Comment modifier un formulaire qui a déjà été envoyé ?

Présentation et explications

Si vous vous rendez compte qu’une erreur a été commise dans un formulaire déjà soumis, vous pouvez tout de même y apporter des corrections. Toutefois, ces modifications doivent être effectuées via la fonctionnalité « Modifier la soumission » afin de garantir la conservation d’un historique clair des modifications.

Cela signifie qu’une fois qu’un document est généré au sein de la plateforme, il ne peut pas être modifié à l’aide d’un logiciel PDF tiers ou d’outils externes. Le maintien de cette « source unique de vérité » garantit que chaque modification est enregistrée dans l’historique des versions interne du système, vous offrant ainsi une piste d’audit fiable et inviolable, capable de résister à un examen minutieux. Si une correction s’avère nécessaire, elle doit être effectuée à l’aide de l’outil intégré « Modifier la soumission » afin de préserver la signature numérique et la validité du document.

Fonctionnement (étape par étape)

1. Accédez à la page « Tous les formulaires » : connectez-vous à votre tableau de bord d’administration et sélectionnez l’onglet « Tous les formulaires ».

2. Sélectionnez votre formulaire : recherchez et cliquez sur le formulaire spécifique que vous souhaitez modifier dans la liste.

3. Cliquez sur le bouton « Actions » : une fois sur la page « Détails du formulaire », repérez et cliquez sur le bouton « Actions » (comme indiqué sur la capture d’écran 1).

4. Sélectionnez « Modifier la soumission » : choisissez « Modifier la soumission » dans le menu déroulant (voir la capture d’écran n° 2).

5. Effectuez vos modifications : mettez à jour les informations nécessaires ou corrigez les éventuelles erreurs dans les champs du formulaire.

6. Cliquez sur « Enregistrer » : cliquez sur le bouton « Enregistrer » pour valider vos modifications.

7. Consultez l’historique : pour voir exactement ce qui a été modifié, vous pouvez utiliser l’« Historique des versions » (comme indiqué sur la capture d’écran 3) afin de comparer les différentes versions du formulaire au fur et à mesure de leur modification.

Cas d'utilisation et avantages

• Correction d’erreurs : corrigez rapidement une faute de frappe ou une date erronée sans avoir à supprimer l’intégralité du formulaire.

• Comparaison des versions : utilisez l’outil « Historique des versions » pour visualiser les modifications côte à côte, ce qui s’avère utile pour les audits ou le suivi des mises à jour au fil du temps.

• Amélioration des taux de soumission : si les collaborateurs oublient souvent de remplir les formulaires, vous pouvez utiliser les « Formulaires programmés » pour envoyer des rappels automatisés. Cela réduit le besoin de modifications manuelles ultérieures en garantissant que les formulaires sont remplis le jour prévu.

• Sécurité juridique : en effectuant les modifications directement dans le système, vous vous assurez que le document conserve sa valeur juridique.