Quelles informations sont saisies automatiquement dans mes formulaires Corfix ?

Présentation et explications

Lorsque vous créez un formulaire dans Corfix, le système génère automatiquement un en-tête professionnel pour vous. Cet en-tête extrait les données directement de vos paramètres de compte, des détails du projet et de l'historique du formulaire.

Comme Corfix gère cela automatiquement, vous n’avez pas besoin d’ajouter de champs pour le nom de votre entreprise, votre adresse ou le lieu du projet lors de la création d’un modèle. Cela permet à la personne qui crée le modèle de gagner du temps et garantit que la personne qui remplit le formulaire sur le terrain n’ait pas à saisir des informations que le système connaît déjà.

Consultez ici un formulaire rempli

Comment cela fonctionne (étape par étape)

Chaque formulaire généré dans Corfix comprend un en-tête standardisé contenant des identifiants clés. Vous pouvez voir ces éléments organisés en haut de votre document :

• Identité visuelle de l’entreprise : le logo, l’adresse, le numéro de téléphone et le site web de votre entreprise sont extraits des paramètres principaux de votre compte et affichés tout en haut. Comment configurer l’identité visuelle de votre entreprise.

• Identité du formulaire : le nom du modèle (par exemple, « Liste de contrôle du véhicule ») est clairement affiché afin que vous sachiez exactement quel processus est documenté.

• Détails du projet : le nom, le numéro et l’adresse du projet sont automatiquement associés en fonction de l’endroit où le formulaire a été créé.

• Suivi des soumissions : l’en-tête indique qui a initialement envoyé le formulaire ainsi que l’heure exacte à laquelle il a été finalisé et envoyé pour signature.

• Contrôle des versions : * N° de document (configuration de l’incrémentation du numéro de document) : un identifiant unique du document à des fins d’archivage.

  • Version : indique s’il s’agit de la version originale ou d’une version modifiée (par exemple, V2).

  • Modifié par/le : permet de savoir qui a modifié le document en dernier et à quelle date.

• Suivi des actifs : si le formulaire concerne un équipement, le nom de l’actif et le numéro de série/VIN s’affichent automatiquement. Configurer l’affectation du formulaire aux actifs

• Participants numériques : sur les formulaires papier, vous disposiez probablement d’une section en bas intitulée « Participants » (courante dans les réunions de sécurité). Dans Corfix, vous n’avez pas besoin d’intégrer cette section dans le modèle. La personne qui envoie le formulaire (« Envoyé par ») ajoute simplement les signataires par voie numérique. Ces participants peuvent ensuite signer à l’aide de leur propre appareil ou directement sur celui de leur supérieur hiérarchique.

Cas d’utilisation et avantages

• Professionnalisme : chaque formulaire exporté ou envoyé par e-mail à un client présente une mise en page homogène et intègre automatiquement l’identité visuelle officielle de votre entreprise.

• Précision : le système récupérant l’adresse du projet et le numéro d’identification du véhicule (VIN) directement depuis votre base de données, il n’y a aucun risque qu’un utilisateur se trompe en saisissant un numéro de série ou le nom d’une rue.

• Préparation aux audits : les mentions « Modifié par » et « Version » fournissent une « trace écrite » claire pour les audits de sécurité ou les contrôles de conformité.

• Efficacité : les techniciens sur le terrain gagnent plusieurs minutes sur chaque formulaire, car ils n’ont pas à saisir manuellement « Atelier 123 » ou le numéro de téléphone de l’entreprise à chaque fois qu’ils effectuent une vérification.