Comment puis-je consulter l'emplacement d'un formulaire signé ?

Conditions préalables

• Accès administrateur : seuls les utilisateurs disposant de droits d’administrateur peuvent modifier les paramètres relatifs aux exigences de localisation de la capture pour l’ensemble de l’entreprise, et l’option « Modifier les paramètres de l’entreprise » dans la section « Autorisations de l’entreprise » doit être activée.

Présentation et explications

Lorsqu’un membre de l’équipe signe un formulaire numérique, Corfix peut enregistrer un repère géographique (également appelé « repère de localisation » ou « géomarqueur »). Cela vous permet de vérifier qu’un collaborateur était physiquement présent sur un chantier ou un lieu spécifique au moment où il a soumis ses documents. Au lieu de simplement voir une signature, vous voyez exactement où cette signature a été enregistrée sur une carte.

Fonctionnement (étape par étape)

Partie 1 : Activation de la capture de localisation (administrateurs uniquement)

Avant de pouvoir visualiser les emplacements, vous devez vous assurer que cette fonctionnalité est activée dans les paramètres de votre entreprise.

1. 1. Dans la barre latérale de gauche, accédez à « Détails du compte », puis sélectionnez « Paramètres de l’entreprise ».

2. Sous « Paramètres des formulaires », recherchez « Exigence de capture de localisation ».

3. Ouvrez le menu déroulant et sélectionnez « Obligatoire » pour rendre le suivi de la localisation obligatoire pour tous les formulaires signés.

4. Faites défiler vers le bas et cliquez sur « Enregistrer ».

Partie 2 : Affichage du repère sur la carte d’un formulaire signé

Une fois ce paramètre activé et les formulaires signés, vous pouvez consulter les données de localisation.

1. Dans la barre latérale de gauche, cliquez sur « Formulaires ».  

2. Sélectionnez le formulaire signé que vous souhaitez consulter.  

3. Dans la vue « Détails du formulaire », repérez le tableau « Signataires » en haut à droite.  

4. Cliquez sur « Choisir une action » à côté du nom du signataire, puis sélectionnez « Afficher l’emplacement de la signature ».  

5. Une carte s’ouvrira, sur laquelle une épingle verte indiquera l’emplacement où se trouvait le signataire.  

Vous pouvez également cliquer sur « Actions » en haut de la page « Détails du formulaire », sélectionner « Afficher » pour ouvrir le document complet, puis faire défiler jusqu’à la page de signature du PDF. Les coordonnées GPS (latitude et longitude) s’afficheront à côté de la signature. 

Cas d’utilisation et avantages

• Confirmer la présence sur site : vérifiez que les inspections de sécurité ou les « réunions de sécurité » sont bien menées sur le lieu de travail réel et non depuis un bureau distant.

• Enregistrements précis : conservez une trace écrite numérique comprenant des preuves étayées par le GPS en cas de litiges liés à la conformité ou à la facturation des clients.

• Responsabilisation renforcée : encouragez les membres de l’équipe à remplir la documentation en temps réel, tant qu’ils se trouvent encore sur site.