soient encombrés de « texte explicatif » ou de détails mineurs dont vous n’avez pas réellement besoin de suivre l’évolution.
Analyse ciblée : vous permet d’extraire uniquement les données les plus importantes (telles que « Coût total » ou « Catégorie de problème ») pour un examen rapide.
Préparation à l’audit : garantit que les informations de conformité requises sont toujours exportées et prêtes pour un examen externe.